ペーパーレスで業務効率化した3つの事例と具体的なメリットを解説

ペーパーレス
IOT Naviの前田
こんにちは!全国の中小企業の業務をIT・IoTで安全快適にするお手伝いをしています、IOT Navi®の前田です。

今回は、最近注目されている「ペーパーレスによる業務効率化」のお話です!

 

 

「e文書法」が平成27年に改正されてから、企業内のペーパーレス化が一気に加速してきました。

紙の文書を人から人へ回しながら情報を共有していた今までのやり方から、デジタル文書での情報共有のやり方にシフトした結果、業務効率化に繋がった事例がたくさんあります。

 

そこでこの記事では、これからオフィス内の紙文書のペーパーレス化を検討している方に向けて、

  • ペーパーレス化の具体的なメリット
  • 業務効率化に繋がるペーパーレス化の事例
  • ペーパーレス化するために整えるべき環境
  • ペーパーレス化を阻む要因

 

について詳しくお伝えしていきます。

あなたのオフィスの状況に置き換えながら読んでみてください。

 

 

ペーパーレス化で得られるメリットとは?

費用対効果

業務マニュアルやプレゼン資料、各種報告書など、これまで紙で情報をやりとりしていた文書をデジタル化(ペーパーレス化)すると、どんなメリットがあるのか?

具体的には、次のようなことが挙げられます。

 

  1. 印刷コストの削減
  2. 郵送費の削減
  3. 紙文書の保管場所にかかるコスト削減
  4. 情報の整理に費やす時間とコストの削減
  5. 情報共有や検索がスピーディーに
  6. 情報の回り方が見える化され、申請や報告がスピーディーに
  7. 情報のセキュリティ強化

 

 

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①印刷コストの削減

例えば業務マニュアルや会議資料などを、必要な人数分複合機で印刷していたとしましょう。

その度に、紙代、トナー代、電気代、複合機のカウンター料金など諸々の印刷コストがかかります。もちろん長期的に見ると、大きな金額になるでしょう。

 

紙文書をペーパーレス化(デジタルで情報共有)することにより、これまで印刷にかかっていたコストを大きく抑えることができます。

 

※印刷コストの削減に興味のある方は、こちらの記事もご覧になってみてください!↓

>>コスト削減!複合機に毎月かかる料金を賢く抑える方法

 

 

②郵送費の削減

本社と支社間でやりとりする書類を、紙に印刷をして郵送でおこなっていた場合。印刷コストはもちろんのことですが、別で郵送費もかかります。

継続的に郵送を続ける書類であれば、郵送費は積もり積もって大きな金額になりますね。

 

紙文書をデジタルにしてペーパーレス化し、ネットワークを使って送り合うことができれば、郵送費の削減にも繋がります。

 

 

③紙文書の保管場所にかかるコスト削減

議事録や顧客名簿などが紙で作成されている場合、その保管場所の確保にも何かと骨が折れます。

スペースを設けるために部屋やラックを用意したり、専用のファイルを買いそろえたり・・・。

 

これら紙文書保管にかかるコストも、デジタルによるペーパーレス化をすれば削減されます。

 

 

④情報の整理に費やす時間とコストの削減

紙文書にパンチングで穴を空け1部ずつファイルにしまったり、大量の紙文書の保管場所を移動させて五十音順に並べたり。

データが物理的に「紙」として存在すると、このような労力と時間が発生します。(もちろん人件費も!)

 

ペーパーレス化をしてデジタル保存をしておけば、情報の整理にかかる時間とコストは最小限まで減らせます。

 

 

⑤情報共有や検索がスピーディーに

情報の紙保管を最も不便と感じられる瞬間は、「必要な情報を探すとき」でしょう。

何百枚もの紙文書の中から一部の情報を探し当てるのに、指でページをめくったり、ファイルの保管場所を左右に歩き回ったりする必要が出てきます。

 

情報をペーパーレス化(デジタル化)して保存しておけば、そこにアクセスすればすぐに情報が取り出せるようになります。検索機能が備わったシステムを使えば、さらに効率化が期待できます。

 

また、デジタル文書の保存場所を関係者全員がアクセスできる「共有サーバー」にしておけば、情報共有もスピーディーです。

 

 

⑥情報の回り方が見える化され、申請や報告がスピーディーに

複数人がチェックをおこなう申請書や報告書を紙で回すと、その文書が今どこまで回っているのか把握できません。

もしも途中で誰かが止めていたりしたら、業務もそこで滞ってしまいます。

 

申請書や報告書をペーパーレス化(デジタル化)して共有し、工程ごとにフォルダ分けして管理したりしておけば、今どこまで文書が進んでいるのか?が見える化されます。

見える化されることで社員の意識も高まりますから、業務のスピードアップにも繋がります。

 

 

⑦情報のセキュリティ強化

紙文書はセキュリティ的に弱点があります。

書く、閲覧する、持ち出す、全ての動作が簡単におこなえてしまうことから、情報の改ざんや盗難、紛失などのリスクが付きまといます。

 

パスワード設定などのセキュリティ対策は必要になりますが、文書をデジタル化してペーパーレスにすることで、紙文書よりも安易に取り扱えない情報にすることができます。

 


 

IOT Naviの前田
このように、社内文書のペーパーレス化を進めると、紙文書の管理にかかっていたコストと時間が大幅に削減されます。

浮いたコストと時間を、本来もっと力を入れるべき業務や新しいアイデアの実現に充てれば、ビジネスが効率よく回り出すと思いませんか?

 

 

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ペーパーレスで業務効率化した事例

ここからは、ペーパーレスで業務効率化を実現させた事例を3つご紹介します。

いずれも、弊社が通信環境やデバイスの使い方をアドバイスしたもので、IT活用が苦手な中小企業や小規模店舗の事例です。

 

まずはどんな紙文書からペーパーレス化していくといいのか?参考になると思います。

 

 

【事例1】会議資料をペーパーレス化

ペーパーレス会議

とある中小企業にて、定期的におこなわれる会議で使用する資料のペーパーレス化をおこないました。

 

具体的には、社内にファイルサーバー(データを保管するための装置)を設置し、そこに各自のパソコンやタブレットがアクセスできるようにネットワークを作ります。

すると、パソコンで作成した会議資料をファイルサーバーにアップすれば、印刷することなく各自のデバイスで閲覧ができるようになります。

 

  • パソコンで作成した資料をわざわざ複合機で印刷せずとも情報共有できる
  • 資料の渡し漏れがなくなる
  • 万が一資料に誤りがあっても、デジタルデータならすぐに修正して情報共有できる
  • 過去の会議資料の確認も簡単で、以前に何を議論したか?そこからどれだけ業務が進んだか?が見える

 

会議資料を参加者全員に行き渡らせるために毎回かかっていた時間や労力が、ペーパーレス化によって削減されました。

 

 

【事例2】プレゼン資料をペーパーレス化

プレゼン資料 ペーパーレス

とある中小企業では、営業社員が持ち歩くプレゼン資料のペーパーレス化をおこないました。

 

まずは社内にファイル共有サーバーを設置。その中に、プレゼンに必要な資料を全てデジタル化して保管しておきます。

そして営業社員用にタブレットを用意し、場所を選ばずサーバーにアクセスできるようにします。(もちろん外部から不正にアクセスされないように、セキュリティ対策もおこないます)

 

そうすれば、商談に訪れた先で必要な資料をタブレットで素早く取り出せ、スムーズなプレゼンをおこなうことが可能になります。

 

 

この仕組みの良いところは、商談中に臨機応変な対応ができることです。

 

例えば、プレゼンの途中で相手から「もっと詳しいデータを見たい」といったようなリクエストがあった場合、そのデータに関する資料にすぐにアクセスできる環境でなければ、対応に時間がかかります。

「社に戻って印刷してからまたお持ちいたします」という返答では、商談が捗りませんよね。

 

サーバーとタブレットを使って、外出先からも社内のデータにつながれる環境を整えておけば、ペーパーレス化はもちろん商談全体をスピーディーに進められます。

 

 

【事例3】教材をペーパーレス化

教材 タブレット

とある学習塾では、生徒さんが使うテキストなどの教材をペーパーレス化しました。

 

「タブレット学習」という言葉が有名ですが、その名の通り、教材をデジタルコンテンツとしてタブレットに収録。

 

  • 自動的に採点ができる
  • 学習の進度をデータにできる
  • 動画や音声を利用できる

このように、デジタルコンテンツならではの特徴を活かして、プリント教材を使っていたときよりも効率よく塾の運営を進めることができています。

 


 

見積書・注文書・契約書・納品書・請求書・領収書・稟議書・申込書・税務申告資料・顧客名簿・・・などなど、今や業務にかかわるほとんどの紙文書がデジタル化できる時代です。

 

いきなり複数の種類の文書をペーパーレス化するのは現場が混乱するかもしれませんが、少しずつ移行していくことで、その利便性が社内に浸透していくはずです。

 

 

IOT Naviの前田
いつも当たり前のようにプリントアウトしている文書が、果たして紙である必要があるのか?

まずは小さな疑問を持ってみることが、ペーパーレスによる業務効率化の第一歩になります!

 

 

 

ペーパーレス化をするためにはどんな環境が必要か?

情報を紙で持たずにデータとして持つには、

 

  1. デジタル文書データを保管しておく場所
  2. セキュリティ性を確保しながら保管場所にアクセスするネットワーク
  3. デジタル文書データを閲覧するデバイス

この3つが必要になります。これら基盤をしっかり整えれば、安心してデータを扱えるようになります。

 

 

デジタル文書データの保管はどうするか?

サーバー

デジタル化した社内文書は、ファイルサーバーを設置してそこに保管をしておくのがベストです。

 

社員各自のパソコンに保存しておくのはおすすめできません。

情報を共有したいとき、いちいち相手にデータを送る手間やタイムロスが発生しますし、パソコンのメモリ自体にも負荷をかけます。

 

ファイルサーバーにデジタル文書をまとめて保管し、各自のパソコンやタブレットからアクセス。

この環境を作ることで、ペーパーレス化の恩恵であるスムーズな情報共有が実現できます。

 

 

デジタル文書データのセキュリティはどうするか?

ペーパーレス セキュリティ

デジタル情報にかならず付いてくる心配が「不正アクセスによる情報漏洩」です。

社内文書のペーパーレス化を図るなら、もちろんデータが漏れないようにセキュリティにも気を配る必要があります。

 

デジタル文書のセキュリティ性を高めるには、ファイルサーバーと各社員のデバイスの間をVPN(Virtual Private Network)と呼ばれるネットワークで繋ぎます。

 

VPNとは、簡単に言えば「デジタル情報を専用トンネルで通す仕組み」です。

部外者が侵入できないセキュリティ性の高い通信網を採用すれば、ファイルサーバーにアクセスする時の安全性が高まります。

 

 

また、デジタル文書を保管するファイルサーバーにも、セキュリティ対策に役立つ機能があります。

誰が、いつ、どんな情報にアクセスしたか?の履歴が残ることと、アクセス権限を設定できることです。

 

情報の容れ物(ファイルサーバー)と、そこに繋がる通信網(VPN)それぞれにセキュリティ対策を施すことで、デジタル文書の安全性を高めていきます。

 

 

デジタル文書を閲覧するデバイス

デバイス

デジタル文書をどんなシーンで使うか?によって、便利なデバイスは違ってきます。

場所を選ばずどこでも社内文書にアクセスできることを重要視するなら、やはり持ち運びやすいタブレットやノートPCが役立つでしょう。

 

デバイスの種類は好みによりますが、もっと肝心なのがその性能です。

 

  • いつ購入したのか覚えてないくらい古いパソコン
  • 起動待ちにイライラするほど時間がかかる
  • 作業中によくフリーズする

このようなことが気がかりであれば、社内文書のペーパーレス化のタイミングでデバイスも一新する方が良いでしょう。

 

ペーパーレス化は業務効率化のためにありますから、デジタル文書をサクサク読み込め編集できるデバイスも欠かせません。

 


 

このように、「デジタル文書を保管する場」「デジタル文書に安全にアクセスする通信網」「デジタル文書を快適に取り扱えるデバイス」の環境を整えてペーパーレス化は実現します。

 

IOT Naviの前田
もしも社内に通信担当の部署や従業員がいない場合は、信頼の置ける外部の専門家と協力して取り組んでいくことをおすすめします。

その方が通常業務に差し支えがありませんよ。

 

 

ペーパーレス化を阻む要因とは?

コピー用紙

業務効率化の一環として、社内文書のペーパーレス化に取り組む大企業は年々増えています。

しかし、多くの中小企業や小規模店舗ではまだまだ取り組みが進まず、これまで通り紙の文書のやりとりが続けられています。

 

この差は一体何なのか?

 

 

あくまで弊社の考えではありますが、「ITに関するサポート体制の差」なのではないかと思います。

 

大企業では通信専門の部署があり、ITの最新情報を知るエンジニアが社内全体の通信を管理する体制ができています。

社内文書のペーパーレス化を始めとした通信を使った業務効率化のノウハウも、イニシアチブを取れる社員がいるからこそ社内に浸透していきます。

 

 

反対に中小企業や小規模店舗では、まずITに長けた人材が不足しています。

 

世の中の流れ的に、アナログ作業のロスをデジタルで効率化する方向には進んではいるが、果たして自社では手に負えるのか?

誰が率先して取り組むのか?

これまで続けてきたやり方を変えて、社内から反発は出ないだろうか?

やってみたものの、対して効果が感じられなかったらムダではないのか?

 

通信に詳しい人材がいない企業や店舗では、このように「変化に対するリスク」を恐れて踏み切れないケースが多いです。

 

 

これまで100社以上にITの運用コンサルをおこなってきた弊社としては、中小企業や小規模店舗こそ、ペーパーレス化を始めとした業務効率化で得られる恩恵は大きいと感じています。

 

社員1人にかかる業務の負担を大きく削減できたり、サービス残業を減らせたり、人材不足を補えたりするのがITです。

それらに慢性的に悩む中小企業や店舗が、業務効率化の環境構築でみちがえるのです。

 

 

現実的に、「ITに関するサポート体制の差」は社内だけでは埋められないかもしれません。

そんな時は、どうぞ弊社に相談してください。

ペーパーレス化を始めとした業務効率化ノウハウはもちろん、利益に繋がるIT運用ができるようにバックアップします。

 

変化に対する恐れは、その変化に対応する術を持たないからこそ生まれます。

これまで弊社が培ってきた通信の知識と運用ノウハウで、その恐れを一緒に乗り越えられればと思います。

>>ITを使ったペーパーレス化や業務効率化について、まずは無料相談から

 

 

まとめ

情報共有

紙の文書をデジタルに置き換えてやりとりするペーパーレス化には、

 

  1. 印刷コストの削減
  2. 郵送費の削減
  3. 紙文書の保管場所にかかるコスト削減
  4. 情報の整理に費やす時間とコストの削減
  5. 情報共有や検索がスピーディーに
  6. 情報の回り方が見える化され、申請や報告がスピーディーに
  7. 情報のセキュリティ強化

など、コスト削減や業務効率化に繋がるメリットがたくさんあります。

 

  • デジタル文書を保存しておく場所(社内ファイルサーバー)
  • デジタル文書に安全にアクセスする通信網(VPN)
  • デジタル文書を快適に閲覧、編集ができるデバイス(業務に見合った性能のデバイス)

 

この3つの環境を整えることで、ペーパーレス化は捗ります。

 

 

あくまでも目的は業務効率化です。ペーパーレス化をしたことによって、反対に不便になってしまっては元も子もありません。

 

今現在、どんなアナログ作業がビジネスの進みを鈍くしているか?
今手にしている文書は、必ずしも紙である必要はあるのか?

当たり前の業務に潜んでいるロスを解決する方法のひとつとして、ペーパーレス化があります。

 

 

IOT Naviの前田
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