クラウドPBXとは?仕組みやメリット・デメリット、費用を徹底解説

電話する女性

近年普及が進んでいる「クラウドPBX」をご存じですか?

ITを使ってビジネスのコミュニケーションに欠かせない「電話」をより便利に、より柔軟に使えるようにと生み出された技術です。

 

クラウドPBXを活用することで、

  • 多拠点をつないでリモートワークがやりやすくなる
  • 通話コストが減る
  • 私用のスマホやPCがビジネスフォン代わりになる

といった、これからの情報化時代に沿った効率的なコミュニケーションが可能になります。

 

今注目されているクラウドPBXについて、仕組みやメリット・デメリットを押さえていきましょう!

 

社内の電話環境に欠かせない「PBX」とはそもそも何か?

まずは基礎知識として、PBXの役割についてお話ししていきます。

PBX(Private Branch eXchange)とは「電話交換機」のこと。

オフィスにかかってきた外線電話を内線につなぐ、または内線同士をつなぐなど、電話の交換・接続に使用する機器です。

 

※PBXの仕組みのイメージ↓↓

PBX

 

【PBXができること】

  • 外線を内線につなぐ
  • 内線を外線につなぐ
  • 内線同士の通話
  • ダイヤルイン(特定の内線番号に外部から直通でかけられる機能)
  • 不在時や通話中に別の番号に転送する
  • パーク保留(通話を保留にして別の電話から対応する機能)

など

 

従来のPBX(レガシーPBX)はハードウェアで、1890年頃に開発されました。

1拠点につき1つ物理的な機器を設置し、その拠点内の外線・内線設定をおこなっていきます。

 

レガシーPBXは電話回線を使うため、回線の増減やオフィスのレイアウト変更をおこなう際には工事が発生します。

また、PBX自体の耐用年数が過ぎて買い換える必要があったりと、運用に大きなコストがかかることが問題でした。

 

これらの問題を解決し、オフィスの電話環境の利便性を上げるために生まれたのが「クラウドPBX」です。

 

 

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クラウドPBXとは?

クラウドPBXは、PBXの機能をインターネット上で利用できるようにしたサービスです。

ブラウザやアプリで社内の電話環境が構築できるため、物理的な機器の設置や工事が必要ありません。

「インターネット環境があればどこからでもサービスを利用できる」という特徴があるため、従来のPBXよりも自由度の高い運用ができます。

 

※クラウドPBXの仕組みのイメージ↓

クラウドPBX

 

 

クラウドPBXの9つのメリット

ビジネスマン スマホ

 

①離れた拠点同士でも内線でつなぐことができる

クラウドPBXの大きな特徴のひとつに、「離れた拠点どうしを内線でつなぐことができる」という点があります。

 

従来のPBX(レガシーPBX)では、機器が設置されている1拠点内でしか内線が利用できませんでした。

つまり、東京本社と大阪支社で通話するには、外線を使うしかなかったのです。

 

クラウドPBXは、電話交換機の仕組みがインターネット上にあり、ブラウザやアプリで操作します。

なので物理的な距離は関係なく、拠点が例え海外にあっても内線で通話することができます。

 

 

②通話コストの削減

離れた拠点同士を内線でつなげられることから、クラウドPBXは通話コストの削減にも役立ちます。

外線は通話料が発生しますが、内線の通話料は無料だからです。

 

本社と支社で頻繁に電話のやり取りがある場合、チリも積もれば通話料はふくらみます。

クラウドPBXの導入により、これら通話コスト削減の恩恵は大きいでしょう。

 

 

③初期投資費や工事費・メンテナンス費の削減

従来のPBX(レガシーPBX)は、ハードウェアの購入や電話回線工事など、社内の電話環境を作るまでにまずは大きな初期投資が必要でした。

さらには、ハードウェアの修理や点検など、メンテナンス費用もかかるのが普通でした。

 

対してクラウドPBXは、インターネット上で利用できるソフトウェアです。

ハードウェアの購入は必要ありませんし、電話回線の工事も不要です。メンテナンスはソフトウェアの提供元が随時おこなってくれます。

 

少ない初期投資で社内の内線・外線の環境を整えられます。

 

 

④すぐに利用を開始できる

インターネット上のサービスであるクラウドPBXは、利用開始までがスピーディーなのも特徴です。

電話回線工事が不要なため、申し込みからだいたい1週間ほどあれば使い始めることができます。

ベンチャー企業や新規事業など、ビジネスの速度と効率的なコストの両面が求められる場面に最適ですし、選挙事務所など期間限定で電話環境が必要な場合も重宝します。

 

 

⑤番号の増減や設定変更がWeb上で簡単にできる

社員の増員などで電話番号の追加が必要になったとき。クラウドPBXなら、アプリを操作する感覚で簡単に番号の増減や設定変更ができます。

複雑な機器などを触る必要がなく、設定がWeb上で完結できるのが特徴です。

 

 

⑥ビジネスフォンが必要ない

インターネットに繋がるデバイスであれば、クラウドPBXのサービスを利用できます。

ということは、お手持ちのスマートフォンや携帯電話がそのままビジネスフォンとして使えるということです。

 

オフィスの机の上に固定で置いておく電話は、もはや必要ありません。

ルールさえ策定すれば、私用のスマートフォンや携帯電話もビジネスフォンとして使え、社用携帯も不要になります。

その分、電話機を新たに購入するコストを抑えることができます。

 

 

⑦社外にいるときも外線(代表電話)・内線が使える

スマホなどの携帯端末に対応しているクラウドPBXは、その端末を社外に持ち出したとしても機能が使えます。

 

  • 出先から代表電話番号で取引先に電話をかける
  • 外出先から社内のスタッフへ内線電話をかける
  • 外出先で受けた電話を、一旦切ることなく社内のスタッフへ取り次ぐ

 

このように、柔軟かつ時間ロスの少ない電話対応が可能です。

 

 

⑧オフィス移転で住所が変わっても電話番号が引き継げる

オフィスの移転などで電話番号が変わると、取引先への連絡や名刺・パンフレットの差し替えなどさまざまなタスクが発生。本来の業務を圧迫してしまいます。

クラウドPBXは住所が変わっても電話番号を引き継ぐことができるため、移転などの際の混乱を最小限にできます。

 

 

⑨CRMなど外部システムと連携ができ、分析に役立つ

クラウドPBXは、顧客管理システム(CRM)など他の業務効率化Webツールとの連携ができます。

例えば顧客管理システムとの連携であれば、お客様から電話を受けた際に登録情報が表示され、スムーズな顧客対応ができるなどの利便性を感じられます。

これにより、お客様とのやり取りがデータとして蓄積。業務改善のための分析に利用することができます。

 

 

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クラウドPBXの3つのデメリット

ヘッドセット

従来のPBXに比べてはるかに柔軟な運用ができるクラウドPBXですが、当然デメリットもあります。

メリット・デメリットを十分に理解した上で、導入を検討していきましょう。

 

①ネット環境により音質が左右される

クラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用して通話します。

そのため、ネット環境が不安定な場所で使ったり、社員が一度にネットに接続したりすると音が途切れるなど、音質に問題が出る場合があります。

社内のネット環境自体が不安定な場合は、導入前にそれを整える工程が必要です。

 

 

②特殊番号にはかけられない

クラウドPBXの多くは、110番や119番など、特殊番号にはかけられない仕様となっています。

業種によりけりですが、特殊番号にかけられないデメリットに目をつぶれない場合は導入を控えた方が良いでしょう。

 

 

③運用コストがかかる

クラウドPBXはインターネット上のサービスですから、当然毎月の使用料がかかります。

適切なランニングコストで運用ができるよう、IT専門家などプロのアドバイスを取り入れながら導入を検討していくのがおすすめです。

 

【クラウドPBXのメリットをおさらい】

  1. 離れた拠点同士でも内線でつなぐことができる
  2. 内線エリアの広がりによる通話コストの削減
  3. 初期投資費や工事費・メンテナンス費の削減
  4. すぐに利用を開始できる
  5. 番号の増減や設定変更がWeb上で簡単にできる
  6. ビジネスフォンが必要ない
  7. 社外にいるときも外線(代表電話)・内線が使える
  8. オフィス移転で住所が変わっても電話番号が引き継げる
  9. CRMなど外部システムと連携ができ、分析に役立つ

 

【クラウドPBXのデメリットをおさらい】

  1. ネット環境により音質が左右される
  2. 110番など特殊番号にはかけられない
  3. 運用コスト(サービス利用料)がかかる

 

IOT Naviの前田
クラウドPBXには確かにデメリットも存在しますが、メリットと天秤にかけると、導入することでプラスに働く企業は多いのではないかと思います。

 

IP-PBXとの違いは?

クラウドPBXとよく混同されやすいのが「IP-PBX」です。

同じくインターネットを使った電話システムですが、クラウドPBXの方がIP-PBXの進化版と言って問題ないでしょう。

両者の違いを図に表すと、次の通りになります。

 

※IP-PBX↓

IP-PBX

 

※クラウドPBX↓

クラウドPBX

 

IP-PBXは「電話とインターネットを1つの回線に統合して通信をおこなう」が主目的になります。

電話とインターネットを別々の回線で利用するより、1つに集約した方がコストがかからないからです。

 

ただし、IP-PBXも拠点内にPBX(ハードウェア)の設置が必要になります。対してクラウドPBXは、インターネット上にPBXがあるためハードウェアの購入・設置は不要です。

クラウドPBXは、PBXのメンテナンスの手間をサービス提供者にお任せできるという点で、IP-PBXの進化版と言えます。

 

 

クラウドPBXにかかる費用

コスト

クラウドPBX導入に当たって、やはり気になるのが費用面だと思います。

クラウドPBXはインターネット上のサービスのため、どのくらいの規模で利用するかにより基本料金が変わります。

 

  • 何人分の回線が必要か?
  • どんな種類の電話番号を使うか?
  • オプションサービスの有無

などでランニングコストが変わることを踏まえ、サービスを比較してみると良いでしょう。

 

目安としては、初期費用で1~5万円、1回線あたりの利用料が月額2000円前後と設定されている場合が多いです。

 

IOT Naviの前田

クラウドPBX導入については、複数のサービスを専門的な視点で見比べられる人材がいた方が間違えずに選定できるでしょう。

もしも社内にそのような人材がいない場合は、外部のIT専門家にご相談ください。

もちろん弊社でも>>無料相談をおこなっております!

 

 

まとめ

電話する女性

現在、労務管理・顧客管理・経理など、さまざまな業務に対するクラウドサービスが生まれています。

クラウドPBXもそのひとつですが、「電話」という、どの世代にとっても身近な通信手段であるため、数あるクラウド製品の中でも社内への浸透がしやすい傾向があります。

 

拠点内に置かれたPBXのメンテナンスを負担に感じている。
複数の支社と連絡を取り合っていると、毎月の通話料金が高くなる。
今よりもスムーズな電話対応や取り次ぎを実現させたい。

このようなお悩みをお持ちの場合は、一度クラウドPBXへの切り替えを検討してみてください。

 


 

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