業務効率化をクラウドで!無数にあるサービスを失敗せずに選ぶコツ

クラウド
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、最近企業での導入が進んでいる「クラウドを使った業務効率化」のお話です。

 

  • クラウドがどうして業務効率化に役立つと言われているのか?
  • 多くの企業では、実際にどんな業務でクラウドが利用されているのか?
  • 幅広い業種におすすめのクラウドサービスはどれか?

 

など、クラウドによってビジネスが円滑に進むイメージができるよう、仕組みや事例を詳しくお伝えしていきますね!

 

 

クラウドが業務効率化に使われる理由

ビジネスマン クラウド

クラウドサービスが企業で続々と導入される理由は、「インターネットが繋がる場所ならどこでも使えて、時間短縮に繋がるから」です。

 

 

分かりやすい例がメールです。

 

ひと昔前のメール機能と言えば、Outlookなどの専用のソフトウェアを各パソコンにインストールして、受信メールサーバーや送信メールサーバーなどの初期設定をしてからようやく使えるものでした。

この方法では初期設定自体に時間がかかりますし、何よりソフトウェアがインストールされていない通信端末ではメール機能が使えないという状態です。

 

つまり、業務に関するメールを読んだり送ったりするには、専用ソフトウェアが入っているパソコンの場所まで行かないとできなかったのです。

 

 

さて、このメール機能を「クラウド化」してみるとどうなるでしょう?

 

Googleが提供しているGmailや、Yahoo!が提供しているYahoo!メールのように、利用者登録をするだけですぐにメール機能が使えるようになります。

 

送受信の基本的な設定はクラウドサービス側が全て自動でおこなってくれるので、利用する側がわざわざソフトウェアをインストールして初期設定に時間を使う必要がありません。

 

 

そして、登録した利用者情報でログインさえすれば、ネット環境のある場所ならどんな端末でもメールを使うことができます。

社内のパソコンでも、外出先で携帯しているタブレットやスマートフォンからでも。

 

 

このように、場所を限定することなくメール機能が使えるようになれば、当然メッセージのやりとりのスピードが上がります。

ビジネスの進み具合もそれに応じて早まることは予想できますね。

 

IOT Naviの前田
クラウドは今お話しした例のように、

 

  • インターネット環境があれば
  • 通信機器の種類は問わず
  • 必要な情報に素早くたどり着け
  • その場で作業ができる

 

という特長を活かして、メールの他にもデータ共有やスケジュール管理、営業支援ツールなどさまざまな業務効率化サービスに使われています。

 

 

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どんな業務にクラウドが利用されているのか?

総務省発表の「平成28年度情報通信白書」の統計によると、多くの企業が情報の送受信と共有にクラウドを取り入れていることが分かります。

企業のクラウド利用データ

 

クラウドは特定の作業のみピンポイントで取り入れることができます。

 

例えば、電子メールのみクラウド化してどこからでも繋がるようにするなら、xgate4SYNCDOT Webmailerのような法人向けのクラウドメールサービスがあります。

 

データの共有に特化してクラウド化するならば、Dropbox Businessboxなど、たくさんのオンラインストレージ(ネット上の情報保管)サービスが展開されています。

 

 

メール機能だけでなく、データの保管や編集もクラウド化した方が業務効率化できそうなら、グループウェアと呼ばれる複数の機能がパッケージ化されたサービスが便利です。

G SuiteMicrosoft Office 365などが代表的です。

 

 

  • インターネット環境があれば
  • 通信機器の種類は問わず
  • 必要な情報に素早くたどり着け
  • その場で作業ができる

というクラウドの利点は、作業の手数を最小限にしてくれます。

 

 

IOT Naviの前田
どこからでも必要なデータにすぐにアクセスできる環境が整えば、遠隔地にいるスタッフとの情報共有がリアルタイムでおこなえるようになります。

在宅勤務というスタイルを選んだとしても、オフィスにいるときと何ら変わりない情報量の中で仕事ができます。

 

ビジネスに必ずつきものの情報交換と情報共有にクラウドを取り入れることで、人為的ミスが減り、業務のスピードアップに役立つのです!

 

 

一見便利に見える業務効率化クラウドサービスにも「穴」がある

ITが苦手

勤怠管理や会計、契約書のやりとりなど、今や事務的な業務のほとんどに関してありとあらゆるクラウドサービスがリリースされています。

事務的な業務に関するクラウドサービスの例

  • kintone(日報やタイムカード、案件管理など、さまざまな業務アプリがセットになったサービス)
  • MFクラウド経費(経費精算を効率的におこなうためのクラウドサービス)
  • クラウドサイン(契約書のやりとりをクラウド上でスムーズにおこなうサービス)
  • jinjer(人事情報の共有をクラウドを使っておこなうサービス)

 

それらは情報を入力する手間を省き、やりとりの時間が短くなるように作られているため、慣れてしまえばとても便利です。

 

しかしながら、この「慣れてしまえば」の部分のハードルが高く、実際に導入してみたものの社員が使いこなせないケースも数多くあります。

特に、通信専門の従業員が在籍していない中小企業や小規模店舗ではこの傾向が強いです。

 

 

もちろん、ビジネス用に設計されているクラウドサービスの多くは有料です。アカウントごとに費用が発生したり、契約期間が決められていてすぐには退会できないものもあります。

有効活用されずにコストだけかかってしまうのは、業務効率化とは正反対の結果です。

 

 

そうならないように、事務的な業務のクラウドサービスの導入を検討する際は

  • 従業員に浸透するように専属の担当を付けることができるか?
  • 従業員のIT知識レベルに合っているサービスなのか?

を考えて判断しましょう。

 

IOT Naviの前田
中小企業のIT活用をサポートしている弊社の見解としては、目新しいツールをどんどん取り入れるよりも、「使い慣れている通信機器の機能を向上させて利便性を高める」方が、確実に業務効率化ができると考えています!

 

 

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幅広い業種におすすめできるクラウドサービスとは?

クラウドPBX

目新しいサービスに注目が集まりがちなクラウドサービスですが、実はビジネスとは切っても切り離せない「ある通信機器」をクラウド化することで業務効率化に貢献するものがあります。

 

それはビジネスフォンです。

 

正確には、ビジネスフォンの機能を司る電話交換機(PBX)をクラウド化(インターネット上に設置する)ことで、コスト的にも業務効率化にも相当なメリットがあります。

これをクラウドPBXと言います。

 

クラウドPBXのメリット

  • 離れた拠点間も内線で繋ぐことができ、取り次ぎの手間や通話コストが削減できる
  • スマートフォンやPCが電話機として使え、社外にいるときも外線や内線が利用できる
  • オフィスの住所が変わっても電話番号が引き継げる
  • 自動音声案内が利用でき、用件に合わせて適切なスタッフに着電できる
  • ムダな工事費がかからない

 

従来の電話交換機(PBX)は、機器そのものを拠点の中に設置する必要がありました。そして、設置した拠点内でしか内線が繋げないという特徴も持っていました。

クラウドPBXは、交換機の仕組みそのものをインターネット上に置くことにより、ネットに繋がる場所であればどこでも内線が利用できるようにしたものです。

 

つまり、東京と大阪にそれぞれ拠点があったとしても、各拠点間を内線通話で繋ぐことができるのです。

 

IOT Naviの前田
離れた拠点間が内線で繋がれば、取引先やお客様からの電話の用件が別拠点の管轄だったとしても、スムーズに取り次ぎができます。

そして、内線通話は無料ですから、通話コストの削減にも繋がります。

 

 

クラウドPBXのもう一つの大きな特徴として、スマートフォンやPCでも外線や内線が使えることが挙げられます。

アプリを導入すれば、そのデバイスがビジネスフォンになるため、わざわざ専用の電話機を購入する必要がありません。

 

IOT Naviの前田
営業社員が出先から自分のデバイスにて内線に出たり、代表電話番号で電話をかけたりすることができます。

スピーディーな電話対応が可能になります!

 

 

他にも、クラウドPBXを導入すると自動音声案内が使えます。用件に合わせて適切なスタッフに電話が繋がるようにすることができ、俗に言う「電話のたらい回し」を防げます。

 

余計な配線工事や、従業員の増加に合わせた電話機の増設、それに伴う交換機のグレードアップも不要です。

ビジネスフォンを導入する際のネックであった高額な初期費用がなくなり、毎月のクラウドPBXの使用料のみで利便性の高いビジネスフォンを導入できるのです。

 

 

これからクラウドを活用して業務効率化を図るのであれば、まずは身近なツールであるビジネスフォンの仕組みをクラウド化してみるのがおすすめです。

 

IOT Naviの前田
従業員が使いこなせるかどうか分からない目新しいサービスを次々と取り入れるよりも、これまで使い慣れてきた通信機器とクラウドを掛け合わせて利便性を上げる方が、業務効率化の実感を得られるはずですよ!

 

クラウドPBXについて更に詳しく知るにはこちらの記事をご覧ください↓

>>クラウドPBXとは?仕組みやメリット・デメリット、費用を徹底解説

 

まとめ

クラウド
  • インターネット環境があれば
  • 通信機器の種類は問わず
  • 必要な情報に素早くたどり着け
  • その場で作業ができる

クラウドの特性は、ビジネスに必要なデータの素早いやりとりと共有を実現させます。

これから広まっていくであろう在宅勤務(テレワーク)でも活用が期待される仕組みで、どこにいても業務を進めていける環境を整えるのに役立ちます。

 

しかしながら、現在バブルのように数が膨らみ続けているクラウドサービスの導入には、「本当にこれを従業員が使いこなせるのか?」と問わなければなりません。

使いこなすために専属のサポートスタッフを置くなど、社内の環境整備も必要になるでしょう。

 

 

インターネットの仕組みを上手く活用するには、まずはいつも使っている身近な機器の見直しから始めるのがおすすめです。

その代表として、ビジネスフォンの仕組みをクラウド化した「クラウドPBX」があります。

 

クラウドによる業務効率化への舵切りは、社内の混乱が起きないようにバランスを見極めながら少しずつおこなっていきましょう。

 

 

IOT Naviの前田
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