「ITを活用すると業務効率化ができる」
こんな話を耳にして興味はありつつも、具体的に何から始めていけばいいのか分からない方も多いのではないでしょうか？
大がかりな機器やシステムを導入しなければいけないのか？
社内の情報伝達の仕組みをガラッと変えなければいけないのか？
IT化してどれくらい業務効率化ができるのか？
イメージがあいまいなままで進めるIT化は、不安要素が多すぎますね。
業務効率化にまつわるITツールや方法は、世の中たくさんあります。
たくさんあるといっても、正直あれもこれも取り入れていられません。
そんな時は一先ず、「最低限これだけやっておけばかなり業務効率化できる」という方法を3つ取り入れてみましょう！
この記事では、弊社が多くのオフィスに提案してきた「業務効率化に効果的な3つのIT化ポイント」について、詳しくお話ししていきます。
この内容を参考に、あなたのビジネスのIT化のイメージを固めてみてください。
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業務効率化に効果的な3つのIT化ポイント
弊社はこれまで100社以上のオフィスのIT化に関わってきました。
その傾向を見ると、多くのオフィスが次にあげる業務効率化に効果的な3つのIT化ポイントをクリアしたことで業務効率化に成功しています。
- ITで業務効率化①：通信機器をサクサク動かしてタイムロス減！
- ITで業務効率化②：社内での情報のやりとりをITツールの活用で簡素化！
- ITで業務効率化③：IT化で社内での情報共有を一元化！
どれもそこまで難しい話ではありません。今まで耳にしたことのあるツールや機器を活用することでクリアできるポイントです。
それぞれ詳しく解説していきます。
ITで業務効率化①：通信機器をサクサク動かしてタイムロス減！
ITで業務効率化をする手法として、一番初めに取り組んでほしいのが通信機器の最適化です。
電源を入れてから起動するまでの時間が長い。
処理速度が追いつかずに作業中に固まってしまう。
仕事が思うように進まないですよね？
パソコンや複合機、ビジネスフォン、従業員用スマートフォンなど、オフィスで日常使っている通信機器は消耗品です。
時が経つにつれ処理能力が落ちます。
時間の感じ方は人それぞれですが、多くの従業員が「早く動かないかなぁ・・・」と思っているのであれば、その待ち時間はムダそのものです。
例えば起動に10分かかるパソコンであれば、ひと月（20営業日）に直すと200分のタイムロスとなります。
同じようなパソコンを10人がそれぞれ使っているとしたら、月に合計2000分（約33時間）のロスです。
このように、チリも積もれば業務効率化に悪影響を及ぼす通信機器の性能は、早めに見直すべきです。
何年前に導入したのか覚えていないような通信機器を使っているのであれば、「今の業務量に適した性能」のものに入れ替えてみてはどうでしょうか？
時間は貴重です。
1人1人の作業時間が短縮できれば、オフィスにとても大きな財産となります。
しかし今では、リースができたり、性能の良い中古品が安価で出回っていたりと、低コストで入れ替えができる環境が整っています。
ITによる業務効率化のまず第一歩は、身近な通信機器がサクサク動くようにし、毎日のちょっとしたタイムロス（待ち時間）をなくすことです。
ITで業務効率化②：社内での情報のやりとりをITツールの活用で簡素化！
ITで業務効率化をする手法として次に取り組んでほしいのが、社内での情報のやり取りを簡素化することです。
あなたのオフィスでは、違う部署や担当者と情報をやりとりする際に、どんなツールを使っていますか？
もしも「メール」を使っているとしたら、違うITツールに変える方が業務は確実に捗ります。
弊社がよく提案する代替案として「社内SNS」と「電話の内線化」の2つがあります。
この2つはメールのやりとりよりもずっと直感的に情報がやりとりできるため、スピーディーに業務を進めることができます。
それでは「社内SNS」と「電話の内線化」について説明していきますね。
「社内SNS」とは、ビジネスの情報交換・共有用に作られたインターネット上のコミュニケーションツールです。
chatwork（チャットワーク）やTalknote（トークノート）などが代表的です。
社内SNSがメールよりも優れている点は、
- 操作が直感的でITが苦手な人でも使いやすい
- 画面をスクロールしていけばやりとりの履歴を簡単に確認できる
- グループでの情報共有が簡単
- タスク管理ができる
というところです。
例えばチームで同じ情報を共有したい場合を比較すると、
【メールの場合】
情報の保持者が他のメンバーに1通ずつ同じ内容のメールを送る。
もしくは宛先をCC（同じ内容を複数人に送る）設定にして、情報を送りたいメンバーのメールアドレスをひとつずつ追加した後、一斉送信する。
【社内SNSの場合】
チームであらかじめグループ（情報共有の部屋）を作成。その部屋に情報を1回投稿すれば、全員に瞬時に行き渡る。
その分情報そのものに集中することができますし、「違う相手に送った」「迷惑メールボックスに振り分けられて見ていない」などのやりとりミスを防ぐことにも繋がります。
次に、「電話の内線化」は、PBX（電話交換機）という通話を振り分ける装置を導入することで実現します。
従来は、PBX（電話交換機）という装置そのものを社内に置く必要があり、導入コストと手間がかかるものでした。
さらに、内線通話ができるのは「PBX（電話交換機）が置かれている建物の中の人」に限られていました。
例えば、支社宛ての電話が間違って本社にかかってきた場合。いったん電話を切って本社から折り返すなど、電話対応に「数分間のロス」が発生していましたよね。
それに対して近年では、インターネット上に電話交換機を置く「クラウドPBX」が登場しました。
クラウドなのでPBX（電話交換機）を自社に置かなくても、インターネット上のソフトウェアで社内内線化が簡単にできるようになりました。
クラウドPBXの便利なところは、インターネットに繋がる通信機器であればどれでも内線に使用できることです。
それこそ、モバイルPCやスマートフォン、タブレットまでもが社内電話として使えます。
つまり、場所を選ばず
- 外線の保留から内線への転送
- 代表番号からの発信
- 別の拠点への内線
- 営業時間外の自動音声対応
などができるようになり、電話での情報のやりとりが劇的にスムーズになりました。
外出先で内線に出る、手元にあるスマホから代表電話番号で電話する、別の拠点に回したい通話も切らずにすぐ回せる。
電話対応がスピーディーになれば、業務効率も比例して上がっていきます。
直感的に操作できるITツールを取り入れることで、作業の重複や時間のロスがなくなり、それが積み重なって全体の業務効率化に繋がるのです。
ITで業務効率化③：IT化で社内での情報共有を一元化！
ITで業務効率化をする手法として最後に取り組んでほしいのが、「社内での情報共有の一元化」をITで仕組み化することです。
具体的には、オフィスにファイルサーバーやルーターを設置して、必要な情報を集約させます。
ファイルサーバーとは、許可されたユーザーのみが使用できるデータの共有保管庫のようなものです。
ルーターは、離れた地点間での情報のやりとりを高セキュリティの状態でおこなうための、中継機の役目となります。
そこに従業員が使うパソコンやスマートフォンを無線接続できるように設定し、いつでもサーバー内の情報にアクセスできるような仕組みを作ります。
必要な情報が必要なタイミングで手に入る状況が叶えられると、例えば次のようなシーンが回避できます。
【例1】
取引先のデータを営業社員がそれぞれ自分のパソコンで保管していたとしましょう。
もちろんこの状態では、自分の担当以外の取引先の状況は把握できません。場合によっては、他の社員が担当する取引先の名前すら知らない可能性もあります。
この情報管理体制のまま業務を続けていくと、
- 他の担当者が受け持つ取引先からの連絡に対して、適切に対応できない
- 他の担当者が受け持つ取引先の情報を預かったとしても、伝え忘れなどのケアレスミスでデータに反映されない
- 情報を他の社員にUSBなどで渡すとき、時間的ロスが大きく紛失リスクも高い
などといったトラブルが想定されます。
↓↓↓
情報共有が一元化されれば！
- ファイルサーバーに共有された取引先データにアクセスすれば、クライアント別にどんな対応をすればベストなのか？がすぐに分かる
- ファイルサーバーに保管されたデータを編集すれば、即座に更新内容が共有できる
- 情報共有の仕組みが整っていれば、「データを渡す時間」が省かれる
【例2】
本社と支社など、離れたところにあるデータを確認したい場合を考えてみましょう。
拠点間で情報共有の仕組みが整っていなければ、電話して口頭で伝えなければならなかったり、メールでのやりとりを繰り返したりと、情報の伝達が効率的とは言えません。
↓↓↓
情報共有が一元化されれば！
拠点間同士で共有するファイルサーバーに必要な情報をアップロードしておけば、どこからでもデータの閲覧ができる
重要な情報が個別で管理され全員が把握できていない状況を「ファイルサーバーで共有」というかたちにすれば、情報のやりとりの手数を大幅に減らすことができます。
ここまでは、3つの「業務効率化で効果的な3つのIT化ポイント」をご紹介しました。
- ITで業務効率化①：通信機器をサクサク動かしてタイムロス減！
- ITで業務効率化②：社内での情報のやりとりをITツールの活用で簡素化！
- ITで業務効率化③：IT化で社内での情報共有を一元化！
この3つをポイントを押さえれば、最低限これだけやっておけばかなり業務効率化できるということです。
日々の業務が、ほんの少し素早く直感的になるだけでも、長期的に見ると数百時間や数千時間のロス削減に繋がります。
業務効率化で浮いた時間は、次の戦略を考える時間に使ってもいいでしょう。従業員の余暇に充て、心身のリフレッシュを促してもいいでしょう。
いずれにせよ、今までかかっていた労力をIT化で省いていけば、ビジネスの進み具合に計り知れない好影響を与えます。
ITを使った最新の業務効率化手法
さて、ここまでは、最低限これだけやっておけばかなり業務効率化できる3つのIT化ポイントの話をしてきました。
これからお伝えするのは、実用化されて間もない最新の業務効率化手法です。
「RPA（Robotic Process Automation）」という言葉をご存じですか？
「RPA」とは、簡単に言えば「事務系作業をロボットで自動化する」ことを意味します。
人手不足が叫ばれる中小企業において、今後「RPA」の導入が進んでいくと注目されています。
実際に「RPA」でどんなことができるのか？
基本的には「データ入力や集計」、「検索や抽出」、「チェック」などの単純な事務作業を、あらかじめ手順を登録したロボットに肩代わりさせ、素早く自動的に処理することができます。
ロボットの正確性は、入力ミスなどの人的エラーを防ぐことにもなります。
ヒトの資源が不足していたり、大幅な作業時間の削減を望む企業にとっては、RPAはありがたい存在になるでしょう。
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アナログからITへの移行はどうすればできるのか？
今までのアナログ業務をITで効率化しようとするならば、「業務プロセスの変更」が必要になります。
簡単に「IT化」と言えども、実現するには
- どんな業務がロスに繋がっているのか？の分析
- 導入するITツールを数ある選択肢の中から厳選
- 候補のITツールが問題なく動くかどうか？社内の通信環境の確認
- 「今までのやり方がいい派」を納得させること
- 導入までのスケジュールと業務マニュアルの作成
- 継続的な社員のIT教育
- 導入後の効果測定
など、たくさんの課題をクリアしていかなければなりません。
さて、あなたのオフィスにはこれらの課題をクリアできる人材がいるでしょうか？
少なくとも、通信の分野について詳しい社員でなければ、どんな業務がロスに繋がっているのかを見抜いたり、「今までのやり方がいい派」を納得させるのは難しいのではないかと思います。
ITを使った業務効率化を成功させるには、通信について広い知識を持った人材と共に進めていくのがベストです。
もしも社内にいないのであれば、外部の専門家とタッグを組むなどしていきましょう。
どんな業務にロスが隠れているのか？
最適なIT化の方法はどれか？
従業員教育はどうするか？
これらを明確にしながら、企業の成長に欠かせない「時間」というリソースをITで確保していきましょう。
まとめ
ITで業務効率化をするとビジネスの速度を劇的に上げる3つの手法と最新の業務効率化の手法は次のとおりです。
- ITで業務効率化①：通信機器をサクサク動かしてタイムロス減！
- ITで業務効率化②：社内での情報のやりとりをITツールの活用で簡素化！
- ITで業務効率化③：IT化で社内での情報共有を一元化！
- 最新の業務効率化手法：事務系作業をロボットで自動化する「RPA」を導入！
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ITの分野は日々技術が進んでいます。ビジネスの利活用においては「もっとシンプルに、もっと素早く、もっと省力化を」という傾向が見て取れます。
今やっているルーティンワークを時代に合わせて見直すことで、業務効率化に何倍もの効果をもたらす可能性があります。
ぜひ宝探しのつもりで、日々の業務をチェックしていってください。
- 自社の業務にどんなロスが隠れているのか診断してほしい
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