【ファイルサーバーの管理方法】運用ルールが根付かずお困りの方へ

ファイル管理
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

この記事では、ファイルサーバの管理方法のコツをお伝えしていきます!

 

営業資料に報告書フォーマット、議事録に顧客情報。社内で取り扱うデータは多岐に及びます。

それらを一元化して管理できるのがファイルサーバーの良いところですが、管理方法が徹底されていないと途端に「単なるデータの置き場」に。

必要な情報がどこにあるのか分からない、使い勝手の悪いものになってしまいます。

では、どんな管理をするのが適切なのでしょうか?

この記事では、「文書管理」と「セキュリティ管理」の2つの面からファイルサーバーの管理方法について解説していきます。

 

ファイルサーバーの管理方法① 文書管理

ファイルサーバーの文書管理が適切でないと、次のような状態を招くことになります。

  • 目的の文書がどこに保存されているのか分からない
  • データが溜まる一方で容量を圧迫している
  • 似たような文書がいくつもあって紛らわしい
  • 個人のフォルダが乱立していて情報共有ができていない

 

このように、ファイルサーバー内の文書の散らかりを防ぐには、

  1. フォルダ構成
  2. ファイル名の付け方
  3. 運用ルール

を固めることがポイントとなります。

 

 

フォルダ構成

ファイルサーバーのフォルダ構成を固めることは、適切な文書管理をする第一歩となります。

どの従業員が見ても分かりやすいフォルダ名、文書が探しやすい階層にすることがポイントです。

 

※フォルダ構成の例↓

ファイルサーバー 構成

 

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企業の組織構成をトレースしたフォルダ構成にすると、どこにどの文書が保管されているのか分かりやすくなります。

 

 

ファイル名の付け方

文書ファイルの名前の付け方は、形式を統一するのがポイントです。

【統一ルールの例】

  • 半角、全角を統一する
  • 「日付+ファイル名」など決まった形式にする
  • 区切り文字(アンダーバーやハイフン)を統一する
  • ファイルを順番通りに並べたい場合は先頭に連番を付ける

 

※形式を統一するとファイル名の視認性が上がり、すぐに目的の文書を見つけられるようになります。↓

ファイル名

 

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ファイル探しに費やす時間は、年間で何十時間にも及ぶと言われています。

ファイル名形式の統一は、目的のファイルにたどり着きやすくすること。生産性向上にも役立ちます。

 

 

運用ルール

フォルダ構成やファイル名の付け方も運用ルールのひとつですが、「文書の保管期限」について決めておくのも重要です。

いつか使うかも・・・と、とりあえず保管された文書ファイルが溜まっていくと、ファイルサーバーの容量を圧迫することになりかねないからです。

そこで、ある一定期間を過ぎた文書はアーカイブとして別のハードディスクに移動。ファイルサーバーからは削除するなどのルールを決めます。

そうすることで、ファイルサーバー内に不必要なデータが溜まることを防げます。目的の文書にたどり着きやすくなり、サーバーへの負荷も最小限にできます。

 

また、もう一つの運用ルールとして「個人フォルダを作成しない」というのも重要です。

従業員が自由に個人のフォルダを作ってしまっては、情報が散乱します。

個人フォルダは基本的に作らないような体制にし、新規フォルダを作りたい場合は許可制にするなどのルールを敷いておくといいでしょう。

 

IOT Naviの前田
運用ルールは策定するだけでなく、いかに社内に浸透させていくか?がカギとなります。あまり複雑なルールにはせず、全従業員が守れるようなものにするのがお勧めです。

 

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ファイルサーバーの管理方法② セキュリティ管理

ファイルサーバーの管理でもうひとつ大切なのが、「セキュリティ」です。

ファイルサーバーには社内情報が集約されるため、誰彼構わず全部のデータに触れる状態は好ましくありません。

具体的には、次の2つの方法にてファイルサーバーのセキュリティ管理をしていきます。

  1. 権限設定
  2. ログ監視

 

 

権限設定

ファイルサーバー内の各フォルダやファイルに対して、「アクセス可能な人」「閲覧のみできる人」「編集ができる人」を設定しておきます。

そうすることで、重要文書がいつの間にか編集されていたり、関係者以外の目に触れたりすることを防ぐことができます。

 

IOT Naviの前田
権限設定は一見簡単なように見えます。しかし、誰がどの範囲までの情報に触れられるようにするのか?を改めて考えてみると、意外と判断に苦労することもあります。

つまり、ファイルサーバー内のデータに対する権限設定は、社内の統率や業務体制の棚卸しにつながるということです。

 

 

ログ監視

社内の複数の人間がアクセスするファイルサーバーでは、「誰が、いつ、どんなデータに、どのような行動を取ったか?」を把握しておくことも重要です。

ファイルサーバー上で各個人の動きが確認できれば、データの不正利用や不適切な持ち出しなどを防げるからです。

その際役に立つのがログ機能。

クラウドサーバーでは実装されていない場合もありますが、社内にサーバー機器を設置するオンプレミス型ではログ機能が付いていることが多いです。

ログを定期的にチェックし、ファイルサーバー内のデータが適切に扱われているかどうかを確認しましょう。

 

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ファイルサーバー内の状況をより詳細に把握したい場合は「ログ監視システム」を導入することもあります。

ログ監視システムでは、

  • PCや社用スマホなど端末の利用状況
  • プリンタの利用状況
  • 端末からファイルサーバーへのログイン状況
  • Webサイトへのアクセス履歴
  • アプリケーションの利用状況、インストール履歴
  • ファイルの編集、コピーなどの操作履歴

など、社内データに関するあらゆる行動履歴を見ることができます。

 

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社内での管理運用が不安な場合は専門家に相談を

ここまで、「文書管理」と「セキュリティ管理」という側面から、ファイルサーバーの管理方法をお伝えしてきました。

【文書管理のコツ】

  • 分かりやすいフォルダ名で探しやすい階層にする
  • ファイル名の形式を統一する
  • 文書の保管期限や個人フォルダ作成に関するルールを決める

 

【セキュリティ管理のコツ】

  • データそれぞれに対して権限を決める
  • ログを定期的にチェックする

 

どれも当たり前と言えば当たり前です。しかし、なかなか運用ルールが浸透しない企業も多くあります。

いつの間にか無許可でフォルダが作られていたり、使わない文書が何年分も溜まっていたり・・・。

 

この根本原因を探っていくと、社内にファイルサーバーの細やかな運用ができるリソースが不足していることが挙げられます。

従業員に対して継続的に、情報の取り扱いをアナウンスできる人材や時間を割けないため、いつの間にか作った運用ルールがあやふやになり、ファイルサーバー内が散らかるようになります。

 

ですので、もしも社内でファイルサーバーの適切な管理運用が難しい場合は、専門家に併走を依頼しましょう。

 

企業の要望に基づき、フォルダ構成・権限設定・ログ監視システム構築・運用ルール策定など、ファイルサーバー管理に関する諸々の設定を代行でおこなえるサービスもあります。

※ちなみに弊社は、上記全てを承っております。

 

ファイルサーバー内の情報は企業にとっては資産です。同時に、企業情報を狙う悪質な者にとっても宝の山となります。

安全で適切な管理運用ができてこそ、資産を最大限活用して業務がおこなえますし、情報漏洩などのリスクからも守ることができます。

 

IOT Naviの前田
もしも、ファイルサーバーの管理方法を根付かせたいものの、なかなか上手くいかない・・・とお悩みであれば、一度弊社までお気軽にご相談ください。

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