中小企業がITサポートを外部委託するときに気をつけたいポイント

協力者
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、外部にITサポートの依頼を検討している方に向けて「自社にぴったりの専門家を選ぶコツ」をお伝えしていきます。

 

多くの中小企業では、通信機器・システムの保守管理やデータ分析ができる「IT人材」が不足しています。

中小企業のIT人材充足度

※商工中金「2017年 中小企業のIT活用に関する調査」より

 

この問題を解決するために「外部からのITサポートを利用する」という選択肢があるのですが、中小企業のITサポートは「対症療法」のみでは不十分です。

 

では、どんなITサポートを味方にすべきか?

本当に必要な要素をお話ししていきたいと思います。

 

 

中小企業のITサポートに必要な要素

itサポート

IT人材が不足している企業を本当の意味でサポートするには、「全体を見る力」と「先見の明」が必要です。

 

全体を見る力とは?

  • 社内で使用されている通信機器・システムの接続や相性、契約内容を把握し、不要なものを省いて必要なものを提案する力
  • 社内の通信機器の使用状況を把握し、間違った使い方によって現れているリスクや業務の停滞を見抜く力

先見の明とは?

ITの世界の進度を把握しながら、その企業の成長目標の達成に最適な「通信の仕組み」を提案できること

 

ITは所詮ツールです。

大切なのは、「そのツールをいかにうまく使ってビジネスの成長速度を上げていくか?」です。

 

なので、中小企業のITサポートは、

「社内のパソコンの速度が遅くて使いづらい」
「社内LANの調子が悪くて通信が切れる」
「セキュリティ対策のやり方が分からない」

などの”点の問題”を解決する対症療法ができることはもちろんですが、その先の「企業の成長に直結するIT環境最適化案」まで提案できることが大事なのです。

 

 

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ITサポートを依頼する基準

時間

ITに関してサポートが必要だ・・・。

そう感じるのは、何か問題が表面化したときでしょう。例えば、

  • 比較的パソコンに詳しい社員にひとまずIT部門を兼任させていたが、負担が大きく本業に支障が出てきた
  • スパムメールが大量に届くようになり、業務に支障が出てきた
  • 通信コストが高い気がするから見直したい
  • パソコンや複合機など、いつも使っている機器の調子が悪いが解決方法が分からない
  • 社内ネットワークの構築方法が分からない

このようなお悩みがハッキリ出てきたときですね。

 

ITサポートを依頼するきっかけとしては、もちろん問題が表面化したときがベストタイミングとなります。

 

 

ですが、とくに問題がなくとも、

「毎月当たり前のようにデータ集計作業をしているけど、この業務に時間をかける必要は本当にあるのか?」

「IoTとかAIとか次々に新しい技術が出てきている中で、適材適所で使っていかないと業界の波に乗り遅れるのでは?」

「個人情報保護法の改正で情報漏洩に対して風当たりが厳しくなってきたけど、うちの会社は大丈夫だろうか・・・?」

このように、モヤモヤとした思いがなかなか消えないのであれば、それも依頼のタイミングとなります。

 

 

これからの時代、業務効率化や自動化、生産性向上を図るなら、ITとは切っても切り離せない関係になっていきます。

それに伴い、ITを正しく使う知識や人材は必須になります。

 

とにかく進化が早いのがITの世界の特徴です。

今、何かしらの通信機器を社内の多くの業務で使っているのであれば、時代に合わせた活用方法の見直し、メンテナンスをおこなえる人材をパートナーにするのは早い方が安心です。

 

 

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「ITサポート」とは具体的に何をすることなのか?

 

「ITサポート」という言葉は抽象的です。

サービスを提供している業者によって、その中に含まれるサポート内容には若干の違いがあるでしょう。

 

「IT人材が不足している中小企業を助けるための内容」と定義するならば、次のような項目は必要ではないかと弊社は考えています。

 

 

①適正なインターネット回線の提案

インターネット回線オフィスの業務量にぴったりのインターネット回線の選定とプラン(毎月のコスト)の見直しをおこないます。

快適なインターネット環境を、適正コストで利用できる状態をつくることです。

 

 

②セキュリティ性の高い社内ネットワークの構築

社内ネットワークサーバーやパソコン、ルーターなど社内で使用している機器のつながりをチェックし、最適な通信ネットワークを構築することです。

外部からの不正アクセスによる情報漏洩を防ぐため、セキュリティ面を含めての環境構築をしていきます。

 

 

③業務に見合った社内用パソコンの提案

パソコン使っている途中で固まったりシャットダウンしない、業務量に合った性能のパソコンを選ぶことです。

主にどんなことにパソコンを使用するのかヒアリングして、十分耐えうる処理速度の機種を提案します。

 

 

④社用携帯端末(スマートフォン、タブレット)の導入サポート

スマホ携帯端末をどのように利用していきたいのかヒアリングし、適切な通信プランで導入します。

数社のプランを比較したり、通信業者に直接交渉したりして、ムダのない契約内容を導き出します。

 

 

⑤ビジネス向けWifi環境構築

wifiオフィスにある複数の通信機器が無線LANに集中接続しても、安定して通信がおこなえる環境を作ることです。

情報漏洩を防ぐため、セキュリティ性の高い規格のビジネスWifiを導入します。

 

 

⑥業務に見合った複合機の提案

複合機オフィスには必ずあると言っていいほどの複合機も、性能が印刷量や通信量に追いついていなければ業務の流れを止めてしまいます。

そこで、最適な性能の複合機の導入をサポートします。

 

 

 

⑦社内教育を含む情報セキュリティ対策

セキュリティ対策各パソコンに導入するセキュリティソフトから、社内LANへの侵入防止対策、社内データのバックアップ、人的ミスを防ぐための情報セキュリティ教育まで、企業の情報資産を総合的に守る方法を提案することです。

 

 

 

⑧ネットワークカメラで防犯&オフィスの導線最適化

防犯カメラネットワークカメラは、高画質の映像データをインターネットを通じてハードディスクなどに自動保存ができます。

防犯の役割ももちろんありますが、画像を解析することで、業務がスムーズに進むオフィスレイアウトを導き出すことができます。

 

 

⑨使い勝手とコストを両立させる電話環境構築

電話ビジネスフォンの契約内容や端末の性能の見直し、インターネットを活用してスマートフォンを内線化する「クラウドPBX」の導入など、コストとのバランスを考えながら使い勝手のいい電話環境をつくることです。

 

 

 

⑩クラウドサービスを用いた業務効率化・データ管理方法のアドバイス

クラウド「アナログでの情報管理に手間がかかる」「データの入力作業が重複していて効率が悪い」「データはあるものの活用できずに放置されている」

このような問題に対し、入力や集計・分析が簡単におこなえるクラウドサービスを用いたデータ管理方法をアドバイスすることです。

 

 

⑪データを活用したマーケティング方法の提案

データアナログの情報管理を分析のしやすいデジタル管理に移行し、分析結果から次の営業戦略を立てるまでの流れを一緒に作ることです。

 

 

 

⑫事務作業の自動化

AIデータ入力や申請書類の処理など、人がおこなうとルーティンワークになりミスも起こりやすい業務について、AIロボットを導入して自動化させる仕組みを作ることです。

 

 

 

⑬企業の利益向上を目的とした「ITの仕組み作り」の提案

仕組みその企業の成長目標に対して、ITがどんな関わり方をすれば最短で達成できるのか?

目の前の機器をただ直すことが目的ではなく、企業の利益向上のためのツールとしてITをとらえ、仕組み全体を考え提案することです。

 

 

例として弊社がおこなっているサポート内容を出しましたが、ITは企業運営の中心を担う重要な部分です。

そんな重要な仕組みを手助けする「ITサポート」は、経営コンサルティングと通ずる立場にあります。

 

IT人材不足でお悩みの中小企業に必要なのは、「経営コンサルティング的ITサポート」です。「モノやスキル売りのITサポート」ではありません。

外部サポートを選ぶ際は、「あなたの会社の理想の将来像を共有し、それを見据えた仕組みの提案」がされているかどうか?を確認してみてください。

 

 

まとめ

パートナーシップ

多くの中小企業では、通信専門の人材が不足しています。そして、それを補うために「外部のITサポート」という選択肢があります。

 

ただし「ITサポート」という言葉は意味の範囲が広く、「起こった問題だけに対処して、現状維持する」という立場もあれば「将来的な利益向上を見据えて、仕組み全体を考え提案する」という立場もあります。

 

 

ITとビジネスは切り離すことが難しい時代です。必然的に、ITサポートとも長期的な関係を築くことになります。

 

ITサポートに何を望むか?

依頼を検討する前には、一度じっくり考えてみてください。

 


 

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