業務効率化をタブレットで!事例や機種選び・通信環境のポイント

タブレットで業務
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、タブレットを使った業務効率化のアイデアや仕組みのお話です!

 

この記事を読んでいるあなたは、「タブレットのビジネス活用が注目されているものの、具体的にどんな業務効率化ができるのか?」と疑問に思っていませんか?

タブレットは近年さまざまな業種で導入が進んでおり、その使い道も多岐にわたります。

 

ですが言い方を変えると、利活用の仕方を考えずにとりあえず導入しても、単なる鞄の中の荷物になってしまいます。何にどう使うか?が大事なのです。

 

そこでこの記事では、通信のコンサルティングをおこなう弊社の視点から、

  • タブレットを活用することで得られる業務効率化のさまざまな事例
  • 導入するならどんなタブレットを選ぶべきか?
  • タブレットを業務効率化ツールとして導入する前に整えておきたい通信環境

について解説していきます。

タブレットがあなたのビジネスにとってプラスとなるか?判断する材料にしてみてください。

 

 

タブレットによる業務効率化の事例

基本的にノートPCできることは、タブレットですべてできます。

そして、ノートPCと違い起動に時間がかからないこと、キーボード入力よりも直感的な操作で動かせることが、タブレットがスピーディーに仕事をこなせると言われる大きな理由です。

それほど汎用性の高いデバイスですので、業種によって使い道はさまざまです。

 

 

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事例① 営業ツールとして

タブレット プレゼン

タブレットがよく用いられている場面のひとつに、クライアント先でのプレゼンがあります。

 

プレゼンに必要な資料や、クライアントから求められそうな資料を、あらかじめタブレットで呼び出せるようにしておきます。

そうすることで、必要な情報をすぐに取り出すことができ、商談がスムーズに進められるのです。

 

 

紙に印刷した資料をめくりながらおこなうプレゼンでは、万が一資料に載っていないデータの提示を求められた際や、持参すべき資料を忘れてしまった際に即座に対応ができません。

「その件につきましては社に戻って確認のうえ、改めてご連絡します」の返答にとどまります。

 

これでは移動時間のロスはもちろん、ビジネスチャンスも逃してしまう可能性がありますね。

 

 

タブレットでいつでも必要な情報を取り出せる状態にしておけば、ムダな時間、ムダなコスト(ペーパーレス化)の削減につながり、業務効率化に寄与します。

 

 

その他にも、

  • タブレットからチーム共有カレンダーにアクセスして、予定を編集する
  • 情報が共有された業務アプリにタブレットでアクセスして、タスクをこなす
  • タブレットから社内の基幹システムにアクセスして、日報を書いたり顧客情報を編集する

など、ネットワークを使った遠隔操作で、社に戻らずとも業務を遂行することができます。

 

IOT Naviの前田
最近よく耳にするようになったBYOD(Bring your own device)活用(=私用のデバイス活用)でも、タブレットが注目されています。

従業員の私用のタブレットで業務アプリにアクセスすれば、在宅ワークも可能ということです。

 

 

 

事例② ものづくり現場の生産性向上に

タブレット 工場

製造業や建設業などモノをつくる現場にも、タブレットの導入が進んでいます。

 

例えば、

  • 作業マニュアルをデジタル化してタブレットで見られるようにすることで、新人作業員に教育係がつきっきりにならずともよくなった
    作業効率アップ・人件費削減
  • 作業記録をタブレットで入力してデータ化することにより、工程のどこにムダや遅延が発生しているのか突き止められるようになった
    業務改善アイデアのヒントに
  • 製造機に取り付けたセンサーの情報をタブレットでまとめて監視することで、リアルタイムの現場の状況が分かるようになった
    臨機応変な人員配置やトラブル対応ができる

 

このように製造業や建設業では、マンパワーや感覚値に頼っていた部分をデジタル化し、その出入力先をタブレットにしている傾向が強いです。

 

ノートPCでは場所を取ったり、起動やシャットダウンに手間取ったりするところを、タブレットならばサッと取り出し持ったまま作業ができます。

このタブレットならではの特徴が、立ったまま作業する現場において使いやすい点と言えます。

 

IOT Naviの前田
現在では、製造業や建設業向けの堅牢なタブレットも登場しています。

 

事例③ 店舗でもタブレット活用

メニュー タブレット

飲食店や美容室などの店舗では、POSレジやオーダー端末、来店満足度の向上などにタブレットが役立っています。

 

例えば、タブレットに商品が表示されたタッチパネル式のPOSであれば、新人スタッフでもすぐに使いこなすことができます。

レジ周りの処理が短時間で覚えられれば、当然業務効率が上がります。

【関連記事】IoTをPOSに活用すると何ができる?店舗経営にプラスの4つのメリット

 

 

また、タブレットそのものをオーダー端末として客席に置いておき、お客様自らタッチして注文できるようにすれば、スピーディーで間違いの少ないオーダー取りができます。人件費削減にも繋がります。

 

 

その他にもユニークな使い方としては、

  • 美容室で、お客様が読む雑誌をタブレットで見られる電子書籍にしてペーパーレス化
    毎月の雑誌代や入れ替え作業の削減
  • 飲食店にて、お子さまが自由に使って楽しめるタブレットを客席に置いておく
  • キッズルームにカメラを設置し、離れた客席でもその様子をタブレット確認できる
    お子さま連れの方にゆっくり過ごしてもらい、満足度を高めてリピーター化させる

このような活用方法も挙げられます。

何をタブレットに表示させるか?で、どんな業務効率化に繋がるかは変化していきます。

 


IOT Naviの前田
タブレットはノートPCと違い起動に時間がかからないこと、キーボード入力よりも直感的な操作で動かせることが最大の特徴です。

そして画面サイズが「見せる用」でも「操作用」でもちょうどいいこと、アプリなどの拡張機能が簡単に導入できることも相まって、さまざまな業種で取り入れられるようになってきました。

 

いかに余計な手間・時間を取らずに確実な作業をおこなうか?

業務効率化や生産性アップが叫ばれる時代に、多くの人が使いこなせるデバイスとして選ばれ始めたと言えますね。

 

 

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業務効率化のためにはどんなタブレットを選ぶべきか?

タブレット デスク

最近ではさまざまなメーカーがタブレットを発表しています。処理速度やあらかじめ入っているソフトウェアなど、その特徴もさまざまです。

 

では、業務効率化するためのビジネス用タブレットは、どんなものを選べばいいのでしょう?

 

 

それには2つ答えがあります。

  1. タブレットにアプリやシステムを新たに入れて使うのであれば、それに対応している機種を選ぶ
  2. Windowsの規格に合うものを選ぶ

 

まず、店舗のPOSシステムや社内の基幹システム、業務専用アプリなどとタブレットを連動させて使うのであれば、それらにきちんと対応している機種を選ぶことが大切です。

 

最近では業務に使うソフトウェアをインターネット上に置き、それに通信機器を使ってアクセスする「クラウドシステム」がたくさんリリースされていますが、中には特定のタブレットの機種でしか動作しないものもあります。

 

IOT Naviの前田
業務効率化のためのアプリやシステムを入れる前提でタブレットを検討しているのであれば、まずは「使える機種」を把握し、そこからコスト面や導入台数などの具体的な話に落とし込んでいく方がおすすめです。

 

 

 

また、オフィス内でWordやExcel、Power PointなどWindowsのOffice製品をよく使っていて、それを出先でタブレットでも使用したいのであれば、Windows規格に合った機種を選ぶ必要があります。

 

Office製品と互換性が悪く、データの閲覧や編集共にやりにくくなるようであれば業務効率化はできません。その点注意が必要です。

※ちなみに弊社のスタッフはキーボード入力も可能な「タブレットPC」を使っています。代表的なのがMicrosoft社のSurface(サーフェス)です。

タブレットの直感的な動作も欲しいけど、入力作業はキーボードタッチの方が捗るという場合は、タブレットPCという選択肢もありです。

 

 

IOT Naviの前田
このように、業務に適したタブレット選びをするならば、

 

①使用目的と主に使用する場面を決める

②具体的にどんなソフトウェアやアプリを使用するのか確認する

③①と②に合った機種を選ぶ(互換性、機種のタフさ、適した処理速度など)

 

という手順を踏んでいきましょう。

 

 

タブレットで業務効率化する前に整えておきたい通信環境とは?

wifi

タブレットは見ての通り、無線通信(WiFi)で動く通信機器です。

そのため、いざオフィスや店舗に導入しようとしても、肝心の無線通信の環境が整っていなければ全く使い物になりません。

 

場所を選ばず簡単に作業ができるタブレットで業務効率化を目指すのであれば、「拠点内の無線通信」と「外出時の無線通信」はしっかり整備しておきましょう。

 

 

具体的には、拠点内での無線通信はビジネス規格のWiFiを導入します。

 

ビジネスWiFiは家庭用と違って、一度にたくさんの通信機器が繋がっても安定してインターネットが使えるメリットがあります。

 

拠点内では、タブレットの他にもPCやスマートフォンなど数十台以上の通信機器がある場合が多いです。

それらが一気にWiFiを使用することを想定して、通信環境を整えていきます。

 

 

外出先でのタブレット使用には、格安SIMを使って通信環境を整えます。

 

法人契約の格安SIMでまとめて台数分用意すれば割安になるプランがありますし、経費計上もしやすくなります。

 

IOT Naviの前田
タブレットは持ち運びや操作性に優れたデバイスですが、それは「快適に動く通信環境」があってこそのものです。

いざ導入したものの、場所によっては繋がらない、速度が遅いなどといったことにならないよう、無線通信環境の整備もしっかり視野に入れておきましょう。

 

 

まとめ

タブレットで仕事

これまで紙のデータをメインに使っていた方、業務情報を入力するのが拠点に戻ってからしかできなかった方には、タブレットによる業務効率化の効果は目に見えてあらわれれるでしょう。

 

  • 必要なデータをタブレットで即座に呼び出して、プレゼンや説明に使う
  • タブレットからチーム共有カレンダーや共有データにアクセスして、情報を編集する
  • タブレットから社内の基幹システムにアクセスして、日報を書いたり顧客情報を編集する
  • 社員教育をタブレット内のマニュアルで補完する
  • 遠隔地の様子をタブレットと監視カメラを連動させてチェックする
  • 複雑な機器(従来型POSなど)の代わりとなり、業務の難易度を下げる

汎用性の高い機器のため、使い道はいろいろです。

 

あなたのビジネスではどう使えるか?
どんなアナログの作業、ロスが発生していた作業の効率化に貢献するか?

 

使い道が広い分、まずは「何にどう使うか?」をしっかり決めた上で導入計画を立ててみましょう。

もちろん、快適に使うための環境(WiFi)構築も忘れずに!

 

IOT Naviの前田
  • オフィスに見合ったビジネスWiFiを整えたい
  • 使いやすいタブレットの機種を専門家と相談したい

このような相談は、弊社までお気軽にお問い合わせくださいね。

 


 

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