リモートワークの監視ツールについて|社員のモチベーションアップ施策

リモートワーク監視ツール
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、リモートワークの監視ツールと社員のモチベーションについてお伝えしていきます!

 

新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワークを導入する企業が増えてきました。

リモートワーク導入でよい効果が得られる反面、社員の不安も増えてきているようです。

「オンオフの切り替えができずダラダラしてしまう」
「上司がいないため相談しにくく、一人で長時間悩んでしまう」
「ちゃんと評価してもらえるかわからないのでやる気がでない」

このようにリモートワークをしている社員の不安を軽減し、目標としている成果を上げるために、リモートワークの監視ツールが注目されるようになりました。

リモートワークの監査ツールは社員のモチベーションアップに役立ちます。

本記事では、リモートワークの監視ツールを利用して社員のモチベーションアップにつながるお話をしていきます。

リモートワークの監視ツールを上手く活用して社員の不安を軽減し、仕事の効率性や生産性をあげていきましょう。

 

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企業がリモートワークを導入する目的とは?

リモートワークの目的

総務省の平成30年通信利用動向調査によると、我が国の企業におけるテレワークの導入率は19.1%(前年13.9%)です。(※官公庁はテレワーク、IT業界ではリモートワークと呼ぶことが多いです。)

新型コロナウイルスの影響を受けてからの公的なデータはまだ公開されていませんが、確実にリモートワークの導入率は増加しているでしょう。

そもそも企業がリモートワークを導入する目的は何でしょうか?

こちらも総務省の平成30年通信利用動向調査からみていきましょう。

リモートワーク導入目的

(引用:総務省の平成30年通信利用動向調査

企業がリモートワークを導入する主な目的としては、次の3つが上位を占めています。

「定型的業務の効率性(生産性)の向上」56.1%
「勤務者の移動時間の短縮」48.5%
「通勤弱者(身障者、高齢者、育児中の社員等)への対応」26.0%

企業はリモートワークを導入することで、定型的業務の効率性(生産性)の向上の効果が得られることを期待しています。

社員の通勤時間が短縮されたり、満員電車のストレスが軽減したりと社員の負担を軽くすることにより、個々の能力を引き出しやすくなるとみているのです。

実際に、企業側からのリモートワーク導入効果については、「非常に効果があった」又は「ある程度効果があった」と回答した割合が 81.6%となっていますので、企業としてはリモートワーク導入に手ごたえがあると感じていることになります。

 

リモートワークで社員のモチベーションが下がる?!

社員のモチベーションが下がる

一方、社員側はリモートワークの導入をどのように考えているでしょうか?

国土交通省の令和元年度テレワーク人口実態調査では、雇用型テレワーカー側からのプラス効果として「通勤時間・移動時間が減った」と回答をした人の割合が53.4%と最も高く、次いで 「自由に使える時間が増えた」という回答が50.6%となっています。

その反面、雇用型テレワーカー側からのマイナス効果として「仕事時間(残業時間)が増えた」と回答した人の割合は28.7%ともっと高く、次いで「業務の効率が下がった」という回答が27.0%となっています。

リモートワーク実施効果(プラス効果) リモートワーク実施効果(マイナス効果)

(引用:国土交通省の令和元年度テレワーク人口実態調査

「仕事時間(残業時間)が増えた」
「業務の効率が下がった」

すなわち、リモートワーク導入により社員のモチベーションが下げてしまう場合もあるということです。

良い効果ばかりではないんですね。

こういった場合、社員のモチベーションをアップするためにはどうすればいいのでしょうか?

 

リモートワーク定番の監視ツール6選

リモートワーク監査ツール6選

まず、社員のモチベーションをアップさせるためには、リモートワークによる不安を取り除いていきましょう。

そのためにリモートワークを導入する際には、リモートワークの視ツールを活用するとよいでしょう。

監視ときくと、あまりいいイメージはありませんが、職場において上司が部下、同僚とコミュニケーションがとりやすいように、リモートワークにおいても職場と同様に上司と部下、同僚とコミュニケーションがとりやすい環境をつくるのです。

リモートワーク定番の監視ツールは次の6つです。

1 クラウド型勤怠管理システム
2 ビジネスチャット
3 Web会議システム
4 オンラインストレージ
5 グループウェア
6 人事管理・評価システム

 

それでは、リモートワークの監視ツールがそれぞれどんなものなのか紹介していきます。

労働管理でメリハリを!「クラウド型勤怠管理システム」

クラウド型勤怠管理システムは、社員のデータ設定をはじめ、勤怠情報の集計、打刻設定、休暇・残業の申請/承認、シフト設定などがWeb上で完結しておこなうことができます。

リモートワークであってもお手持ちのパソコンで「今から仕事開始します」「休憩取ります」「仕事完了いたしました」と簡単で高度な勤怠管理をおこなうことが可能になっているのです。

さらに勤怠管理だけでなく、休暇管理、各種申請など機能が充実しており、シフト管理、出勤管理、スタッフ管理、データ集計が簡単におこなえます。細かな勤怠ルールに対応する豊富な機能があるため、仕事のメリハリもできるようになるでしょう。

例:KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理など

 

相談しやすい環境を!「ビジネスチャット」

ビジネスチャットは、社内の情報を共有するときにとても便利です。仕事をするうえで、「報・連・相」は欠かせないため、社内で必要な情報をスピーディーに共有し、コミュニケーションをしっかりとることが出来ます。

リモートワークであっても「上司がいないから相談しにくい」と一人で何時間も悩むことなく、ビジネスチャットを使えば早期に問題解決することができます。

さらに、ビジネスチャットは、1対1だけでなく、1人対複数人によるコミュニケーションが可能です。したがって一度で複数の人に向けて情報の発信ができるようになり、例えばプロジェクトチームに必要な情報を瞬時に共有することが出来るのです。

例:チャットワーク、Slack(スラック)など

 

円滑な会議を!「Web会議システム」

Web会議システムは、Web上にある会議システムを利用することで場所を選ばすして会議をすることができます。

今までの会議では、出席者が同じ場所、同じ時間に集まる必要がありました。一方、Web会議システムは時間さえ合えば出席者がどこにいても会議が開催できます。これにより会社としての意思決定をスピーディーに行うことができるようになるのです。

リモートワークなど勤務形態が多様化するにつれ、このように特定の場所にとらわれずに会議ができることは必要不可欠になりつつあります。

例:zoomやSkypeなど

 

ファイル管理や共有を!「オンラインストレージ」

オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管や共有などを行えるストレージです。

社内のファイルを一元管理できるようにし、ファイルの共有や共同編集を行いやすくなります。インターネット上で同じファイルを利用できるので上司や同僚に送受信する手間がなくなります。

リモートワークしていても通常勤務している場合と同じようにデータを取り扱えるため仕事の効率化につながります。

例:Dropbox BusinessやDirectCloud-BOXなど

 

仕事上必要な機能を集約!「グループウェア」

グループウェアは、様々な機能を一つのシステムに統合することで組織やチームで取り組む業務を効率化できるツールです。

リモートワークになると、在宅で一人仕事をすることになりますが、グループウェアを活用することで会社にいるときと同じように組織やチームを組んで一つの仕事をこなしていくことができます

電子メールのほか、スケジュール管理やファイル共有、システム内で企画書や書類を電子決済するなど、多彩な機能をパッケージ化することができます。

例:desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)やJ-MOTTOグループウェアなど

 

公平な評価を!「人事管理・評価システム」

人事管理・評価システムは、社員一人一人の能力や保有資格・経験等をデータベース化して管理することができるシステムです。

人事管理・評価システムを導入することで、人事評価を明確にし、昇給・昇格の判断基準を客観的に判断することができます。リモートワークをしている社員と通常勤務している社員とで人事評価の不公平さを軽減することができます。

また、複数の人事担当者間で同じ情報を共有でき、新しいプロジェクトへのメンバー決定の材料として活用したり、不足している技術者や能力者の採用をする判断基準にも活用できます。

例:カオナビやMBO Cloudなど

 

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リモートワークの監視ツールで社員のモチベーションアップしよう!

リモートワークの監査ツールでモチベーションアップ

リモートワークをしている社員は少なからずとも次のような悩みを抱えています。

「オンオフの切り替えができずダラダラしてしまう」
「上司がいないため相談しにくく、一人で長時間悩んでしまう」
「ちゃんと評価してもらえるかわからないのでやる気がでない」

リモートワークしている社員と通常勤務している社員とでは業務形態が違うため、上司の目が行き届かない、成果主義になりやすいという面があります。よってリモートワークしている社員の不安につながりモチベーションが下がることになります。

リモートワークの監視ツールを活用することで、職場において上司が部下、同僚とコミュニケーションがとりやすいようにリモートワークにおいても職場と同様に上司と部下、同僚とコミュニケーションがとりやすい環境をつくることができます。

さらに、リモートワークしている社員と通常勤務している社員と業務形態に合わせた人事評価制度を取り入れることで不安軽減となります。

リモートワークの監視ツールは、社員のモチベーションをアップさせ、仕事の効率性や生産性をあげ、企業が目指している成果を得られる手助けとなるツールなのです。

 

IOT Naviの前田
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