大手IT系のオフィスなどでよく見られるフリーアドレス。
時にスタイリッシュに、また楽しく自由に仕事をしているように映りますが、
自社にフリーアドレスを導入しようとした場合、どこから着手したら良いのでしょうか。
今回は、フリーアドレス導入方法や、フリーアドレスのメリット・デメリット、そしてフリーアドレスの導入を成功させるためのポイントについてお伝えいたします。
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フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスに決まった座席を設けて仕事をするのではなく、空いている座席を自由に選んで仕事をすることです。
「個人で使用する書類やノートパソコンなどの仕事道具はロッカー等で保管して、必要な時に取り出して仕事をする」といったように、図書館の閲覧コーナーのような感覚でオフィスを利用します。
働き方改革の推進や、withコロナ時代となった現在、フリーアドレスは新しい働き方として多くの企業から注目を集めています。
なぜ今フリーアドレスが注目されているのか
現在、フリーアドレスが注目されている理由を解説します。主に2つの理由があります。
デジタル化の影響
フリーアドレスが注目されている1つ目の理由は、「デジタル化の影響」です。
ICTといったインターネットを活用した技術やサービスが発展し、紙の書類ではなくデジタル化したデータを利用する場面が増えてきました。ペーパーレス化が進んだことで、モバイル端末があれば、いつでもどこでも業務を進められる環境が整ってきた現在は、フリーアドレス化しやすい状況にあるといえます。
働き方改革
フリーアドレスが注目されている2つ目の理由は「働き方改革」です。
現在、政府は「働き方改革」の一環として、時間や場所にとらわれずに働く「テレワーク」を推進しています。なぜなら、テレワークによって勤務場所や勤務時間の制約をなくすことができれば、多様な働き方が実現し、従業員は仕事と生活の調和をとることができると考えられているためです。また、女性や高齢者、障がい者などの就労機会を拡大することも期待されています。
テレワークを行う従業員が増えるにつれ、たとえば「これまで使用してきた固定席が、ほとんど使われなくなった」といったようなケースが増えてきました。それにより、オフィスのあり方やその役割を見直すようなり、オフィスの新しい活用方法の1つとしてフリーアドレスに注目が集まっているのです。
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フリーアドレスをオフィスに導入するメリット
フリーアドレスをオフィスに導入するメリットとして以下のようなものが挙げられます。
社内コミュニケーションの促進
フリーアドレスを導入し、日替わりで異なる人と席を接して仕事ができれば、社内コミュニケーションがさらに促進されると期待されています。
固定席の場合は、部署やチームごとに島をつくることが一般的ですが、フリーアドレスの場合は近くに座った様々な部署の人と気軽に交流できます。異なる部署の人間同士がコミュニケーションを多く重ねることで、お互いの仕事への理解を深めたり、新しい情報や発送を得たりするなど、多くのメリットがあるのです。
スペースコストの削減
フリーアドレスの場合、社員の人数分の座席を用意する必要がありません。また、パソコンを固定で設置したり、事務機器を部署分揃える必要がなくなりますので、必然的にスペースを削減することができます。
その結果、空いたスペースを他の用途に有効活用できたり、事務所自体を狭いところに変えて、賃料を抑えたりなどの効果が見込まれます。
また、ペーパーレス化により、紙を購入するコスト、書類を保管するコストも削減することができます。
従業員の主体性向上
フリーアドレスを導入した場合、従業員は出社後にまず自分の席を選ぶことになります。たとえば、ひとりで黙々と仕事を進めたいと思う時は、静かな環境を選び、他部署の人と活発に意見交換したいと考えれば、数名でテーブルをシェアできる席を選ぶことになるでしょう。
仕事にあわせた席選びをすることは、自らの仕事を自らでコントロールするという主体性の向上につながってくるものです。
他部署の従業員とのコミュニケーションも、主体性や積極性を養うものとなります。フリーアドレスという環境は、従業員の主体性を向上させる可能性があるのです。
オフィスのクリーン化
フリーアドレスを導入した場合、デスクは個人のものではなく、社員全員で使用するものとなります。
つまり、デスクに対する意識も「自分さえ便利に使えればいい」というものから「自分だけでなく、他の人も気持ちよく使えるように」と変わっていくことでしょう。
整理整頓や美化意識を向上させることで、クリーンなオフィス環境を維持しやすくなります。
また、ペーパーレス化が進めば、ゴミ自体が出にくい環境となるでしょう。
チーム編成がしやすい
フリーアドレスは固定席がないため、プロジェクトなどのチーム編成がしやすいです。
固定席と違い、集まりたいタイミングで空いている席にすぐに集まることができ、またチーム人数の増減にも素早く柔軟に対応できます。
特に、IT企業など異なる部署との連携が求められることが多い場合や、スピード感が求められるプロジェクトがある場合、フリーアドレスは有効に機能することでしょう。
フリーアドレスをオフィスに導入するデメリット
フリーアドレス導入には、デメリットもあります。
導入コストがかかる
フリーアドレスを導入には、相応の導入コストがかかります。オフィスレイアウトの変更、フリーアドレス用のデスクやイスの準備、あと、モバイルでの仕事を円滑に進めるためのインターネット環境など、フリーアドレス環境の構築に時間と費用を要します。
集中力の低下
フリーアドレスの場合、コミュニケーションを取りやすいようにオープンな席やレイアウトであることが多く、人によっては周りの会話が気になって仕事に集中できないことがあります。
全体のマネジメントが困難
フリーアドレスの場合、同じ部署の従業員がどの座席に座っているのかはすぐにはわかりません。そのため在席確認や業務連絡等は、メールやチャットなどを使うことになるでしょう。直接話をするために、相手を探すという手間が1つ増えることになります。
固定席の時に容易にできていたマネジメント、勤怠管理、直接の会話は困難になる場合があります。
セキュリティ上の問題
フリーアドレスの場合、デスクは共有であるため、引き出しやサイドキャビネットなどは備え付けられていません。そのため、個人の持ち物や書類などが業務中はデスク上にむき出しでおかれた状態になります。
私物はロッカーなどに管理し、必要なものを必要なだけ取り出すことを徹底することが大切ですが、それでも限界はあるでしょう。持ち物の管理には固定席以上にセキリュティリスクがあると言わざるをえません。
フリーアドレスが向いている業種、向いていない業種
「フリーアドレスはすべての業種に対して有効なもの」とは限りません。フリーアドレス導入が向いている業種、向いていない業種が存在します。
フリーアドレス導入が向いている業種
IT関係や通信業・情報サービス業など、もともとデジタルデータを多く取り扱っている業種は向いているといえます。
また、一般サービス業の営業職など、外回りが多く、従業員の社内の在席率が低い業種もフリーアドレスに向いているといえるでしょう。
フリーアドレス導入が向いていない業種
業務で使用する道具類が多い場合、持ち運びに手間がかかってしまうため、フリーアドレスの導入は向いていないでしょう。特定の端末やデスクトップパソコンを使って業務を行う場合も同様です。
また、受付業務や受注業務など、業務中に固定電話を何度も使う必要がある場合もフリーアドレスの導入には向いていません。業務管理が紙ベースでデジタル化が進んでいない場合も、フリーアドレスの導入は難しいでしょう。
そして、個人情報や機密データの取り扱いが多い業種もフリーアドレスの導入には向いていません。席を固定して、セキリュティを万全にすることが大切です。
フリーアドレスを導入する手順
「フリーアドレスを導入しよう」と考えた場合、どのような手順で進めていけばよいのでしょうか。ここでは、導入の手順と、導入にあたってのポイントをお伝えします。
フリーアドレスを導入できる状況かを判断する
フリーアドレス導入の前に、そもそもフリーアドレスを導入できる状況にあるのか、フリーアドレスを導入する必要が本当にあるのか、あらためて検討しましょう。
大切なことは、「フリーアドレスを導入する目的を明確にすること」です。何のために、どのような効果を得るために導入するのかをしっかりと話し合うことで、導入すべきレイアウトや設備があぶり出されてきます。
あと、導入にあたっては、社内のペーパーレス化やインターネット環境の整備が必要です。現状でそれらが十分であれば問題はありませんが、これまで培ってきた社内文化を根底から変えるようなことは大変困難ですので、慎重に判断していきましょう。
社員への周知、目的意識の共有
フリーアドレスを導入後、実際にそのオフィスを使うのは従業員です。フリーアドレスの導入は、経営陣だけで進めるのではなく、事前に従業員へ周知し、「何のためにフリーアドレスを導入するのか」という目的意識の共有を、しっかりと行いましょう。
フリーアドレス導入の効果は、従業員の生産性が向上したり、意欲・主体性が向上してはじめて発揮されるといえます。従業員との対話を重ねて、高い意識でフリーアドレスの導入を進めていくと良いでしょう。
フリーアドレスを導入する部署やレイアウトを決める
フリーアドレスの導入には、業務内容によって向き不向きがあります。セキリュティや業務効率の観点から経理や総務などは固定席の方がよいでしょう。つまり、導入する部署をよく検討する必要があります。
フリーアドレス導入する場合は、実際に使用するレイアウトについてもよく検討しましょう。あらためて導入の目的と期待する効果を確認しつつ考えていきましょう。
運用ルールを定める
最後にフリーアドレスを導入した後の運用ルールについて決めましょう。
たとえば、「座席の使い方」「電話対応や業務中の会話」などあらかじめ運用ルールを決めておくことで、全従業員が気持ちよくオフィスを使うことができます。
また運用ルールは、マニュアル化すると便利です。フリーアドレス導入後も、社員の満足度に関する検証を継続的に行い、その都度マニュアルを更新していくと良いでしょう。
フリーアドレス導入を成功させるためには
フリーアドレスの導入を成功に導くためのポイントをまとめました。
従業員の在籍率を調査する
フリーアドレスの導入は、「全従業員数分の席を用意しないこと」を前提とするケースが多く、座席の削減数を決める根拠となりうるのが従業員の在席率です。
「全従業員が普段どのくらいデスクで仕事をしているのか」を｢数値｣で把握することによって、的確な座席数を割り出すことができます。
フリーアドレスをオフィスに導入する目的を明確にする
「フリーアドレスを導入する目的を明確にすること」はとても重要なことです。何のために、どのような効果を得るために導入するのかをしっかりと話し合い、明確にすることで、導入すべきレイアウトや設備がはっきりとしてきます。
一つの部門、部署から試験導入する
いきなり全社をあげてフリーアドレスを導入しようとせずに、まずは1つの部門、部署から試験的に導入していきましょう。その際出てきた課題は、きっと将来への糧となるものです。
また、フリーアドレスの導入コストは、必ずしも小さいものではありません。まずは小さいところから初めていくことでリスクヘッジにもなります。
まとめ
フリーアドレスは従業員が主体的に働けるようになるための有効な手段の1つであり、また事務コストやスペースコストの削減など、メリットが多いものです。そのため、フリーアドレス導入にあたっては、その目的と効果をしっかりと検討した上で進めていきましょう。
フリーアドレス導入が目的とならないように、ポイントを押さえて手順を踏んで進めていけば、きっと成功するはずです。
