テレアポを在宅で!おすすめシステム5選とパソコンスペックも要チェック

IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、テレアポを在宅で行う際におすすめのシステムや、最適なパソコンのスペックなどをお伝えしていきます!

新しい働き方改革として、リモートワークを導入する企業や、導入を検討している企業も増えています。

在宅勤務にすることで、場所や時間に捉われない柔軟な働き方が可能になります。

 

ただ、リモートワークを導入するにはいくつかの課題があります。

その中のひとつが「電話」です。

 

今までオフィスの電話を使ってテレアポ業務などを行っていた場合、「在宅勤務になったら業務ができなくなるのではないか?」そのような懸念も考えられますが、システムさえ整えれば在宅でのテレアポ業務も可能です。

 

そこでこの記事では、リモートワークなどの在宅勤務でテレアポ業務を行う場合に必要なものや、おすすめのシステム最適なパソコンのスペックについてご説明します。

在宅勤務でのテレアポ業務や電話応対をしたいけど、電話設備などをどのようにすればいいかわからない、という方はぜひ参考にしてみてください!

 

在宅でテレアポ業務をするのに必要なもの

在宅でテレアポ業務を行ったり、電話応対をするためには下記のようなものが必要です。 

  1. クラウドPBX
  2. クラウドPBXを利用する際に使うデバイス
  3. CTIの導入

①クラウドPBX

PBXというのは、「Private Branch eXchange」の略で、構内交換機というハードウェアです。

オフィスに設置して、ビジネスフォンを内線と外線に接続して、受信や転送をしたりする役割があります。

従来は1拠点に1つのPBXが必要で、複数の拠点があるならその分のPBXが必要です。

 

それに対してクラウドPBXは、インターネット上に構築されたPBXを利用するものです。

簡単に言うと、「クラウド上で、在宅のパソコンやスマートフォンをビジネスフォンの代わりとして利用できるようにするサービス」が、クラウドPBXです。

インターネットとひかり回線などのIP電話回線があれば構築できます。

 

クラウドPBXは、クラウド上に設置することになるので、オフィス内に設置場所を設けたり、導入工事をする必要がありません。

そのため、初期費用の負担がとても軽いです。

通常のPBXと違って、電話線の工事やメンテナンスも不要なので、比較的スピーディーに導入できます。

ローコストローリスクというのがクラウドPBXの特徴です。

 

②クラウドPBXを利用する際に使うデバイス

クラウドPBXを利用する場合、以下の3つの端末を活用できます。

  • SIPフォン=IP電話のひとつでLANケーブルを繋ぐハードウェアタイプ
  • ソフトフォン=ソフトウェアをパソコンにインストールして利用できる
  • 携帯電話(スマートフォン)=スマートフォンを内線化できてリモートワーク向き

まず”SIP”というのは、インターネット上で通信を行う技術のことを指します。

このSIPを用いたSIPフォンは、IP電話のひとつで、クラウドPBXの提供会社のサーバーに、インターネットを通して接続することで、通話が可能になります。

 

SIPフォンには、ハードウェアタイプとソフトウェアタイプの2種類があります。

ハードウェアタイプは、SIP対応のビジネスフォンを、LANケーブルでルーターに接続して利用するものです。

電話回線を利用するのではないので、業者に依頼する必要がなく、自分たちで設定や付け替えが可能です。

 

ソフトウェアタイプは、パソコンにソフトウェアをインストールし、インターネット回線を使って通話するものです。

電話機が不要で、パソコンがあれば利用できるので、ハードウェアタイプのSIPフォンよりも在宅向きと言えます。

 

そして最もリモートワーク向きなのが、スマートフォンを内線化して活用する方法です。

ソフトフォンと同じく、スマートフォンにアプリをインストールすることで利用することができます。

スマートフォンを内線化すれば、外部からの電話も自宅や外出先で取ることができるので、場所にとらわれない働き方が可能となります。

 

③CTIの導入

CTIとは「Computer Telephony Integration」の略で、電話やFAXなどをコンピューターと連携させるシステムのことです。

オフィスやコールセンターでは、PBXや電話端末を接続して通話ができるようになっています。

この時、パソコンや他のシステムと連携させて、機能を加える仕組みがCTIです。

CTIの機能は、電話着信の際に、相手先の電話番号を元に、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示するなどがあります。

 

このCTIの導入にも、クラウド型とオンプレミス型の2パターンがあります。

オンプレミス型の場合、CTIシステムやPBXサーバー、ビジネスフォンなどの機器が必要です。

しかし、クラウド型の場合、パソコンやヘッドセット、インターネット回線があれば導入することができます。

そのため、クラウドPBX同様、導入コストが低くて手軽に導入できるのが魅力的です。

 

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在宅勤務にもおすすめのクラウドPBX

ここで、おすすめのクラウドPBXをご紹介します。

MOT/PBX

(引用:MOT/PBX公式サイト

MOT/PBXは、自宅や外出先、海外など、電波が届く場所ならどこでも利用できます。

スマートフォンを使って、会社電話の発着信、内線呼び出し、外線転送といったことが可能なので、オフィスにいる時と同様の電話業務が行えます。

 

転送料金もかからず、折り返しによる電話対応が不要になるので、迅速に顧客対応をすることができます。

個人のスマートフォンを内線化しているので、会社の代表電話番号からの発信も可能す。

 

また、スマートフォンだけでなくパソコンにも利用できます。

パソコンにUSBフォンを接続することで、パソコン自体をビジネスフォンとして利用できるようになります。

スマートフォン、パソコンのどちらも、アプリやソフトウェアをインストールすれば簡単に導入できるので、すぐに在宅でテレアポ業務を行いたい場合にも便利です。

 

MOT/PBXは、電話機能だけでなく、便利なチャット機能もあり、ビジネスの効率化にも繋がります。

 

モバビジ

(引用:モバビジ公式サイト

モバビジは、ひかり電話回線とクラウドPBX、IP電話機などを組み合わせてできたサービスです。

クラウドPBXの中でも高品質と高い評価を得ています。

外線内線の発着信、保留転送、グループ着信、クラウド電話帳、音声ガイダンスなどの便利な機能が備わっています。

 

モバビジは、初期費用や初月の月額費用、複数番号の運用費用が無料です。

また、申し込みから数日で利用することができ、アプリの使い勝手も良いので誰でも簡単に利用しやすいでしょう。

 

ナイセンクラウド

(引用:ナイセンクラウド公式サイト

ナイセンクラウドは、インターネットさえあれば、ビジネスフォンや他の電話と同じくらいの高い機能を利用できるサービスです。

場所を問わず、どこからでもパソコンやスマートフォンを使って、03などの市外局番やフリーダイヤル番号を使って発信、着信、内線が可能です。

 

また、発着信の履歴をWebで見ることができるので、メモや不在履歴も確認できます。

転送サービスではないので転送料金もかからず、会社の電話番号でどこからでも発着信が可能。

機材や工事、リースなど全て不要で導入も簡単なため、約2,000社と様々な業種の企業で利用されています。

 

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テレアポ業務におすすめのコールセンターシステム

テレアポ業務を行うには、コールセンター専用のシステムが必要です。

次は、おすすめのコールセンターシステムをご紹介します。

  • エバーコール
  • Sales Crowd(セールスクラウド)

エバーコール

(引用:エバーコール公式サイト

エバーコールは、本当に使える機能を搭載した画期的なシステムです。

CRM機能を連動した情報管理が可能となり、リアルタイムでバックオフィスとの情報共有ができます。

 

オートコール機能によって、不在を自動で飛ばすことができるので、不在に費やす時間を省き、効率的に接続数をUPさせます。

また、クラウドシステムによって複数拠点の一括管理も可能。

 

スタッフの行動分析やデータ集計など、充実した機能が満載です。

業務効率や大幅な生産性向上が期待できる多機能CTIシステムと言えます。

 

Sales Crowd(セールスクラウド)

(引用:セールスクラウド公式サイト

セールスクラウドには4つの特徴があります。

 

  1. 専用のデータベースですべての情報を一元管理
  2. 200万件以上のリストが内蔵
  3. 自動発信・一斉発信機能やメール配信機能など
  4. 集計や分析がワンクリックで簡単に

 

特にリスト管理を簡略化したい、架電のスピードを上げたいという場合におすすめです。

 

在宅でテレアポする際に注意すべきこと

在宅でテレアポ業務を行う際には、いくつか注意すべきことがあるのでご紹介します。

 

まず、社員の自宅のネット環境を整える必要があります。

マンションやアパートで一人暮らしをしている社員の中には、ネット回線が引き込まれていないケースもあります。

テザリングでインターネットに接続することもできますが、それだと不安定で音声障害が起こりやすいです。

そのため、社員の自宅に安定したネット回線を引き込むなど、自宅の環境まで網羅して整える必要があります。

 

また、パソコンを持っていない社員には、パソコンの支給も必要です。

会社のノートパソコンを貸し出したり、新しいものを購入しなければいけない場合もあるでしょう。

 

そして、最も重要なのが顧客リストの管理や、個人情報などを守るセキュリティ対策です。

公共の無線LANを利用する場合は特に、第三者への情報漏洩リスクが高まります。

セキュリティーポリシーを策定したり、セキュリティに関しての正しい知識や意識を、社員全員にもたせることが大事です。

 

パソコンのスペックも要チェック

在宅でテレアポ業務や電話応対をする場合、音声障害や通信障害が起こりにくい環境に整える必要があります。

それには、パソコンのスペックも大きく関係してきます。

最低限のスペックとして、

  • OS:Windows1064bit
  • CPU:Corei3以上
  • メモリ:4GB以上 

このくらいのスペックがあれば、音声サービスをクラウドで利用することができます。

ただし、あくまで最低限なので、容量が欲しい方はメモリ8GB以上のものがおすすめです。

 

また、在宅勤務ではWeb会議などのオンライン会議を取り入れる企業が多いと思います。

そのため、カメラやスピーカーが搭載されているパソコンの方がいいでしょう。

 

音声通話をスムーズに行うためには、ヘッドセットなどを利用して、聞き取りやすく、ノイズの少ない環境を作ることも重要です。

テレアポでのお客様との会話が滞りなく行えるので、お客様満足度も高まり、業務の効率化にも繋がります。

 

まとめ

在宅でテレアポ業務や電話応対を行うためには、まず、オフィスの電話と同様な電話ができるようにする必要があります。

それに役立つのが、ご紹介したクラウドPBXや、コールセンターシステムです。

パソコンのスペックにも注意して、在宅でも業務が捗るような環境作りを目指しましょう!

IOT Naviの前田
クラウドPBXやコールセンターシステムの導入には、ITに詳しい人材がいた方が、間違えずに選定することができるでしょう。

もしそういった人材がいない場合は、外部のIT専門家に相談してみてください。

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