リモートワークでバックオフィス・事務業務をする方法|整えるべき3つのポイント

IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、リモートワークを活用したバックオフィスや事務業務の方法をお伝えしていきます!

リモートワークは、いわゆる「在宅勤務」のことで、オフィスではなく自宅などで働くことを言います。

そのため、リモートワークに向いている職種とそうでない職種に分けられます。

バックオフィスなどの事務職は、向いていない職種に分類されがちですが、実は決してそんなことはありません。

 

この記事では、バックオフィスや事務業務がリモートワークに向いていないと言われる理由や、リモートワーク化するために整えるべきポイントをご紹介します。

リモートワークを活用して、バックオフィスや事務業務も円滑に行いましょう!

 

バックオフィス・事務職の主な業務は?

企業には様々な部門があり、それぞれ業務が違います。

営業や製造、マーケティング企画、事務、人事など、各部門に分かれてそれぞれの業務が行われています。

その中で、バックオフィスは次のような業務のことを言います。

 

バックオフィスとは?

  • 事務処理
  • 経理
  • 人事法務
  • 財務
  • 総務

このように、主に顧客に直接対峙する機会がない業務のことを「バックオフィス」と言います。

 

例えば、経理や財務では会社のお金の流れを管理します。

取引ごとに伝票を作成し、帳簿に記載したり、取引先への振り込み、請求書の作成、押印、送付、請求書受け取りなどを行います。

社員の給与計算なども経理や財務の業務です。

毎月の勤怠管理の集計や時間外手当の計算、給与明細の配布なども行います。

 

このように、バックオフィスと呼ばれる業務は、オフィスにいないとできない業務がほとんどです。

そのため、「バックオフィスはリモートワークには向いていないのでは?」と思われていました。

しかし、環境さえ整えればバックオフィスでもリモートワークを活用できるのです。

 

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バックオフィスや事務職はリモートワーク化しやすい!

バックオフィスや事務職をリモートワーク化する際に一番ネックになるのが、「紙」です。

取引での請求書や契約書、社員への給与明細書など、様々なものが紙の書類です。

それを郵送やFAXで送るため、オフィスにいなければ届いた郵送物を開封することができません。

 

また、押印の問題もあります。

契約書や申請書、経費や出張承認などには押印やサインが必須です。

 

このような懸念点が、リモートワークでのバックオフィス業務の妨げになっているのはたしかです。

しかし、脱・紙書類=ペーパーレス化をすれば、バックオフィスもリモートワークが可能になります。

加えて、IOTの普及やセキュリティの整備がされれば、ほとんどの業務をこなすことができます。

 

先ほどの経理業務を例に挙げてみると、

  • 請求書や契約書、申請書などの紙媒体 → 電子データ化する
  • 押印やサイン → クラウドサインなどのクラウドサービスを活用

 

このように、ペーパーレス化やクラウドサービスの活用を導入することで、リモートワークでの業務が可能になります。

それだけでなく、業務効率化やコスト削減にも繋がります。

 

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リモートワークでバックオフィスや事務業務を行うために整えたい3つのポイント

では、バックオフィスや事務業務をリモートワークで行うために、具体的にどのようなことが必要か、3つのポイントをご紹介します。

  1. 紙資料の電子化=ペーパーレス化
  2. 勤怠管理・コミュニケーションツールの導入
  3. セキュリティ対策 

紙資料の文書デジタル化=ペーパーレス化

まず第一に必要なのは、ペーパーレス化です。

 

請求書や契約書など、今まで郵送でのやり取りが必須でしたが、文書をデジタル化することで、ネットワークを通して送り合うことができます。

同じく、領収書や帳簿なども全て電子データ化して保存しておくことで、いちいちファイリングする手間も省け、保管や管理も楽になります。

 

また、ペーパーレス化にすることで、紙代や印刷代、郵送代が不要になります。

例えば、オフィスのプリンタの場合、A4サイズ1枚を印刷するのに、白黒だと2~4円、カラーだと7~15円程度かかります。

ざっとコストを計算しても、1ヶ月に10万円(社員100人が1枚5円を1日10枚印刷した場合)、年間で120万円になります。

 

ペーパーレス化を実現し、印刷が不要になれば、印刷コストが一気に削減されます。

それに伴い、紙書類を保管するためのファイル等も不要になるので、業務効率化だけでなく、大幅なコスト削減に繋がるのです。

 

ペーパーレス化の詳しい情報はこちらを参考にしてみてください。

>>ペーパーレスで業務効率化した3つの事例と具体的なメリットを解説

 

また、文書をデジタル化することで、オフィスにいなくてもネットワークを通して文書を閲覧することができます。

場所や時間を問わずアクセスすることができ、押印に関しても、電子印やクラウドサインを活用することで、リモートワークでもバックオフィス業務が円滑に進めることができます。

 

(引用:クラウドサイン公式サイト

 

勤怠管理・コミュニケーションツールの導入

バックオフィス業務の中には、社員の勤怠管理も含まれます。

企業の中には、出社退社管理表やタイムカードなどの紙で管理している場合も多いでしょう。

しかし、リモートワークになるとそのやり方では不可能になります。

 

そこで必要なのが、勤怠管理システムです。

リモートワークでも、従業員の勤務時間(始業時刻・終業時刻・休憩)を正確に管理することができます。

(引用:ジョブカン公式サイト

 

また、リモートアクセス環境を整えることも重要です。

 

リモートアクセスとは、自宅のパソコンや外出先などの遠隔地にあるデバイスから、社内のパソコンやネットワークに接続することです。

今まで紙書類としてオフィスに保管していた情報を電子データ化して保管しておけば、わざわざオフィスに行かなくてもよくなります。

このようなITツールを取り入れれば、リモートワークでのバックオフィス業務もスムーズに行うことができます。

 

しかし、オフィスに出社することがなくなるので、社員同士のコミュニケーション不足が懸念されます。

そのため、リモートワークでもコミュニケーションが取れるよう、チャットツールやWeb会議ツールなども必要です。

 

セキュリティ対策

バックオフィス業務をリモートワークで行う場合、パソコンなどのデバイスが必要です。

自宅にあるパソコンを利用するか、もしくは会社からノートパソコンを支給する場合もあるでしょう。

どちらにせよ最も注意すべきなのはセキュリティ対策です。 

  • ウイルスソフトの導入
  • ログインパスワードの設定
  • データはファイルサーバーに保管  

以上のことは、セキュリティ対策には欠かせません。

ウイルスは、電子メールやWebサイトから侵入する恐れがあります。

そういった手口を防ぐためにも、ウイルスソフトは必ず導入するよう社員に指導することが重要です。

 

また、会社から支給したノートパソコンが万が一第三者に盗まれるなどのケースもないとは限りません。

そんな時に、第三者からは簡単にログインできないよう、ログインパスワードを設定しておきましょう。

 

そして、顧客データや社外秘など重要な情報は、パソコン自体に保存するのではなく、必ずファイルサーバーに保存しましょう。

ファイルサーバーは、ネットワーク上でファイルを共有するもので、ログインできる端末を指定することができ、アクセス制限をかけることもできます。

アクセス履歴も残るので、どのパソコンからいつデータにアクセスされたか?などの記録が残ります。

万が一不審なアクセスがあった場合でもすぐに見つけることができるので、安全性が高まります。

 

そのファイルサーバーと各社員のデバイスの間を繋げるには、VPNが安全です。

VPN (Virtual Private Network)は、離れた場所の間を仮想的専用線で繋いで、安全なデータ通信ができる仕組みのことです。

VPNを活用することで、通信ネットワークを社内外に広げて、安全に複数拠点からネットワークアクセスをすることが可能です。

 

例えば、トンネリング記号機能によって、社内のファイルサーバーや文書管理システムにアクセスすることができます。

USBメモリなどの媒体にコピーして持ち出す必要がないので、紛失や盗難による情報漏洩のリスクが減ります。

 

また、暗号化機能によって、通信内容の盗み見を防止することができ、安全性もより高まります。

ペーパーレス化して文書をデータ化するなら、データが漏れないようセキュリティに十分気を配りましょう。

 

まとめ

オフィスでのワークフローが当たり前だったバックオフィス業務も、

  • ペーパーレス化
  • ITツールの導入
  • ネットワーク環境やセキュリティ対策

これらを整えることで、リモートワークでの業務が可能になります。

 

また、リモートワークが可能になるだけでなく、業務効率化や様々な面でのコスト削減に繋がります。

リモートワーク導入が推進されている今、新しい働き方への基盤作りが重要です。

しっかりした基盤作りを行い、時代に合った働き方を実現していきましょう!

 

IOT Naviの前田
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