全世界ではどんどんと導入する企業が増えているテレワーク。日本でも少しずつ導入が進められている状態でしたが、コロナ感染症の影響によりテレワーク導入を検討している企業も激増状態です。
そこで今回は、中小企業でテレワークを導入するにあたって知っておくべき内容をまとめておきたいと思います。そこで今回は
- テレワークとは
- テレワーク導入事例
- 補助金や助成金について
- 規則関連について
- 環境構築について
- 導入すべきツールについて
これらそれぞれの知識を全てチェックできるようにまとめていますので最後までぜひご覧ください。
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テレワークとは
テレワークという言葉は
の2語を合わせた造語となっており離れたところで働くことを意味します。最近では「在宅ワーク」という言葉も認知されてきていますがこれもテレワークのひとつ。家で仕事することを意味しています。
テレワークではこの他にもサテライトオフィスでの勤務やカフェなどを利用したモバイル勤務も含まれます。
テレワークを導入しようと検討している場合、業種や職種によって失敗事例もあったりします。そもそも営業や人事など社内に数多くの職種がある場合導入は厳しいのか？そんなテレワークに向いている職種なのかどうかについて以下の記事にて解説していますのでこちらをまずはチェックしてみてください。
また、その他にもテレワークやリモートワークを導入する上での課題や懸念点もあるかと思います。この記事にてツールについてはお伝えしていますが、労務管理や人事評価、導入コストについては以下にてお伝えしておりますのでご参照ください。
テレワーク導入事例
テレワークについて理解したところで、次に気になるのは実際にテレワークを取り入れた企業の事例ではないでしょうか。もちろん会社の規模や従業員数、業務内容によってテレワーク導入の効果や効率化は大きく変わってきます。
ですのでまずは自社にあった導入事例を見つけて参考にすることをオススメします！
また、以下の記事では成功事例を8つ・失敗事例を2つ紹介しています。導入のコツもお伝えしていますのでテレワーク導入で失敗しないようにコツを知っておきましょう。
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テレワーク導入に関わる助成金・補助金について
次にテレワーク導入を検討している場合にチェックを欠かしてはならないのが助成金、補助金について。テレワーク導入に関して補助金や助成金が存在します。
活用できるものは活用すべきですので補助金を受け取るための必要な条件などに目を通しておきましょう。
IT補助金を利用できる場合もあります。あわせてこちらもご確認ください！
就業規則やテレワーク勤務規定の構築
テレワークを導入する際に必ずしなければいけないのが規定として明文化するということです。テレワークを導入することで労働時間が変更される・労働条件が大きく変わるとなると就業規則の変更が必要となりますが就業規則の変更をするよりも「テレワーク勤務規定」という形で就業規則の一部に付け加える形として導入している企業がほとんどのようです。
この記事でお伝えしている環境構築についてやツールの導入についてなど様々な規定を明文化する必要が出てきますので必ず確認しておきましょう。
テレワーク環境構築について
テレワークの導入をする際には「通信環境」をきちんと構築する必要があります。通信環境の構築には様々な課題があります。
通信費の処理をどのように定めるのか
在宅でのテレワークの場合自宅の通信やパソコンをどうするのか
など。そのような場合の対処方法について以下の記事にてまとめています。通信費は主に企業側が負担しているパターンが多くなっています。こちらもきちんと定めた上で先程の就業規則もしくはテレワーク勤務規定にて明文化をしておきましょう。
また、上記以外にもテレワークを導入する際に必要な設備やシステムもあります。社内の通信環境を整えるためにVPN・UTM・ファイルサーバー構築・セキュリティソフトの導入・Web会議ツールの導入などが必要になってきます。こちらもしっかりと理解しておくといいでしょう。
なんとなく導入する上で必要なものはわかったけど…実際に導入するとなるとどのような手順を踏めばいいのかわからない…という悩みが出てくるかと思います。そんなときに流れを的確に指示してくれる導入支援のサービスを活用することも可能です。
しかも国が行っているサービスで無料でアドバイスを行ってくれるものもあるので必見です！
人事管理や必要なツールについて
最後に人事管理、業務管理をするときに必要となるツールについてです。
テレワークをする社員がいるということは必然的に同じオフィスでの仕事ではなくなるため業務や人事的な管理がしにくくなってしまいます。そのため、ツールの導入が必須となってくるでしょう。
モチベーション低下への不安
人事管理において社員が業務をきちんとこなしているのか？テレワークを導入することで社員のモチベーションが低下してしまわないか、という懸念があります。モチベーション低下により社内全体の業務が滞らないようにするためにモチベーションアップの施策についても認識しておきましょう。
また、勤怠管理やタスク管理もオフィスでの勤務と異なり把握しにくくなってしまいます。また、Web上でチーム間で情報共有する上でも様々な管理が必要となってきます。
業務の管理はシステムにまかせてしまうことで効率化を図りましょう！
Web会議ツールはマスト
続いてはWeb会議ツールについてです。テレワークを導入するとこれまで社内で当たり前のように行っていた会議をWebのオンライン上で行う必要が出てきます。
そこで必要となるのがWeb会議ツールですが、様々な特徴を持つWeb会議ツールが多くサービス展開されているためどれが自社に適しているのかを把握しておきましょう。
こちらWeb会議をする上でもうひとつ重要になってくるのはWeb会議中にビデオが固まってしまったり音声が途切れてしまったりというアクシデントが発生する場合も。突然発生してしまうと焦ってしまいますので対処方法や対策についても予め把握すべきです。
グループウェアツールで効率化を
グループウェアというのは企業内での情報共有やスケジュール管理等を行うために必要なツールのことでグループウェアを使うことでより効率的に業務を遂行することが可能となります。
1つのプロジェクトをチームで行う場合は分業が必須となるはずです。どの社員がどこまで業務をこなしているのか・誰がどの役割を担うのかを瞬時に把握することができるグループウェアを取り入れることで雑多な情報を集約しましょう！
まとめ
今回はテレワークに必要なことをまとめてお伝えしてきました。テレワーク導入の際に気をつけておくべき項目は多数ありますがひとつずつ念頭に置いて導入を進めましょう。
また、弊社でもテレワーク導入をする際のネットワーク構築はもちろん社内の業務改善やコスト改善について「見える化」のお手伝いをさせていただいております。
テレワークはもちろん、IT技術は日々進んでいるためより効率的に業務遂行できるように社内環境を見直す企業も日々増えています。IoT化も着実に進んでいますのでよりよい社内環境の構築に取り組んでいきましょう。
この記事では、テレワークを導入する際に知っておくべきことや必要なことを網羅的にお伝えしていきます！