営業成績が以前の150%に。テレワークにも対応したインフラ構築で生産性を大きく向上

IOT Naviのサービスを導入した企業の事例をご紹介します。

今回は、拠点の集約に伴い、通信インフラの最適化や、テレワークも交えた社内の業務体制構築、特にデータ管理やコミュニケーション設計について強化した、株式会社エバーバンク営業部長の大西靖之様にインタビューを行いました。

拠点を集約するにあたって見えてきた課題

ーーまずは貴社の事業内容について、詳しく教えてください。

大西部長　株式会社エバーバンク（以下、「当社」）は、SaaS型のソフトウェアを開発・販売する会社です。IP電話を主軸にしたBtoBの各種サービス・パッケージソフトウェアをご提供しており、特に電話業務の生産性向上に貢献できます。

企業の電話業務において代表的なもののひとつに「通知」が挙げられます。例えば、支払い期限などのリマインドです。こういった、決まった内容を先方にお伝えするだけの単純な業務をIP電話とロボットで自動化することで、従業員は本来注力すべき業務に集中して取り組むことができます。

特に、定型の電話業務が集中するコールセンターでは、当社のソフトウェアのインパクトは大きく現れます。

そこで当社では、「コールセンターの生産性向上」と「人の可能性の最大化」というふたつのコンセプトを柱に、全国の企業に向けて生産性向上につながるサービスを展開しています。

ーー事業内容を伺うと、貴社は元々”通信に強い”という印象を感じます。それが今回、IOT Naviのサービスを利用するに至った理由は、一体何だったのでしょうか？

大西部長　当社はソフトウェア開発に関しては強みを持っていましたが、その土台となるインフラ構築に関しては、当時は有効な施策を持ち合わせていませんでした。

特に、拠点間のコミュニケーションや情報共有でロスが出ることが多く、コロナ禍でテレワークでの勤務スタイルも加わった結果、情報や管理のバラつきはさらに進みました。いわゆる「誰が今、どこでどんな業務を行なっているのか、全社的に把握できていない状態」でした。

その問題を解決するために、そして、全従業員が同じ方向性で働ける環境づくりをするために、まずは拠点を一つに集約しようという話になりました。しかし、横浜の二拠点、東京の一拠点を実際に集約しようとすると、今度は「統一ルールがない」という課題に直面しました。

各拠点で使っているツールも違えば、情報の管理ルールも違いました。セキュリティレベルも違っていたので、このまま集約しては混乱することは目に見えていました。そこで、インフラから社内でのコミュニケーションや情報管理の体制まで一貫して整えることができるIOT Naviに、お任せすることにしました。

「どこにいても全員の生産性が高まる環境」をオーダー

ーーIOT Naviのコンサルタントには、具体的にどのようなリクエストをしたのですか？

大西部長　先ほど「拠点を一箇所に」とお話ししましたが、コロナ禍では当然、テレワークによる在宅勤務も想定されます。その時々の状況によって柔軟な業務体制を迫られる中、「各部署の人材がどこにいたとしても、全員の生産性が高まる環境を作るにはどうすればいいか？」が当社の大きなテーマでした。IOT Naviのコンサルタントの方には、それを現状も含めてお伝えしました。

現状課題と叶えたい未来という、大まかなオーダーではありましたが、IOT Naviのコンサルタントの方はすぐにこちらの要望を汲み取ってくださり、スムーズに環境構築を進めていただきました。

ーー「全員の生産性が高まる環境」は、実際どのような形で実現されたのですか？

大西部長　「ファイル管理の一元化」と「オンプレミスサーバーによる適切なセキュリティレベルの設計」という形で実現しました。

以前の当社の大きな課題のひとつに、「情報が散らばる」というものがありました。例えば、見積書や提案書、申込書などが各々のPCに保管されていたり、チーム内で共有されていたとしても保管ルールがバラバラなため、探し出すのに時間がかかるなどといった状況です。

また、営業社員のナレッジが書き留めてあるファイルを端末の容量の関係で削除しなければならないなど、保管容量についても課題がありました。

それらの悩みが、IOT Naviでインフラを根本的に変えたことにより解決されました。

まず、ファイルが一元管理できるようになったことは本当に大きな成果を生みました。どこにどんなファイルがあるのか？入社1日目の社員でもわかるようになり、情報共有におけるコミュニケーションロスが限りなく少なくなりました。

ファイルの一元管理に使用するのは、セキュリティレベルを高くしたオンプレミス型のサーバーです。当社の従業員であれば、どの場所にいてもサーバー内のファイルにアクセスすることができます。よって、出社していようがテレワークであろうが、一定の業務レベルを保つことができます。

さらに、どのファイルを誰がいつ触ったのか？ログが残るようにもしたため、管理面においても安全性が増しました。

IOT Naviのコンサルタントの方が仰っていたことで印象に残っているのが、「従業員が活躍するには”気合い”ではなく”最高の環境”を用意すること」という一言です。

その言葉通り、インフラ構築という側面で「最高の環境」を体感させていただいたと思っています。

コア業務へ注力、営業成績が以前に比べて150%に

ーーIOT Naviが関わったことで、生産性にどのような変化がありましたか？

大西部長　当社のパッケージソフトウェアの売上額は、以前に比べて150%となっています。これはひとえに「従業員がコア業務に注力できるようになったから」です。

以前は、ファイルを探したりまとめたり、引き継ぎ用のマニュアルを作ったりと、ノンコア業務にリソースが割かれていました。それがなくなったことで、想像以上に皆の負荷が減ったのだと思います。

ノンコア業務のひとつひとつは小さな事かもしれませんが、これが積み重なると、長期的に見て大きな差になるのだと感じました。

今回、インフラを整えるに当たって、紙での情報のやりとりをほぼなくしました。やりとりは全てデジタルのログとして残し、関係者が全員共有できるようにしています。そうすることで「プロジェクト全体の流れ」を誰でも連続的に追うことができます。

この体制は、特に打ち合わせや会議の場において効果を発揮しています。事前の情報共有ができた状態での話し合いは非常に建設的な意見が出ますし、生産性の向上にも寄与していると思います。

ーー社内全体の雰囲気も変わったのではないかと想像できますが、従業員の方からは何か声は挙がっていますか？

大西部長　「とても働きやすい環境になった」や「従業員同士のコミュニケーションロスがなくなった」という声はよく聞きます。前者は、仕事の捗り方が今までと違うという意味です。余計な業務に時間を割かなくてよくなったからですね。後者は、ファイルの一元管理とやりとりのログのおかげでコミュニケーションがスムーズになったという意味で捉えています。

社内全体の雰囲気としては、私自身は「皆が100%前を向いて進めるようになった」と感じています。

元々、拠点を集約した目的が「全社でミッション・ビジョンを共有して進むため」でしたから、それが実現したことは本当に喜ばしいことです。

叶えたい環境を適正コストで実現できるのが魅力

ーー今回、IOT Naviのサービスを利用してみて、特に印象に残ったことは何ですか？

大西部長　2点あります。ひとつは「提案の選択肢の多さ」です。今回当社がオーダーした「各部署の人材がどこにいたとしても、全員の生産性が高まる環境」というのは、単純に最高スペックの設備を揃えれば、どの通信コンサルタントでも実現できるものだと思います。

しかし、経営の持続性と費用対効果を考えると、「全部フルスペック」は最適解でないことも多いです。

その点、IOT Naviのコンサルタントは、経営や財務の面でもクライアント企業に寄り添い、あらゆるパターンを組み合わせながら「パフォーマンスは最大化しながらも低コスト」のご提案をしてくださいます。この点は、IOT Naviならではの魅力ではないかと思います。

もう一点は、「成果予測の見える化」です。どんなに高品質の機器を導入したとて、それが果たして生産性や利益にどうつながるのか？が、見えてこなければ判断がしづらいものです。

IOT Naviでは、提案時に生産性向上のシミュレーションもしてくださるので、納得の上で導入に踏み切れます。

言葉にすると平くはなりますが、「叶えたい環境を適正コストで実現できる」のが、IOT Naviではないでしょうか。

今後の展望について

ーー最後に、貴社の将来的な展望などをお伺いできればと思います。

大西部長　当社のソリューションが、日本全体の企業に広まることを目標に動いています。冒頭でもお話ししましたが、IP電話はロボットと組み合わせることで電話の単純業務を自動化できます。また、インターネット回線を利用した電話ですから、コロナ禍でテレワークになったとしても業務を遂行できます。

今は多くの企業で人材不足や業務効率化が叫ばれています。そんな中、環境の変化に柔軟に対応した企業活動が求められます。当社のソリューションは、両方の課題解決につながるものだと思っています。

実はこの度のご縁をきっかけに、IOT Naviとは業務提携をする運びになりました。当社はソフトウェアを、IOT Naviはハードウェアやインフラ構築をと、互いの得意領域を掛け合わせた形になります。

どんなに良いソフトウェアを導入しても、ハードウェアやインフラが整っていなければ使い物になりません。逆も然りで、どれだけ高性能のハードウェアでも、その上で操作するソフトウェアのUI・UXが悪ければ生産性は上がりません。

通信の世界はソフトとハードの掛け合わせでパフォーマンスが決まりますから、今後は互いにクライアント企業に寄り添い、その経営目標を達成するための提案をしていきたいと考えています。