社内の情報共有を活発にする方法は?ツール導入がゴールではない理由

IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、「社内での情報共有を活発にして業績アップにつなげるためには、どんな仕組み作りをするべきか?」というテーマで、便利なツールやノウハウをお伝えしていきます!

 

「プロジェクト全体の流れを、チーム全員がリアルタイムで追えるようにしたい」
「営業社員が各々持っている持ち味やノウハウを、部署全体に回していきたい」
「データの入力や集計、参照の作業が短縮されるような、シンプルな情報管理の仕組みを作りたい」

社内の情報共有を活発化させたいと考えているあなたは、きっとこんな思いを持っていることでしょう。

 

一昔前までは口頭や紙文書の回し合い、メールでのやりとりなどが主流だった情報共有の方法は、直感的に操作できるITツールの登場で大きく進化してきています。

情報を渡して共有することが、より短時間で手間をかけずにおこなえるようになりました。

 

 

しかし、社内の情報共有は便利なツールを導入したからといって、必ずしもスムーズになるわけではありません。

ツールはあくまでも「情報の乗り物」であって、運ぼうとそこに乗せるのは「人」だからです。

 

つまり、社内の情報共有の仕組みは

  • 情報を簡単に運べる仕組みを作ること
  • 情報をチームで共有した方がメリットがあるということを「人」に認識させること

の両方が揃ってはじめて完成します。

 

 

そこでこの記事では、

  • 情報の受け渡しの手間を省いてスムーズに共有できるITツールの紹介
  • 社内の情報共有の仕組み変更に立ちはだかる「心理的な壁」と、その乗り越え方

を紹介し、情報共有の仕組みが形骸化せず、活発になる仕組み作りを解説していきます!

 

 

ITツールを使って情報共有が簡単にできる環境を作る

社内情報をスムーズに共有するには、「共有するための作業に手間がかからない状態」を作っていきます。

ここで便利なのが、チャットツールや社内SNS(ビジネス用SNS)などのITツールです。

 

 

チャットツールとは?

LINEやMessengerのように、相手とスピーディーにメッセージのやりとりができるツールです。

画面上にこれまでの会話履歴が残るため、情報の流れを追いやすいのが特徴です。

 

情報共有したい人を集めてグループを作れば、そのグループ内に投稿された内容はすぐに全員に伝わる仕組みになっています。

 

また、メールのように文章の冒頭に宛名や挨拶文を入れる文化がなく、実際会話をしているかのように話の要点だけをやりとりできます。

この特徴も、スピーディーな情報共有に役立っています。

 

IOT Naviの前田
ここからは、多くの企業が導入、もしくは導入を検討している人気のチャットツールを3つご紹介します!

 

 

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chatwork(チャットワーク)

チャットワーク

現在、16万社以上に導入されている人気の高いチャットツールです。

  • チャット(文章)、音声通話、ビデオ通話など、その場に応じたコミュニケーション方法が選べる
  • グループチャット機能あり
  • タスク管理ができる
  • ワード、エクセル、画像、PDFなどさまざまな形式のファイルを共有できる
  • スマホやタブレットでも使えるため、外出先からでも素早い情報交換ができる

 

このように融通の利く使用感で、ストレスのない情報のキャッチボールができます。

>>chatwork

 

 

Oneteam(ワンチーム)

Oneteam

「部署を超えて、プロジェクトごとに情報を共有し議論する」をコンセプトに作られたチャットツールです。

  • チャット機能
  • グループチャット機能(複数のグループをまとめて大きなグループを作ることも可能)
  • PDFやパワーポイントなどのファイル共有ができる
  • スマホやタブレットでも使えるため、外出先からでも素早い情報交換ができる
  • グループごとに用意された「トピック」という多目的スペースに、今までの議論でまとまった情報をストックしておける

 

単なる情報共有だけでなく、オンライン上でしっかり議論したいチームに向いています。

>>Oneteam

 

 

LINE WORKS

LINE WORKS

その名の通り、ビジネス版LINEです。

プライベートで使っているLINEとほとんど変わらない操作感なので、「使い方が難しい」という声が出てきにくいのがポイントです。

  • チャット、音声通話、ビデオ通話など、その場に応じたコミュニケーション方法が選べる
  • グループ機能(チャット、音声通話、ビデオ通話も可能)
  • お客様からのLINEを受信可能
  • エクセル、パワーポイント、PDFなどのファイル共有ができる
  • PC、スマホ、タブレットで使えるため、外出先からでも素早い情報交換ができる

 

お客様とLINEでやりとりすることが多い場合は使いやすいでしょう。

>>LINE WORKS

 

 

社内SNS(ビジネス用SNS)とは?

チャットツールと同じく、オンライン上で情報をスピーディーにやりとりできるツールですが「社内の空気感」も共有できるのが特徴です。

 

プライベートで使っているSNSと同じく、日々の活動を画像や動画付きで投稿して見てもらう「フィード機能」が備わっており、どこの部署が今どんな状況にあるのかが把握できます。

このフィード機能で社内の士気を高めることができれば、情報共有は活発になっていきます。

 

IOT Naviの前田
社内SNSはビジネス用とだけあって、プライベート用SNSよりもセキュリティ強化に力が入れられています。

また、ビジネスの情報共有に必要な機能が追加されている場合も多く、1つのツールに社内のコミュニケーションを集約させることが可能です。

ここからは、最近注目されている社内SNSを2つご紹介します!

 

 

Workplace by Facebook

workplace by facebook

Facebook社が提供する社内SNSです。慣れ親しんだFacebookと同じ操作でコミュニケーションができます。

  • 個別のチャットやビデオ通話、ファイル共有機能(容量無制限)
  • グループが作成でき、その中でタスクの割り振りや情報の投稿、ファイル共有ができる
  • ニュースフィードを追えば社内全体の状況が分かる(コメントやリアクションを付けることも可)
  • LIVE配信機能で「今起きていること」を瞬時に伝えられる
  • スマホやタブレットでも使えるため、外出先からでも素早い情報交換ができる

 

ニュースフィードへの投稿による情報共有は、率先しておこなう人がいれば活発になるでしょう。

>>Workplace by Facebook

 

 

Talknote(トークノート)

talknote

ツールの使用履歴やコミュニケーションの量などのデータを分析して、各社員のモチベーションを可視化することができます。

情報共有だけでなく、それをする人自体にも焦点を当てて、チームの空気を良くしていく作りになっています。

  • 個別のチャット、ファイル共有機能
  • グループが作成でき、その中でタスクの割り振りや情報の投稿、ファイル共有ができる
  • ニュースフィードを追えば社内全体の状況が分かる(コメントやリアクションを付けることも可)
  • スマホやタブレットでも使えるため、外出先からでも素早い情報交換ができる
  • ツールの使用状況を解析して、社員のメンタルヘルス状態を把握できる

 

「社内の風通しを良くしたい」と考える企業の導入事例が多い社内SNSです。

>>Talknote

 

IOT Naviの前田
チャットツールや社内SNSの良さは、何よりも「情報交換が直感的におこなえること」です。

社内のコミュニケーションがもっぱらメールだった企業が、チャットツールや社内SNSに切り替えたことで、情報共有のスピードが飛躍的に上がった事例は数多くあります。

 

 

ファイルサーバーを中心とした情報共有ネットワークを作る

社内の情報共有を円滑におこなうためのもう一つの方法として、ファイルサーバーを中心とした情報共有ネットワークを作ることが挙げられます。

社内の情報を集約してファイルサーバーに保管し、社員が各端末で必要な情報にアクセスしてくる仕組みです。

ファイルサーバーネットワーク

※権限を設定して、閲覧や編集ができるメンバーを各ファイルごとに限定することができます。

 

この仕組みが機能すれば、情報を人から人へ渡す手間が大幅に省けます。情報は移動させずに、情報のある場に人が集まってくる仕組みだからです。

そして情報の分散が防げることから、重要データをうっかり外部に漏洩してしまう心配も減らせます。

 

ファイルサーバー中心のネットワークは自社で構築します。チャットツールや社内SNSのように、外部サービスを利用するカタチではありません。

そのため、流行り廃りやサービスの終了に影響を受けず、一度作った情報共有の仕組みは長く使っていくことができます。

 

IOT Naviの前田
メッセージのみチャットツールで送り合い、データ自体はファイルサーバーで共有すれば、社内の情報がむやみに分散するのを防ぐことができますよ。

 

社内情報をチーム全体で共有するのに便利なITツールをご紹介しました。

 

ポイントは、

  • 使うツールは必要最低限(理想は1つ)にすること
  • 1回入力すれば全員に情報が回るような仕組みのもの(シングルインプット・マルチアウトプット)を選ぶこと

です。

 

機能を比較しながら、あなたの会社にぴったりのツールを探してみましょう。

 

 

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情報共有の仕組みは社員の意識なしでは完成しない

意識低い社員

便利なコミュニケーションツールを導入してみたものの、あまり使われずにいつの間にか元のやり方に戻っていた・・・なんて話をよく耳にします。

その大きな原因は「社員が情報共有に対してメリットを感じていない」こと。

部署や全社レベルの大人数が集まる組織で、何かしらやり方を変えようとすると必ず反発が出ます。

 

例えば情報共有の場合なら・・・

「今までの情報伝達のやり方に慣れていたのに、どうして変更しないといけないのか?」
「情報を共有する意図が分からない」
「新しいツールに情報を入力するのが面倒くさい」
「ノウハウを共有したら真似されて、営業成績に影響が出るかもしれない」
「いちいち行動を監視されているようで気が乗らない」

といった意見です。(実際は口にせず、心の中で思っている場合も多いですよね)

 

 

このような心理的ハードルをなくすには、とにかく「情報共有の目的とメリット」を伝え続けていきます。

 

とくにメリットに関しては、社員が自分事だととらえられるよう具体的に伝えていきます。

例)

  • このデータがチームで共有されれば、入力作業が毎月1人あたり〇時間減り残業しなくても済む
  • プロジェクトの進捗状況が共有されれば、毎朝〇分のミーティングがなくなり別の作業に時間を使える
  • 社員それぞれが持つノウハウを集めて共有すればマニュアルになり、新人教育が楽になる
  • スケジュールとタスクを共有すれば仕事が自然と早く進み、〇時退社が可能になる
  • 役に立つ情報を積極的に共有してくれた社員には、その量に応じてインセンティブを与える

 

すでにチームワークが抜群の組織においては、「1年後の売上げを〇%上昇させるために、他のメンバーをサポートできる情報はどんどん共有しよう」という大きな目的込みの空気を作れるでしょう。

 

そこまでの一体感がまだ出来上がっていない組織の場合は、大きな目的を語るより「情報共有することで、あなたが得られるメリット」を個々に伝えた方が響きます。

 

まずは目先のメリットでもいいので享受してもらい、その後ツールの利便性も感じてもらいましょう。

自分が提供した情報に対して感謝のフィードバックが来れば「認められた喜び」を感じ、次の情報共有に積極的になれます。

 

IOT Naviの前田
社内の情報共有の仕組みは、ツールだけ整えても機能しません。

徐々に社員の意識を高めていき、「情報共有することが当たり前の状態」に習慣化させることがポイントです。

 

 

まとめ

アイデア

ビジネスを成長させるには、情報からヒントを得ることが欠かせません。

社内に眠っている(滞っている)情報は、どんどん共有し、何人もの視点で分析してみましょう。

1人では気付かなかった売上げアップのヒントや、業務効率化に向けての改善点、問題解決の糸口が見つかる可能性が大きいです。

 

今やITツールの登場で、情報共有が誰でもスムーズにできるようになっています。

チームの意識を高めながら、活発なコミュニケーション体制を実現させていってくださいね。

 


 

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