毎月支払っている複合機のコスト、気になりませんか？
機器のリース代＋保守料金（カウンター料金）＋紙代
合計すると、地味に痛い金額になりますよね。
複合機のコストを削減するには、機器の選び方や導入後の使い方にコツがあります。知らずに使い続けるのと、コツを駆使して運用するのとでは、長期的に見てコストに大きな差が出ます。
この記事では、オフィス機器の運用コンサルをおこなう弊社の視点から、複合機の効果的なコスト削減アイデアをお伝えしていきます。
大切な経費はビジネスの肝の部分に回せるよう、バックオフィス業務に関するコストを最小限にしていきましょう。
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複合機のカウンター料金と紙代を削減するには
複合機を動かす度にかかるコストは、カウンター料金と紙代です。
カウンター料金とは、トナー代や修理点検費、部品交換費などが含まれた料金のことで、1枚の印刷あたりいくらかかるか？で表します。
相場はモノクロ印刷が1.0～2.0円/枚、カラー印刷が10～20円/枚です。
※ちなみに弊社経由で複合機の導入をされた際は、カウンター料金が「モノクロ1.0円以下、カラー10円以下」になるようなプランを組み立てます。詳しくは後ほど書きます。
話を戻すと、通常複合機にかかるコストは、
- 枚数を刷れば刷るほど高くなる（従量課金制）
- モノクロ印刷の方がカラー印刷よりも高くなる
ということになります。
ひとまず今使っている複合機のランニングコストを削減するには、なるべくモノクロ印刷を使用し、印刷枚数も減らす工夫をしていきます。
【コスト削減アイデア①】両面印刷や集約機能を活用する！
両面印刷機能はその名の通り、1枚の紙の裏表に印刷をする機能です。使用する紙の枚数を減らすことができます。
集約機能とは、何枚分かの情報を1枚の紙に割り付けして印刷する機能です。例えば、A3用紙1枚にA4用紙2枚分の情報を印刷するなどです。
1枚の印刷あたりにかかるカウンター料金は、用紙の大きさが違っても一律です。つまり集約機能を活用すると、カウンター料金の削減になるのです。
このように、複合機の印刷設定をほんのちょっと変更するだけで、毎月のカウンター料金と紙代が削減できます。
【コスト削減アイデア②】FAXをペーパーレス化する！
取引先からのFAXや、広告FAXを受信する回数が多い場合、毎回複合機で印刷していると結構な枚数になります。
その分カウンター料金や紙代が発生しますし、複合機を動かす分故障リスクも増えますよね。
【PC FAXとは？】
パソコンと複合機を繋ぎ、パソコンの画面上でFAXの送受信ができるようにした機能です。大手の複合機には大体搭載されています。（設定方法は機種によって違います）
データをFAXするためにいったん印刷したり、受信の度に印刷されたりする手間が省かれ、紙代やカウンター料金の削減に役立ちます。
【FAXのメール転送とは？】
受信したFAXを、印刷せずに任意のメールアドレスに転送する機能です。
複合機自体で設定ができる場合がありますが、「インターネットFAX」という外部サービスを利用して転送させることもできます。（※ただし、インターネットFAXの場合はFAX番号が変わる可能性があります。）
FAXの内容をデジタルデータとして保存できるため、ペーパーレスによる複合機のコスト削減と同時に、紙の紛失のリスクも防ぐことができます。
【複合機のハードディスク保存とは？】
受信したFAXを印刷せずに、いったん複合機のハードディスクに保存。後から複合機の操作画面上で確認して、必要なFAXだけ印刷する方法です。
多くの複合機には付いている機能で、受信設定を変更すればハードディスク保存ができるようになります。
不要な広告FAXなどまで印刷されることがなくなり、複合機のランニングコストを下げられます。
最近の複合機にはさまざまな機能が付いています。ペーパーレス化に役立つ機能は積極的に利用して、カウンター料金や紙代の削減に繋げていきましょう。
【コスト削減アイデア③】社内文書をペーパーレス化する！
場合によっては何十部にもなる紙文書。これをできる限りデジタル化することが、実は複合機のコスト削減には大きな効果があります。
オフィス機器の運用コンサルをおこなう弊社がよく提案するのが、ファイルサーバーを使った社内ネットワーク環境を作ることです。
ファイルサーバーとは、平たく言えばデジタル情報を保存しておく場所のことです。
そこにパソコンやスマホ、タブレットを使って社員がアクセスし、情報の閲覧や編集ができるようにします。
そのような環境を作れば、わざわざ複合機で人数分の文書を大量に印刷せずとも、簡単に情報共有ができます。
※イメージ
例えば、数十人に渡す資料を印刷した後に内容の修正が必要になったら、修正後もう一度印刷をかけることになります。複合機のカウンター料金や紙代は2倍になってしまうわけです。
ですが情報をデジタルにしてファイルサーバーで共有しておけば、修正後のコストはかかりません。修正内容の反映もすぐにおこなわれるので、スピーディーな情報共有ができます。
紙で扱っていた文書をできる限りデジタル化。そして共有する仕組みを作ることで、複合機のコストはもちろん、情報共有にかかっていた時間までもが削減でき、業務効率化にも繋がります。
最適なコストの複合機を選ぶには
複合機自体のランニングコストであるリース代とカウンター料金は、反比例の関係になっています。
高性能（印刷スピードが速い）機種のリース代は高くなる傾向があります。
これは毎月大量に印刷するオフィス向けの複合機です。その分、1枚あたりにかかるコスト（カウンター料金）は安くなります。
反対に、印刷スピードがゆっくりの機種はリース代が安く、カウンター料金は高くなります。
それほど印刷をしないオフィスは機種自体を安く導入できる代わりに、1枚あたりの印刷コストは高くなるわけです。
このような料金の仕組みを考慮すると、「毎月の印刷量に合った性能の複合機を選ぶ」ことが、とても重要であるということが分かります。
リース代ばかりに気を取られて安い機種を契約すると、毎月のカウンター料金の高さに悩んだり、複合機の印刷スピードが遅くて業務が捗らないといった可能性が出てきます。
かといって、大は小を兼ねるで業務に対して高性能すぎる機種を契約しても、リース代が負担になります。
新たに複合機のリースを検討する際には、毎月どれだけの枚数を印刷しているのか？をきちんと数字にし、機種選びの判断材料にすることが大切です。
複合機の性能は「1分間の印刷枚数」や「月間印刷枚数の目安」といった数字で提示されます。
それらと自社で毎月必要な印刷量を照らし合わせながら、業務がスムーズに進む印刷スピードで、なおかつ納得できるコストの複合機を選びましょう。
相場はモノクロ印刷が1.0～2.0円/枚、カラー印刷が10～20円/枚ですが、弊社経由で複合機を導入された企業は「モノクロ1.0円以下、カラー10円以下」で契約しています。
詳しい仕組みについては、こちらからメールでお気軽にご相談ください。
【コスト削減アイデア④】リースの「組み直し」を利用する！
現在契約している複合機のリース期間が残りわずか（目安として1～2年）である場合、リースの組み直しをすることで毎月のコストを削減できる可能性があります。
リースの組み直しとは、今のリース契約の解約金を新しい機種のリース代に組み込み、新たにリース契約をする方法です。
今リースしている複合機が業務量に合っておらず、どうにもコストがかさむ・・・という場合、最適な機種にリースの組み直しをすることで、納得のいく機能を納得のいく料金で使えます。
ただし、リースの組み直しは失敗すると逆効果をもたらします。
前のリース契約の解約金（毎月のリース料×残り期間分）を持ち越しますから、タイミングが早すぎると組み直し後の毎月のコストは高くなってしまいます。
【コスト削減アイデア番外編】「リースよりもレンタル」という選択肢も！
「社内に複合機を設置する＝リース契約」という等式が一般的ですが、最近では「複合機の定額制レンタル」というサービスも登場してきています。
リース契約のデメリットである
- 印刷したらした分だけコストがかかる
- 5～7年の長い契約期間に縛られる
という点をカバーするように、「毎月決まった金額を払えば印刷し放題」「短期契約OK」で複合機が導入できます。
特に毎月の印刷枚数が数千枚に及ぶほど大量に刷る場合は、カウンター料金が1枚ごとにかかるリース契約よりも、定額制の複合機の方が圧倒的にコストパフォーマンスがいいです。
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まとめ
毎月かかる複合機のコストを削減するには、使い方や機種の選び方など、いたるところにコツがあります。
- 両面印刷や集約機能など、1枚の紙に最大限印刷ができる設定をする
- パソコンや複合機の画面上でFAXを操作できる設定をし、不要な印刷を省く
- 社内で使う文書のデジタル化と共有でペーパーレス化を進める
- 毎月の印刷量に最適な機種を選ぶ
- 最適な機種へリースの組み直しをする（現在のリース期間が残りわずかな場合）
- 定額制レンタルなど、別の複合機サービスを利用する
あくまでも大切なのが「業務が捗る性能の複合機を使う」ということです。
コスト削減と称して、印刷スピードが遅くてイライラするような安価の機種を導入するのは本末転倒です。
生産性を保つ、もしくはアップさせつつも、適正なコストで複合機を使えるようなプランニングが重要なのです。
もしもそのようなプランを考えている時間がない！という場合は、ムリせず第三者に任せましょう。
さまざまな複合機の業者をフラットな視点で比べられる専門家と共に進めていけば、どれがベストな選択肢なのか分かるはずです。
今回は、複合機に継続的にかかるコストをどう下げるか？というお話をしていきます。