リモートワークでクリアしたい課題や懸念点!中小企業に必要なITツール

IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、リモートワークにおける課題や懸念点を中小企業がクリアするための解決策について、活用すべきITツールと共に詳しくお伝えしていきます!

新型コロナウイルスの感染拡大を背景に、リモートワークを導入する企業が急増しました。

しかし、導入は主に大手企業に多く、いまだに中小企業は導入率が低いのが現状です。

一体なぜ、中小企業はリモートワークを導入しにくいのか?

それには様々な課題や懸念点があります。

 

しかし、中小企業こそリモートワークを取り入れるべきと言えます。

課題や懸念点を解決するためには、ITツールを活用することが重要です。

そこでこの記事では、中小企業がリモートワークを導入しやすくなるITツールをご紹介します。

 

リモートワークの導入は、コスト削減や新規人材の獲得など、企業へもたらすメリットも多いです。

これを機に、自社のITシステムの見直しを行い、リモートワークの導入を改めて検討してみましょう。

 

中小企業のリモートワーク導入の課題や懸念は?

多くの企業でリモートワークの導入が急増しています。

しかし、以下の図をご覧ください。

(※官公庁はテレワーク、IT業界ではリモートワークと呼ぶことが多いです)

 

(引用:総務省(2019)「平成30年通信利用動向調査」

 

大手企業の導入率に比べ、中小企業の導入率の低さが目立ちます。

なぜリモートワークを導入しないのか?

その理由を総務省が調査した結果がこちらです。

 

(引用:総務省「平成30年通信利用動向調査の結果」

このような理由が原因にありました。

そこでまず、中小企業が抱えるリモートワーク導入への課題や検討について、詳しくみていきましょう。

  1. リモートワークに適した業務がない
  2. 労務の管理ができない
  3. 業務評価が難しい
  4. 適切な情報セキュリティを確保しにくい
  5. 導入コストへの懸念
  6. コミュニケーションの減少

 

リモートワークに適した業務がない

上記の結果を見てもわかるように、「リモートワーク(テレワーク)に適した業務がない」という答えが多くを占めています。

事務やエンジニアなど、限られた職種だけがリモートワークに適していると思われがちですが、実はそうではありません。

ITツールを活用すれば、営業職・技術職・管理職・事務職など様々な職種で取り入れることができます

 

可能な業務として、オンラインを利用した商談や会議への参加、資料や報告書の作成、データ入力などが挙げられます。

また、リモートワークを導入することで、オフィス勤務での無駄が見えるようになり、より効率良く業務をこなせるようになる可能性も高いのです。

 

労務の管理ができない

「リモートワークだと、社員がさぼらないか?」という懸念を抱いている企業も少なくありません。

たしかに、自宅で業務を行う場合は社員の自律性が問われます。

オフィス内であれば、上司が直接社員の勤務態度や動きを見ることができますが、リモートワークでは姿が見えなくなり、状況が掴みにくくなります。

 

また、リモートワークになると長時間ダラダラと仕事をするようになったり、仕事の裁量が難しくなるといった社員も多いです。

企業によっては自宅で働く様子をカメラで記録するなどといった取り組みをしているところもあります。

ただ、社員にとったら「監視されている」といった心理的ストレスがかかってしまう可能性も高いです。

そのため、リモートワークを導入する際には、労務管理システムが重要となります。

 

業務評価が難しい

労務管理と共に難しくなるのが、社員への業務評価です。

一般的に業務評価は、業務のプロセスや成果、周囲とのコミュニケーションなどをもとに行われます。

 

オフィス勤務なら、業務に対する社員の姿勢や努力などを直接上司が目で確認することができますが、リモートワークの場合は目の届かないところでの業務になるので、判断が難しくなってしまいます。

そのため、例えば目標を具体的に数値化したり、目標達成までの間でも評価できるような場を設けるなど、リモートワークにも適した新たな評価制度を作る必要があります。

 

適切な情報セキュリティを確保しにくい

リモートワークの導入をするにあたり、大きな課題となるのがセキュリティ対策です。

オフィス内では社内ネットワークなどでセキュリティ環境が整っていても、リモートワークを行う各社員のセキュリティ環境が整っていない場合、情報漏洩や不正アクセスなどの危険性が高まります。

 

例えば、サイバー攻撃はWi-Fi環境を利用するケースが多いです。

特に公共の無線LAN(Wi-Fi)は、通信内容や端末内の情報などが洩れてしまうリスクが高いので注意が必要です。

リモートワークでのセキュリティに関するリスクを避けるためには、新しいセキュリティポリシーをガイドラインとして作成するなど、社員全員にセキュリティに対する意識を高めさせるといった対策も重要です。

 

導入コストへの懸念

中小企業がリモートワークを導入しない理由として「初期費用がかかる」といった懸念が挙げられます。

たしかに、リモートワークにはWeb会議ツールや労務管理システムなど、様々なツールを取り入れる必要があります。

しかし実際は、初期費用が低価格に抑えられていたり、月額料金も高額ではないツールもたくさん存在しています。

 

また、導入コストはかかっても、リモートワークを導入することで、通勤交通費や光熱費を削減できたり、ペーパーレス化など消耗品のコスト削減も可能になります。

なので、導入コストの懸念はあるかもしれませんが、将来的に大幅なコスト削減が期待できるでしょう

厚生労働省によるテレワーク助成金などを活用するのもおすすめです。

 

コミュニケーションの減少

リモートワークの場合、社員同士が顔を合わせる機会が大幅に減少します。

オフィス内でなら、直接顔を見て挨拶を交わしたり会話ができるので、質問や共有したい情報のやり取りなどもスムーズです。

しかし、リモートワークになるとテキストでのやり取りがメインとなり、相手の表情や感情がわかりにくく意思疎通がうまくできないといったこともあります。

こういったコミュニケーション不足が、仕事でのトラブルにも繋がりやすいという問題が懸念されています。

 

また、リモートワーカーとなった社員が孤独感を感じるといった傾向もあります。

自宅で仕事をすることによってこもりがちになり、外へ出る機会もなくなり、人とのコミュニケーションが減少するからです。

リモートワークによるコミュニケーション不足に対する予防策としては、後ほど紹介するコミュニケーションツールが役立ちます。

 

年間120万円の通信コスト削減の事例も!中小企業のためのIT環境無料見直し

 

中小企業のリモートワーク導入におけるメリット

「リモートワークは大手企業向き」と思われがちですが、実は中小企業こそリモートワークを導入すべきです。

その理由として、次のようなメリットが挙げられます。

  • コスト削減
  • 離職率の低下
  • 生産性の向上
  • 優秀な人材の獲得 

コスト削減

リモートワークを導入することで、企業コストと従業員コストの削減が可能になります。

企業コスト面では、出社する社員が減少すれば、オフィススペースが狭くても十分仕事ができるようになります。

そのため、賃貸物件でオフィスを構えている企業なら、賃料が安く抑えられます。

また、冷暖房や照明などの光熱費や、社員が働くために必要な備品(机・椅子・ロッカー・文房具用品など)も削減することができます。

 

従業員コスト面では、社員がオフィスへ通勤しないので、通勤交通費が大幅に削減できます。

ほとんどの企業で通勤手当を支給していますが、厚生労働省によるH27年の調査によると、支給額の平均は11,462円です。

出典:厚生労働省 「平成 27 年就労条件総合調査の概況」

社員10人として計算しても、毎月10万円以上は通勤交通費としてかかっていることになります。

通勤交通費という大きな出費がなくなることによって、大幅なコスト削減が見込めるでしょう。

 

離職率の低下

リモートワークによって自宅で仕事をするので、オフィスへの通勤時間が必要ありません。

満員電車によるストレスもなくなり、通勤時間にかけていた時間を、自分や家族への時間に活用できるようになります。

時間が取れなくてなかなか行けなかった場所(病院や美容室など)にも行きやすくなり、睡眠時間や趣味の時間も確保しやすくなることで、社員のメンタル面でも良い効果が期待できます。

 

また、保育園に子どもを預けている社員の場合、オフィスから保育園へのお迎えの手間もなくなり、そもそも保育園に預ける必要すらなくなります。

保育園に入れられないからと、子どものために仕事を辞めるといったことも防げるのです。

このように、働きやすい環境が生み出されることで、企業への満足感も生まれ、仕事のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

 

生産性の向上

リモートワークだと、自分のやりやすい環境や時間配分で、自分のペースで業務を行うことができます。

周囲の状況に左右される心配がありません。

例えばオフィス勤務だと、他の社員や上司たちと簡単にコミュニケーションを取ったり業務管理を行うことができますが、無駄な私語が増えて業務進行の妨げになる場合もあります。

 

また、社員を集めて簡単に会議を行えるので、そこまで重要でない会議が多くなることもあるでしょう。

その分、業務に費やす時間が減ってしまう可能性もあります。

リモートワークだとそういった妨げがないので、生産性の向上にも繋がると言えます。

 

ただしこれは、社員の自己管理が前提です。

自己管理ができないような場合は、プライベートと仕事の切り替えがうまくできず、業務の進行が遅くなるなど、生産性が低下するリスクも考えられます。

そうならないためにも、コミュニケーションツールや労務管理システムを活用して、社員の自己管理をフォローする必要があるでしょう。

 

優秀な人材の獲得

リモートワークを導入すれば、これまでアプローチできなかった優秀な人材の確保も可能になります。

例えば、とても優秀で自社に合った人材だったとしても、オフィスから離れた地に住んでいるということで獲得が難しいという問題を抱えている企業も多いでしょう。

しかし、リモートワークなら勤務地の制約を受けず、全国各地だけでなく世界中からも優秀な人材を確保できるのです。

 

また、リモートワークにすることで、勤務時間も調整がしやすくなります。

朝から夜までオフィス勤務が求められると、子どもをもつ人や介護をしている人など、時間に制約がある人には非常に働きにくい環境です。

しかし、リモートワークならオフィスに通勤しなくてもいいので、通勤時間がなくなるだけでも働きやすくなります。

仕事ができる優秀な人材が、時間に制約があるためフルタイムでは働きにくい、といった場合でも、リモートワークを取り入れれば働きやすい環境を作ることが可能です。

 

オフィス業務のムダ・ダブりをITで解決する方法を教えます。無料のネットワーク環境チェックはこちら

 

リモートワーク導入の課題はITツールを活用して解決!

中小企業がリモートワークを導入する際の課題をクリアするには、ITツールを活用することが重要です。

コミュニケーション不足や労務管理の難しさなど、懸念されている問題もITツールで解決することができます。

そこで、リモートワークに必須のITツールをご紹介します。

 

コミュニケーションツール

社員同士のコミュニケーション不足には、コミュニケーションツールが役立ちます。

特に、顔を合わせることがなくなり、会話でのやり取りが減ってしまうリモートワークには、Face to Faceで顔を見ながら会話や会議を行うことができる「Web会議システム」は必須でしょう。

代表的なツールとして、ZoomやSkype、Cisco Webex Meetingsなどが挙げられます。

 

音声通話・ビデオ通話・画面共有・ファイル共有など、Web会議システムによって様々な機能があります。

そのため、離れていても会議室で会議を行っているような環境にすることができます。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

>>リモートワークに最適なWeb会議ツール18選を徹底比較!

 

また、テキストでのやり取りにはチャットツールがおすすめです。

Chatworkやslackなど、初心者でも使いやすいビジネスチャットツールがあります。

タスク管理やファイル管理機能なども備わっており、高いセキュリティで情報管理も安心です。

 

ファイル共有ツール

リモートワークの場合、書類やファイルの共有はインターネットを経由して行います。

そのため、安心で安全にファイルを共有できるツールが必要です。

  • Google ドライブ
  • Firefox Send
  • Dropbox

ツールによって無料有料プランが異なり、それに伴い保存できる容量の大きさやオプションも異なります。

自社のニーズに合ったツールを選んで活用してみてください。

 

ペーパーレス化ツール

オフィス勤務の場合、資料や書類を紙に印刷し、保存や管理をして情報を閲覧・共有することができます。

しかし、ペーパーレス化にすることで、リモートワークでオフィスに行かなくても、資料を閲覧できるようになります。

 

また、印刷コストや文書の保管コストも大幅に削減できたり、パソコンでデータを管理すれば、必要な時に資料を検索してすぐに閲覧することができるので、業務効率も向上します。

働き方改革が推進されている今、ペーパーレス化ツールの活用をおすすめします。

  • オンラインストレージ
  • X-point Cloud
  • Fleekdrive
  • NotePM 

など、Webで簡単に文書作成を行うことができたり、文書管理やファイル共有ができます。

 

労務管理システム

労務管理システムを活用すれば、社員の労働時間の把握などが行えます。

最低限必要なのが、勤務時間の記録です。

システムによって、始業時刻・終業時刻・休憩を正確に記録できる機能に加え、作業状況の記録、給与計算ソフトとの連携ができるものもあります。

  • ジョブカン
  • jinjer勤怠
  • 人事労務 freee
  • IEYASU 

社員の状況が見えにくいリモートワークですが、こういった労務管理システムを活用すれば、業務時間や細かい作業状況などの情報が把握できます。

自社に合った料金プランや機能のシステムを選んで活用してみてください。

 

リモートアクセスツール

リモートアクセスとは、離れた場所からインターネット回線や電話回線を介してオフィスのパソコンに接続することです。

リモートアクセスツールを活用することで、自宅に居てもオフィスに居る時と同じようにファイルの閲覧やコピーといった普段の作業ができるようになります。

 

しかし、リモートアクセスの品質や通信速度は、利用する回線の状態によって異なります。

最も注意すべきなのは、情報漏洩のリスクです。

インターネット回線を介するので、第三者から顧客情報や機密情報が盗まれるリスクが高くなります。

それを防ぐためには、安全性の高いリモートアクセスツールを活用しましょう。

  • 仮装デスクトップ方式
  • リモートデスクトップ方式
  • VPN方式 
  仮装デスクトップ方式 リモートデスクトップ方式 VPN方式
概要 オフィス内のサーバーにある仮装デスクトップに、社外のパソコンから遠隔でアクセスして操作する オフィス内のパソコンのデスクトップ環境を、別のパソコンなどの端末から遠隔で閲覧や操作する インターネット上に設けた「仮装専用線」で安全な通信ルートを確保できる
安全性 高い 高い やや低い
費用 高価 安価 安価

リモートアクセスツールには上記のような方式のツールがあります。

それぞれの方式で料金やセキュリティが異なりますが、情報漏洩のリスクを避けるためにも、リモートアクセスツールの導入は十分に検討してみましょう。

 

中小企業対象のテレワーク助成金

中小企業がリモートワークを導入するには、様々なITツールの活用がカギです。

それには「費用がかかる」といった問題も拭えません。

しかし、国や自治体が設けている助成金や補助金を利用すれば、導入の際の負担も軽減されます。

  • 働き方改革推進支援助成金
  • 働き方改革推進支援助成金
  • はじめてテレワーク
  • テレワーク活用・働く女性応援助成金

このように、様々な助成金や補助金が設けられています。

リモートワークの導入を検討している方は、助成金の情報も知っておきましょう。

こちらの記事を参考にしてみてください。

>>テレワーク助成金&補助金情報まとめ!新型コロナによる特例も

 

まとめ

近年の働き方改革に加え、新型コロナウイルスの影響で急激にリモートワークが導入されるようになりました。

大手企業だけでなく中小企業にとっても、リモートワークの導入は、企業のコスト削減や生産性向上に大きく繋がってきます。

導入が難しいと思われがちですが、ITツールを活用すれば、より効率の良い業務やコスト削減を行うことができるのです。

 

また、リモートワークの導入をする場合、情報漏洩などの危険を防ぐ為にも、ネットワーク環境を整えることが必須です。

リモートアクセスツールなど、安心安全に利用できるツールを活用し、時代に合った新しい働き方を取り入れてみましょう。

 

IOT Naviの前田
リモートワークの導入にはITツールが必要ですが、その前にまずは通信環境の見直しをおすすめします。

当社でいつでもご相談承っておりますので、お気軽にお問い合わせください!

 


 

テレワーク・RPA・AI・IoT
生産性の高いスマートオフィスに、
あなたの会社は対応していますか?

 

最初に契約した通信プランが何年もそのまま。ネットワーク環境が見直された記憶もないなぁ・・・

IOT Naviの前田
そんな時は、ぜひ弊社の無料サービス【ネットワーク環境の”見える化”】をお試しください!

 

【ネットワーク環境の”見える化”】がきっかけで、
このようなお喜びの声をいただいています。

▼▼▼

Check!

  • 毎月の通信コストが下がり、「年間120万円の経費削減」に!
  • 本部スタッフの稼働時間が「30時間/月」削減!
  • 漏洩してはならない顧客情報のセキュリティが強固に!
  • テレワーク環境をスムーズに構築!
  • 業務がサクサクはかどる通信環境になった!
  • ITの有効活用について個別相談ができた!

 

社内のネットワーク環境を把握して最適化することは、数ヶ月後、数年後の業績に大きなプラスとなります。

あなたの会社もネットワーク環境を見える化し「ムダを省き生産性を上げるポイント」を見つけてみませんか?