テレワーク導入の際にネット環境がない社員が!通信費や設備費はどうする?

IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、テレワークを導入する際に必ず考慮する必要がある環境構築の方法や費用についてお伝えしていきます!

テレワークは在宅・サテライトオフィス・モバイルワークなどの種類が存在します。ただ、現状はコロナウイルスの影響もあり、中でも在宅ワークの利用者が増えているでしょう。在宅ワークを始めとする社外でのテレワークでは”インターネット環境”が必須となります。

インターネット環境を構築する際に問題になるのは、在宅の場合「家にインターネット環境がない社員がいる」という問題です。また、その場合は通信費用を企業側、個人側どちらが負担するのか?という問題も発生します。

ですので今回はインターネット環境についてはもちろん構築にかかる費用負担の考え方についてお伝えしていきたいと思います。

 

テレワーク導入に必須なのが”インターネット環境”

テレワークを導入する際に必須となる環境がインターネット環境です。オフィスでの仕事であればオフィス内にあるWi-Fi環境や有線でのインターネット環境を使うことができます。

テレワークの場合はオフィスにはいないので別でインターネット環境を構築する必要があります。

テレワークには主に、

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務

の3種類があります。サテライトオフィスの場合はすでにWi-Fi環境が整っているレンタルオフィスなどがほとんどでしょう。ですのでここではモバイルワークと在宅勤務について深堀りしてお伝えします。

※サテライトオフィスのWi-Fiなどを利用する場合はセキュリティ面に注意しましょう。

 

では、在宅勤務とモバイルワーク時におけるインターネット環境についてお伝えしていきたいと思います。

 

在宅勤務の場合のインターネット環境構築は2パターン

社員が在宅の場合、インターネット環境を構築するには

  • 固定回線での導入
  • モバイルWi-Fiの導入

2パターンあります。固定回線の導入は時間がかかりますがモバイルWi-Fiの導入よりも安定したインターネット回線を導入することができるのでWeb会議などが頻繁にある場合は固定回線のほうがいいでしょう。

ただし、在宅勤務とともにモバイルワークをする社員や在宅だけでも通信費を費用負担ではなくモバイルWi-Fiを貸与という形にする方法もあります。

通信費を企業側の負担として払うか、先に企業側で契約しておいたモバイルWi-Fiを社員に貸与という形で提供するのか?どちらにするのかということになります。

 

実際にテレワーク導入に際してインターネット環境を整備している企業は多く、事例パターンとしては様々なパターンがあります。

 

・自宅への固定回線を導入し、負担割合を企業側が100%とするのではなく6:4や7:3と設定する場合

・無線のモバイルWi-Fiを貸与し企業側が100%負担する場合

・スマートフォンのテザリング機能を利用し仕事に対する費用のみを算出して負担する場合

 

 

などなど。多くの企業は100%負担している事例が多くあります。テレワークの場合はそれまで経費計上していた交通費やオフィスにかかる固定費が軽減されるからです。

もちろん社員が快適に仕事するための環境を整えるのも企業側の責任でもあるので100%負担を行っている企業が多いのでしょう。

 

モバイルワークの場合はモバイルWi-Fiがベスト

モバイルワークを基本とする社員の場合は企業側でモバイルWi-Fiの契約をして社員に貸与するという形がベストでしょう。

モバイルワークは基本的に外出先の至るところでのインターネット通信が必須となるため、固定回線での対応はできません。モバイルワークがメインのテレワーク社員が多い場合はモバイルWi-Fiでの対応を行いましょう。

 

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設備や通信にかかる費用負担は企業か労働者か

通信にかかる費用負担の他にもテレワークの場合はパソコンなどの設備費に関しても企業と社員のどちらが負担するか?については規定として明確にしておく必要があります。

設備費に関しては企業側が全て負担するという規約を作成している企業がほとんどとなっています。

ただし、個人でプライベートでも使えてしまうこともあることからこれを考慮して負担割合を変えている企業もあります。

どちらでも法律的には問題ありませんが基本的には会社負担での対応をすることをオススメします。

 

なぜかというと企業側には労働者=社員が快適に業務をこなせる環境を提供する必要があるためです。そのため、通信費・設備費に関しては企業側負担にて対応するのがいいでしょう。

ただし、全額負担にするのか割合負担にするのかについては社内での話し合いをすべきと言えます。

 

テレワークには他にも水道光熱費や消耗品費、郵送費もかかる

さて、ここまでテレワークを導入する際にかかる通信費や設備費についてお伝えしてきましたが…実はテレワークを導入する上で他にもしっかりと明文化しておくべき費用項目があります。

それが

  • 水道光熱費
  • 消耗品費
  • 郵送費

です。

細かい部分になってきますがこれらもこれまで会社オフィスに出勤していれば費用としてかかっていなかった部分になります。

在宅勤務の場合は水道光熱費は必然と増加してしまうでしょう。通信やパソコンを起動するために電気代もかかってきます。その負担をどのように規定として設定するのか?も定めておく必要があります。

こちらは細かく社員一人ひとりのかかった費用に対して負担しているというよりも「在宅勤務手当」という形で支給している場合が多いようです。

 

消耗品費のほとんどは文房具が基本となります。文房具に関しては会社購入したものを社員に配布している形がほとんどとなっていますので会社の備品購入の費用として計上するのがベストと言えるでしょう。

 

また、会社オフィスとのやりとりの中で書類などを郵送する場合もあるでしょう。郵送費については事前に切手やメール便の封筒を渡しておく企業もあれば会社宛の郵便に関しては着払いでの発送を義務付けている企業もあります。

どちらの場合も会社負担が基本となっています。

IOT Naviの前田
テレワークにかかる費用は基本的に会社負担としている会社も多いため、会社負担での対応がベストでしょう。

社内のテレワーク導入については様々な形がありますので御社にとってベストな形を見つけていきましょう!

 

決定事項は就業規則またはテレワーク勤務規定として明文化を

ここまでの通信費・設備費・水道光熱費・消耗品費の対応を決定したら就業規則もしくはテレワーク勤務規定という形で明文化をして社員全員に周知するようにしましょう。

就業規則やテレワーク勤務規定の具体的な表記に関しては以下の記事にてお伝えしていますので参考にしてみてください。

中小企業のテレワーク運用ルール事例と規定ガイドライン選定基準

2020年6月10日

 

就業規則と同じようにテレワークに関する規定もしっかりと定めておく必要があるため、上記の記事を参考にテレワーク勤務規定を作成しておくことをおすすめします。

 

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まとめ

今回の記事ではテレワーク導入の際に社員のインターネット環境がない場合の対処についてと新たにインターネット環境を構築した際の費用負担についてお伝えしてきました。

弊社ではテレワーク導入の際の様々な社内でのインターネット環境構築のサポートをさせていただいております。

インターネット環境だけではなくテレワークを導入する上で管理に必要なツールなどの提案もさせていただいておりますのでもしよければお問い合わせください!

 


 

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IOT Naviの前田
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