ITツールを使った業務の効率化の手段の中にITアウトソーシングがあります。
ITツールが増えて、何が自分たちに適切か、悩む方もいるかもしれません。
この記事では主に、ITアウトソーシングについての以下の項目について解説します。
・ITアウトソーシングでできること
・ITアウトソーシングのメリット、デメリット
「IT周りの管理にあまりコストをかけられないので、コストを抑えるツールを知りたい」
「社内の業務をもっと効率的に行いたい」
そんな方は是非、この記事に目を通してみてください。
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ITアウトソーシングとは
ITアウトソーシングとは、企業のITに関する業務を外部委託することです。
クラウドの導入など、インターネットに関する新しい技術やサービスを積極的に取り込むことが、生産性の向上には必須と考える企業が増えています。しかし、ITツールに慣れてない事によるセキュリティ面での課題や、コンプライアンスなどで課題を抱えることも少なくありません。
そこで、専門的知識を持つ人材に、業務委託（アウトソーシング）という形で請け負ってもらうことで、IT面での運用のコストを、自社内に人材をおいて運用する場合よりも下げることができます。
また、自社内のコア業務に社内人材を割り当てることができるので、生産性を上げることができます。
ITアウトソーシングが注目される背景
ITアウトソーシングが注目されるようになった背景として、固定費の増加や、社内業務の効率の見直しがあると言われています。
近年、企業の固定費が増加傾向にありますが、その中でもIT部門やシステム部門におけるコストは大きくなっています。
特にさまざまな事業を行っている企業では、自社のコア事業以外の分野でも固定費が発生してしまうので、ITの固定費の削減に力を入れたい企業が増えてきています。そのため、アウトソーシングという形でITに関する業務を外部に業務委託し、コストの削減を目指す企業が増えています。
またIT部門は、専門的な知識が必要なため、人材の育成と管理に時間とコストがかかるため。雇用へのハードルが高くなっています。
特にITを専門の分野としていない企業では、業務改善のためにIT関連の管理を行う人材を雇用する必要があるので、本来の業務に手が回らない、ということもあります。
そこで、ITに関するツールの運用を、専門の知識をもつ外部の人材に業務委託するITアウトソーシングに注目が集まるようになりました。
ITアウトソーシングの形態
ITアウトソーシングといっても、それぞれの企業に合わせてさまざまな形態を選ぶことができます。
・フルアウトソーシング
作業の一部を委託するのではなく、業務機能のほぼすべてを委託する形態がフルアウトソーシングです。
IT業務では、企画から運用、業務状況のチェックなどを一貫して委託する場合もあれば、自社で基本となるシステムの企画のみを行い、それ以後の設計や開発、運用などのプロセスはすべてアウトソーサーに委託することもあります。
・運用アウトソーシング
サーバーやOSなど、システムのインフラ部分の運用を委託する形態です。
形式的には稼動しているものの、使いこなせていないシステムや、メンテナンス作業に手が回らずセキュリティ上の問題を抱えているケースです。
そういった場合に、システムの運用のみを委託することで、システムの技術的な問題を解決することができます。
・ホスティング
ホスティングは、サーバーやストレージの準備と運用、保守、機能強化などを委託する形態です。
自社内にサーバーを設置して運用している企業も多いですが、メンテナンスや、障害が発生した際の対応など、一時的にサーバーを停止しなければならないときに、サービス自体を停止しなければならないという問題が起こります。
そこで、外部のサーバーを利用することによって、自社でサーバーを管理・保守するコストを削減するとともに、安定した運用を実現するためにホスティングを選択する企業が増えてきています。
・ハウジング
ハウジングとはサーバーや通信機器をベンダーのデータセンターに間借りする形態です。
ホスティングは専門業者のサーバーを借り受ける形ですが、ハウジングは逆に自社がサーバーをはじめとした機器を用意し、サービス事業者に預ける形態です。
サーバーの所有権は自社にありますが、機器の保守やメンテナンス、トラブル対応は設置先の専門業者に任せるケースが多いです。
・ヘルプデスク
顧客からの電話やメールでの問い合わせに対して技術的なサポートを提供するアウトソーシングサービスです。コールセンターのアウトソーシングもこちらに含まれます。
社内のPC関連機器の利用者からの問い合わせや、障害の対応を外部の専門業者に委託することで、自社の情報システム部門をコア業務に専念できます。
サービスの形態はさまざまあり、提供企業に代わって顧客からの問い合わせやトラブル報告などに対する窓口業務を提供する場合や、導入企業のスタッフがいない夜間や土日の間のみ対応を受け付けるサポートなどがサービスとして提供されています。
・常駐サービス
提供先に常駐する形態で業務に関わり、技術的なサポートをおこないます。
いわゆるデスクサイドサポートと呼ばれるもので、システム上の問題解決やトラブルシューティングを常駐先（委託元）のスタッフに代わって引き受けます。
企業によっては、安定したシステム運用のためのコンサルティングサービスも提供しているケースもあります。
ITアウトソーシングのメリット
ここまではアウトソーシングできるIT業務の種類や形態を説明してきました。
ここからはIT業務をアウトソースすることによって得ることができるメリットやデメリットなどを解説します。
まずはITアウトソーシングすることによるメリットから見ていきましょう。
ITコストを全体的に削減できる
IT業務を外部委託することによって、システムの運用や保守管理にかかるコストを削減できます。
自社でIT部門を抱えるとコストや人材が負担になってしまう企業もありますが、IT業務をアウトソースすることでその負担を大幅に減らすことができます。
それに加え、それまで自社の情報システム担当者が担っていた問い合わせやトラブルの対応を専門業者に委託することで、担当社員の負担を軽減でき、組織全体のITコストの削減につなげられます。
また、セキュリティ管理のために専用の人材を雇用・配置する時間やコストを、より自社にとって重要な部門にかけられるようになります。
システムのガバナンスの強化
専門的知識をもつ人材や企業に依頼するため、ITシステムのガバナンスが強化でき、障害などのリスクを軽減できます。
ITの専門企業ではない場合、ここにかける人員の問題やリスク管理上の課題が付きまといます。
そこでIT業務を丸ごと専門企業に委託することで、システム全体のガバナンスを強化するとともに、運用・保守業務における諸々のリスクを大きく減らせます。
コア業務に注力できる
ITアウトソーシングによって、社員が自社のコア業務に専念できるようになるため、組織全体の生産性の向上に寄与します。
特にIT業務を専門としていない企業では、IT業務を自社で抱える必要がなくなるので、人材を自社の業務に回すことができるので、自社の利益を上げることに注力することができます。
技術的な問い合わせやトラブルへの対応から解放され、自社の重要な業務に従事できる時間が増えるのは大きなメリットです。
組織の体制変更に柔軟に対応できる
自社の組織の体制変更に伴って外注先を変えられるので、自社でシステムを抱えている状態に比べ、組織変更に柔軟に対応できるのもメリットといえます。
新しい業務システムの導入やIT環境の構築が必要な場合、それに適した組織体制への移行や適切な人材を雇用・教育する手間とコストがかかります。
しかし、IT業務そのものをアウトソーシングする場合は、都度最適なサービス形態を選び直すだけで、自社の組織体制を変更する必要がなくなります。
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ITアウトソーシングのデメリット
ITアウトソースする際のデメリットを解説します。
ITアウトソーシングをする際にはこの点に気をつけて導入を進めていくことが重要です。
予想以上にコストがかかる可能性もある
ITアウトソーシングをすることによってコストが下げられるのがメリットですが、場合によっては必要以上にコストがかかってしまう可能性があります。
その要因の1つとして、自社に合わない委託先を選んでいることかもしれません。
自社の状況を正しく理解し、適切なサービスを提供してくれる委託先に依頼しなければ、結果として不要なコストがかかってしまう可能性があります。
委託先の担当者との打ち合わせや、問題の把握のための調査なども経費として請求されるのが一般的なので、そのコストを考慮して費用対効果を考える必要があります。
また、実際には必要としていないものの、自社の利益のために余計なサービスを勧めてくる企業もあるので注意が必要です。
また、業務を委託する企業の選定にも時間が掛かることも考慮しなければなりません。
ITアウトソーシングの問題点
IT業務をアウトソースする際に気をつけておきたい点を解説します。
場合によっては自社の損失に関わる重大な問題に繋がってくる可能性もあるので、アウトソースする際には慎重に導入することが必要です。
セキュリティ上の問題が起こる可能性
業務委託先の企業はITの専門業者であることが一般的ですが、専門的知識があるとはいえ自社の重要情報が漏えいするなどのセキュリティ上の問題が起こる可能性はあります。
委託先の企業が自社の重要情報を不正利用したり、情報漏えいすることがないようにしっかりと管理監督する必要があります。
実際に、複数の取引先の情報システムを管理していたIT企業から、重要な顧客情報が漏えいしてしまった事件が多くあります。
生産性の低下の懸念
委託先の業務遂行能力が低く、自社で行うよりもかえって問題解決やトラブル対応に時間やコストが掛かってしまうケースもあります。
それによって自社の業務がストップしてしまい、生産性が著しく下がってしまった企業も実際にあります。
コスト面のみを重視して委託先を決めてしまうと、クオリティの面で問題が生じる可能性があるので、相手企業についてしっかりと調査してから委託するようにしましょう。
まとめ
本記事では、ITアウトソーシングについてメリットやデメリットを解説しました。
特にIT業務を専門としてない企業では、IT業務を専門とする企業に業務委託するITアウトソーシングを導入することによって、生産性が上がるなどのメリットが得られる可能性があります。
自社が不得手とするIT部門を外部に委託することによって、自社の専門分野に注力できるため、結果として自社の利益の向上に繋がります。
その一方で、セキュリティの問題や業務遂行能力が自社と折り合わないといった点で問題になることもあり、かえってコストなどかけてしまう可能性もあります。
ITアウトソーシングを導入の際には、慎重に委託先を検討することが自社の業務改善などに繋がるポイントとなります。
