法人が通信費削減を自力でやってはいけない2つの理由

コスト
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、「法人企業の通信費を削減するにはどうすれば良いか?」というテーマでお話をしていきます!

 

毎月必ず発生する通信費。これを減らすことができれば、長期的に見ると大きなコスト削減になりますよね。

通信費が膨らみがちな法人企業では、どうにかして毎月の料金を下げられないか?検討を重ねているところも多いでしょう。

 

企業の通信費を削減するためのコツは、通信専門の部署や社員がいるかどうか?で変わってきます。

  • 通信専門の部署や社員がいる!
    この記事の序盤でお伝えしていく方法を、通信専門の社員が中心となっておこなってください。
  • 通信専門の部署や社員がいない!
    自力で通信費を削減しようとすると「2つの壁」にぶつかります。外部のIT専門家に任せた方が最適な通信費にできます。

 

通信プランの契約内容は何かと複雑です。

なので詳しい人材が「会社の業務を滞らせず、それでいて今よりも安い通信プラン」を把握して、切り替えていく必要があります。

 

では具体的に、どんなプランなら通信費の削減につながるか?
通信専門の人材がいない企業が自力で通信費の削減をしようとしたとき、立ちはだかる「2つの壁」とは何なのか?

 

これから詳しくお伝えしていきますね。

 

 

固定電話のコスト削減方法(通信専門社員がいる法人向け)

IOT Naviの前田
オフィス内の固定電話(ビジネスフォンなど)にかかる通信費を削減するには、「加入している電話サービスプランの見直し」を重点的におこなっていきます。

 

 

契約業者を変えたくない場合のプラン見直し

加入している電話サービス業者を変更したくない場合は、今のプランが業務量に対して合っているか?余計なオプションが付いていないか?をチェックしていきます。

 

  • 利用頻度に対して契約しているプランの内容が手厚すぎる
  • 契約時に「一応」で入っておいた、使いもしないオプションサービスがそのままになっている

これらを見直していけば、毎月の電話代は削減できます。

 

 

契約業者を変えてもいい場合のプラン見直し

電話サービスの業者が変わっても問題ないのであれば、別業者の割安プランに切り替えるのがおすすめです。

 

例えば、NTTの加入電話(アナログ回線)やINSネット(デジタル回線)よりも、ソフトバンクが提供している「おとくライン」という法人向け電話サービスの方が割安です。

 

会社がIP電話を使用している場合も、楽天コミュニケーションなどの割安の回線に乗り換えれば通信費の削減になります。

 

 

もっと根本的に電話の仕組みを変えてもよければ、「クラウドPBX」の導入も考えてみましょう。

クラウドPBXは従来の電話の仕組みと違って、

  • 固定電話(ビジネスフォンなど)が不要
    →スマートフォンやPCで代表番号からの発信、内線の受信ができる。固定電話機代の削減。
  • 電話交換機(PBX)の設置不要
    →交換機はインターネット上にある。
  • 遠方の拠点とも内線でつなぐことができる
    →内線電話は無料のため、通話料削減。
  • 電話増設やオフィス移転時の回線工事が不要
    →工事にかかる費用の削減。

 

という特徴があります。

 

ビジネスフォンのリース代や、電話の増設の度にかかる工事費がなんともムダに感じる・・・という場合は、クラウドPBXのコストパフォーマンスが気に入るはずです。

※クラウドPBXは月額料金制ですが、使う社員数によって料金が異なります。

 

 

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社員の携帯電話やスマホのコスト削減方法(通信専門社員がいる法人向け)

IOT Naviの前田
社員に会社から支給している携帯電話やスマートフォンは、通話プランを見直すことで通信費の削減につながる場合があります。

 

社員用の携帯端末の通話料金プランは、個人向けよりも法人向けの方が圧倒的に低コストです。

もしも今の契約が個人向けプランなのであれば、なるべく早めに法人プランに切り替えてみましょう。毎月の料金が半分ほどになる可能性があります。

 

スマートフォンを使っている場合は、大手キャリアから格安SIMへの切り替えも検討してみるといいでしょう。

 

 

さらに、これはあまり知られていない契約方法なのですが、携帯サービス業者と直接交渉して契約条件を決める「相対プラン」というものもあります。

これにより、世には出ていない特別な低料金プランで携帯端末を利用することもできます。

 

交渉力に自信のある通信担当者がいる場合は、相対プランの契約に挑戦してみるのもひとつの手です。

 

※会社の電話代の削減については、こちらの記事も参考にどうぞ↓
>>会社の電話代の削減のためにやっておきたい「3つの見直し」

 

 

インターネット回線のコスト削減方法(通信専門社員がいる法人向け)

IOT Naviの前田
インターネット回線は、料金が安ければ安いほど通信速度に不安があります。

  • どんな業務で
  • どのくらいの数の通信端末を
  • どのくらいの時間(時間帯も含め)インターネットに繋ぐのか?

会社の使用状況をよく見極めた上で、通信費の削減に取り組みましょう!

 

インターネット回線も電話サービスと同様、まずは今のプランが業務量に対して合っているか?余計なオプションが付いていないか?をチェックしていきます。

 

  • 利用頻度に対して契約しているプランの内容が手厚すぎる
  • 契約時に「一応」で入っておいた、使いもしないオプションサービスがそのままになっている

これらの内容を、回線業者とプロバイダのそれぞれに対して見直していけば、毎月の料金は削減できます。

 

 

また、今と同等のスペックで他社の格安プランに切り替えられないか?についても検討していきます。

 

例えば現在、回線をフレッツ光ネクストビジネスタイプで契約しているなら、同じ通信速度でも「NURO biz」なら料金は半額程度です。(ただし、対応する通信機器に制限があります)

 

プロバイダも同じく、他社でもっとコストを抑えた契約ができるところはないか?比較検討してみるとよいでしょう。

 

※インターネット回線の選び方については、こちらの記事も参考にどうぞ↓↓
>>業務用インターネット回線の失敗しない選び方!ITコンサルおすすめ3選


IOT Naviの前田
「通信費」と一言で表しても、その中には電話代、携帯端末の料金、インターネット回線、プロバイダ料金などさまざまなものが含まれています。

どれも複数の業者がありますから、どの業者のどのプランがコストパフォーマンスがいいのか?通信専門の社員が中心となって検討していきましょう!

 

 

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通信専門の社員がいない法人が、通信費の削減を自力でやってはいけない2つの理由

通信専門の部署や社員が社内にいない場合。

通信費の削減を自力でおこなうと、次の2つの壁にぶつかってしまう可能性が高くなります。

 

 

1.時間的ロスが大きい

時間

「通信費」というひとくくりの中には、インターネット回線、プロバイダ、法人用固定電話、法人用携帯電話など、さまざまな費用が含まれます。

そしてそれぞれに対して、世の中多くのサービスが提供されています。

 

通信サービスの一例
(※それぞれのサービスで、さらにいくつかのプランに枝分かれしています。)

インターネット回線(回線サービス)やプロバイダ(インターネット接続サービス)
→NTT、NURO光、SO-net、Asahiネット、OCN、Biglobe、au光、@nifty、Yahoo!BBなど

法人用固定電話、携帯電話
→NTT、KDDI、楽天コミュニケーションズ、docomo、au、SoftBank、Y!mobileなど

 

複数ある通信サービスの中から、通信費削減のためのプランを社員が自力で選ぶとしましょう。

さて、自社の業務に最適な通信環境を作れて、なおかつコスト削減にもつながるサービスを選ぶまでには、どれだけ時間を要するでしょうか?

 

 

まずは自社の通信プランの契約内容を、契約書などを見返して確認。

次に、世の中にたくさんある通信サービスの特徴や、自社にとってのメリット・デメリットを理解。

候補を絞った後に、相見積もりを取って・・・という風に、通信費削減に携わった社員の時間的ロスがかなり大きいことが分かります。

 

 

通信専門の社員がいない法人企業がこれをやろうものなら、それは本業の時間を割くことになります。

通信サービスの説明には専門的な用語が並ぶものも多いですから、各サービスの特徴を理解して、自社にとって都合が良いのかどうか判断するまでには特に時間を要するでしょう。

 

通信費の削減のために時間を割き、本業の生産性を落としてしまうのは、あまりおすすめできるものではありません。

 

 

2.ベストなプランの組み合わせやサービスの選択肢に気付かない

プラン

通信専門の社員がいない法人企業が「通信費の削減」と称してよくやってしまうのが、日頃こなす業務レベルに合わないプランを選んで契約してしまうということです。

 

世の中に提供されている法人向け通信サービスには、実にいろいろなプランがあります。

基本プランの他にオプションサービスが用意されていたり、他のサービスとセットになるプランが用意されていたり、比較検討すればするほど選択肢が増えていきます。

 

 

通信費を削減することはコスト的には良いことかもしれませんが、その結果、不便になっては元も子もありません。

また、もっと低料金で利用できるプランがあるのにも関わらず、それに気付かずに効果的な通信費削減をおこなえない場合もあります。

 

つまり、膨大な選択肢の中から「自社の業務がスムーズに進み、なおかつ最も効果的に通信費削減ができるプラン(やプランの組み合わせ)」を選ぶには、通信に対する相当な知識や経験値が必要だということです。

 

そんな人材が社内にもしいないのであれば、通信費の削減は自力より他力を使った方が上手くいきます。

 

 

法人企業の通信費削減は「専門家」と「定期的」にがポイント

プラン提案

法人企業の通信費削減は、単に毎月かかる金額を減らすという見方ではなく「最適化する」という見方が重要です。

 

業務が滞りなく進む(むしろ高パフォーマンスになる)通信環境を低コストで叶えるためには、どの通信サービスのどのプラン(やプランの組み合わせ)が最適か?

複数のサービスの情報を横断しながら、的確に判断できる通信専門家の力が欠かせません。

 

 

社内に専門家がいない場合は、通信費の削減は外部の専門家に任せる方が安心です。

通常の業務に充てる時間を削ることなく、最適化されたプランを得ることができるからです。

 

 

そして、通信サービスの世界は進歩が早いですから、定期的に契約内容を見直していくこともポイントです。

 

ほんの2~3年前までは存在していなかった便利で低コストな通信プランが今では使える、ということがよくあります。

それらを上手く取り入れていくことで、常に最適な通信費で業務をこなすことが可能です。

そんな最新の通信サービスの情報も、やはり専門家とタッグを組むことで手に入ります。

 

 

コスト削減を含む通信環境の最適化は、1回やれば終わり、というわけではありません。時代に合わせて、企業の経営計画に合わせて、柔軟に対応していきましょう。

 

そのために意識すると良いのが「専門家と定期的に」ということです。

 

 

まとめ

オフィス

「自社は毎月どのくらいの通信量を使っているのか?」
「自社の業務を滞りなく進めるためには、どんな通信環境が必要なのか?」
「今の通信契約のどこに無駄があるのか?」
「無駄を省きつつも、快適な通信環境を整えるにはどのプランが最適なのか?」

 

法人企業が通信費を削減するためには、さまざまなことを考えていく必要があります。

最も重要なのが、「日頃の業務を十分カバーできる通信環境でありつつ、低コストになるようなプランを選ぶ力」です。

 

社内の通信に対する理解度はどのくらいでしょうか?まずはそれを確認した上で、誰が、どのように通信費削減を進めていくのか考えていきましょう。

 

 

IOT Naviの前田
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