【中小企業向け】テレワークに必要な設備・システム6選

テレワーク 設備
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、普及が進んでいる「テレワーク」について、導入に必要なシステムや設備のお話をしていきます。

 

社内情報をネットワーク上でやり取りするテレワークでは、情報漏洩などを防ぐためにセキュリティ性が重視されます。

ZOOMやChatworkなどのオンラインミーティングツールが話題に上りやすいテレワークですが、最も大切な設備はそれらの土台となる「安全なネットワーク環境」です。

そこでこの記事では、「中小企業がテレワークを導入する際に推奨されるシステム・設備の全体像と、それぞれの役割」について、分かりやすくお伝えしていきます。

貴社のテレワーク導入の手助けになれば幸いです。

 

テレワーク導入に必要なシステム・設備の全体像

テレワーク設備

企業が安全かつ円滑にテレワークをおこうなうには、上の図のようなシステム・設備の構築が推奨されます。

 

IOT Naviの前田
社内ネットワークと、テレワークをおこなう従業員の自宅環境に分けて、それぞれの設備の役割を解説しますね!

 

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安全な社内ネットワークを作るために必要な設備

①VPN(専用回線)

VPN

VPN(Virtual Private Network:仮想専用ネットワーク)とは、その名の通り、使用する企業専用のネットワーク回線です。

VPNを通る情報は全て暗号化されるため、第三者が解読するのが難しくなります。

テレワークでは、自宅から社内サーバーの情報にアクセスすることも珍しくありません。その際にVPNを使えば、機密性の高い情報の漏洩リスクを小さくすることができます。

 

IOT Naviの前田
VPNは専用のルーターやソフトウェアを設置するだけで導入できます。工事が必要ないため、コストも低くて済みます。

 

 

②UTM(統合脅威管理)

UTM

UTM(Unified Threat Management:統合脅威管理)は、社内ネットワーク全体のセキュリティを守る番人のような役割を持っています。

  • 外部からの不正アクセスをブロック
  • 悪質なWebページのフィルタリング
  • ウイルスやマルウェアのブロック

など、ネットワーク上に潜む危険性に対して1台で対応可能です。

企業情報を狙うハッキング行為は年々巧妙になっているため、VPNとの併用がおすすめです。

 

IOT Naviの前田
UTMは、ルーターと社内ネットワークの間に機器を1台挟むだけで設置できます。テレワークをおこなうなら、こちらもぜひ導入しておきたい設備です。

 

 

③ファイルサーバー(オンプレミス型推奨)

ファイルサーバー

ファイルサーバーには社内情報を集約させ、一元管理ができるようにしておきます。(社内情報をUSBなどに入れて従業員に持ち帰らせるのは、セキュリティ上おすすめできません!)

そして例えば、「役職●●以上なら閲覧できる」など、データごとにアクセス権限を設定しておくと安心です。

ファイルサーバーには「オンプレミス型(社内に機器を設置するタイプ)」と「クラウド型(機器の設置が不要、インターネット上にサーバー機能を持たせるタイプ)」があります。

セキュリティ面で言えば、オンプレミス型に軍配が上がります。

 

IOT Naviの前田
オンプレミス型のファイルサーバーには「誰が、いつ、どのデータにアクセスしたのか?」が追えるログ機能が付いているため、従業員によるデータ不正利用を防ぐことができます。

 

 

④セキュリティソフト

セキュリティソフト

テレワーク期間中に用があって出社してきた従業員が、誰もいないオフィスで気が緩むことも考えられます。

もしかしたら、社内のパソコンを使って危険なWebサイトにアクセスしたり、ウイルス付きのフリーソフトをダウンロードしたりするかもしれません。

このようなリスクに備えて、社内ネットワークに繋がっている端末には全てセキュリティソフトを入れておきます。

 

IOT Naviの前田
テレワークを初めて導入する中小企業の従業員にとって、その勤務感覚は180度変わります。

従業員の行動や心理面も考慮して、システム・設備を整えていきましょう。

 

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テレワーカー側(従業員)に必要な設備

①セキュリティソフト(必須)と光回線(推奨)

テレワーカーセキュリティソフト

テレワークをおこなう従業員側では、安全かつ円滑な業務のために、

  • セキュリティソフト(必須)
  • 光回線(推奨)

を導入します。

 

私用パソコンをテレワークに併用するケースも多く考えられることから、セキュリティソフトは必須です。

また、ZOOMなどのWeb会議ツールを使って円滑にコミュニケーションをおこなうには、従業員の自宅のインターネット環境自体も整える必要があります。

音声や映像が途切れづらい、固定回線(光回線)が引かれているとベストでしょう。

 

IOT Naviの前田
Web会議ツールを使って商談などをおこなう場合は、特に安定したインターネット環境をおすすめします。

 

 

②Web会議ツールと付属品

Web会議ツール

テレワークのイメージとして強いのが、オンライン上の部屋に人が集まって話し合う「Web会議」です。

先駆けはマイクロソフト社の「Skype」ですが、現在では「ZOOM」や「Chatwork」「Google Meet」など様々なサービスがあります。

無料トライアル期間などで試してみて、使い勝手の良いものを導入しましょう。

 

Web会議に集中して取り組むために、相手の音声が確実に聞えるヘッドセットやWebカメラ(パソコンにカメラが内蔵されてない場合)などの付属品もあります。

こちらも、用途に合わせて準備します。

 

IOT Naviの前田
Web会議ツール選びは、サポート体制やセキュリティ性も加味すると安心です。

 

 

システムや設備に頼りすぎるのは禁物

テレワーク 設備

中小企業がテレワークを導入するために、必要なシステムや設備の全体像をお伝えしました。

繰り返しになりますが、テレワークは社内情報を守りながらオンライン上で業務を進めていくため、とりわけセキュリティ性を重視して環境を整えていく必要があります。

 

しかしながら、システムや設備はあくまでも「モノ」に過ぎません。

いくらセキュリティ性の高い設備を投入したとしても、使う人の意識ひとつでガードは簡単に崩れ去ってしまいます。

 

また、テレワークにしたからと言ってすぐに生産性が上がるわけでもありません。

やはり、あらかじめテレワーク用の業務フローやリスクマネジメントを考え、マニュアルに落とし込み、セキュリティ教育と共に従業員にシェアしていく必要があります。

 

自社内に、上記の課題を解決できるような人材(通信に強い人材)がいない場合は、ITコーディネーターなど外部の専門家と協力してテレワーク化を進めていくのが安心です。

テレワーク導入に関わる補助金などの情報にも明るいため、システムや設備のコスト面でも心強いパートナーとなってくれるでしょう。

 

最初は何でもそうですが、テレワークに関しても、導入初期には様々な準備が必要になります。

しかし、テレワークという働き方が社内に浸透すれば、

  • 移動にかかる時間とコストの削減
  • 情報共有、伝達スピードの上昇
  • 社内のセキュリティ意識が向上し、次世代のIoT、AI時代に対応できる
  • 柔軟な働き方や採用の実現

など、経営にプラスとなる成果が長期的に得られます。

 

ぜひ5年先、10年先の事業成長のビジョンも踏まえながら、テレワーク化を検討してみましょう。

 

IOT Naviの前田
テレワーク環境の整備に関するご相談は、弊社でも承っています。

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