RPAとは？導入のメリットを徹底解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が活発化してきた今、社内の定型業務を人間の代わりにおこなってくれるロボット「RPA」に注目が集まっています。

多くの企業がRPAを導入していますが、自社で考えたときに「どのような業務にRPAが役立つのか」「RPAはどんな風に導入していくのか」など、イメージがつきにくいかもしれません。

RPAは難しく感じるかもしれませんが、AIなどと比べて導入のハードルは低いです。

多くの企業が抱えている人手不足問題や生産性に対する課題を、RPAを導入することで解決できるかもしれません。

この記事では、RPAとは何なのか、そしてRPAが役立つ業務や導入するメリットなどを、導入事例とともにご紹介します。

RPAとは

RPAとは「ロボティック プロセス オートメーション」の略称で、パソコン上でおこなう定型業務を自動化することを言います。

「ロボットによって（ロボティック）処理を（プロセス）自動化する（オートメーション）」RPAでは、毎日おこなうようなルーティン業務、定型業務を自動化することが得意で、主に事務作業に導入されることが多いです。

自動化したい業務フローをロボットに覚えさせれば、24時間365日休まずに働ける上、これまで人が時間をかけておこなっていた業務も数倍の早さで完了します。正確性も人より高いため、人為的なミスの軽減にも効果を発揮できるでしょう。

また、RPAはパソコン上でおこなえる業務であればシステムをまたいでの業務も可能です。システム間の連携があるからと数人の社員を取られていた業務もロボットに任せることで人員削減、コスト削減にもつながります。

RPAにできること

RPAには具体的にどのような業務を任せられるのでしょうか。

前述しましたが、RPAは毎日おこなうようなルーティン業務や定型業務などの単純作業を得意とします。

例えば

・入力作業
・転記作業
・データの振り分け
・データ集計
・情報収集
・レポート作成
・メールの配信

などが挙げられます。

ただし上記のような単純作業であっても、その都度人間による判断が必要な業務は自動化できません。あくまでも「あらかじめルールが定められている」業務において力を発揮します。

・大量のデータのアップロードやダウンロード
・Excelのデータを独自システムに転記
・社員の勤怠データの入力
・毎月の請求書の発行・印刷
・クライアントごとに出す月次レポート
・ネットでおこなう情報収集や競合調査
・社員に送付する一斉メール

などの業務を人手でおこなってはいないでしょうか？

これらの業務はRPAでも代用ができるため、人の手を煩わせることなく業務を完了できます。その分生産性の高い業務に人手を回すことができ、コスト削減、生産性アップにつながります。

さらに、ロボットは人よりも正確です。ルーティン業務や単純作業はミスが出やすい業務でもあるため、その部分にRPAを導入することでミスの低減にも効果が期待できるでしょう。

夜間にも稼働できますし、一定のペースで業務を遂行してくれるRPAで業務を代行することで業務計画が立てやすく、より効率的に仕事を進めることができます。

RPA導入のメリット

RPAを導入するメリットは大きく5つあります。一つずつ見ていきましょう。

働き方改革の推進

日々発生する膨大なルーティン業務をRPAで自動化することによって労働時間を大幅に短縮できます。

労働時間を短縮できることにより、社員のワークライフバランスが整い、働き方改革への一助となるでしょう。

働き方改革を推進することで社員の満足度が上がり、仕事へのモチベーションがアップする効果も期待できます。

業務時間の短縮

RPAの処理速度は人のそれとは比べものになりません。一度業務のシナリオを記憶してしまったら、人の何倍ものスピードで業務を遂行します。

正確性も高いため、処理した後の確認や修正に時間を取られることもありません。

24時間休まず仕事ができるので、これまでは人が残業してこなしていた定型業務をRPAに任せることで部署全体の業務時間を短縮できるでしょう。

人的コストの削減

RPAは24時間365日休みなく稼働できるため、人のように時間や体力の制限がありません。人の手では残業が必要な膨大な作業量でも、ロボットであれば時間の短縮もできますし、場合によっては夜間の稼働も可能です。

社員を一人雇ったり、単純業務用に派遣社員やアルバイトを雇うよりも、RPA一台に任せた方が大きくコスト削減できるでしょう。加えて採用や教育にかかるコストの削減にもつながります。

少子高齢化が進む中、人手不足に悩む企業も多いです。

RPAのようなデジタルラレイバー（仮想知的労働者）によって、人手不足問題も解決への一助となりえるでしょう。

業務品質の改善

RPAは、一度シナリオを設定するとそのシナリオ通りに業務を遂行します。

人間のように、疲れや集中力の低下によってミスをしたり、操作を忘れてしまうこともありません。

決まったルールにのっとって、一定のスピードで業務を進めていくため、時間の削減だけでなく人的ミスの低減にも効果を発揮し、業務品質を向上できます。

シナリオさえ間違っていなければ、ほぼ100％の精度で業務を遂行するため、定型業務が多い部署などでは大きな効果が期待できるでしょう。

コア業務へリソースを割ける

ルーティン業務や定型業務をRPAに代行させることで、より会社のコアとなる業務にリソースを割くことができます。

必ずやらなければならないルーティン業務に手を取られ、会社の利益や自身の成長に直結する業務に時間を割けなかったこともあるでしょう。

RPAを導入することで「会社の利益を上げるための戦略を立案する」「クリエイティブな仕事に時間を充てられる」などのメリットも大きくなります。

コア業務に時間を割き、生産性を上げれば、会社の業績を上げるなど高い成果へとつなげることもできるでしょう。

RPA導入の流れ

それではRPA導入の流れを見ていきましょう。

一つ一つの流れを丁寧に進めていくことで、導入後のトラブルを防ぐことができます。

step1.RPAを導入する業務を洗い出す

まずは、RPAを導入するべき業務を洗い出すことから始めます。

RPAは膨大な量のデータ処理をしたり、定型業務には向いていますが、一方でルール化されていない業務や都度考えて判断が必要な業務には向いていません。判断材料が抽象的だったり、きちんと業務フローがルール化されていない業務ではRPAを導入してもうまく機能しないでしょう。

ただこの業務を削減したいからとRPAを導入して、導入後に後悔しないように、ここでしっかりと精査する必要があります。

この業務はRPAに適しているのか、ルール化することでRPAを導入できるのであればそこにどれくらいのリソースを充てるのか、RPAを導入することでどの程度の削減が見込めるかなど、時間をかけて話し合いましょう。

step2.業務フローを可視化する

RPAを導入するべき対象業務を選定したら、その業務フローを可視化する必要があります。

業務フローの可視化は、プロセスマップを使うとわかりやすいです。プロセスが視覚的に分かりやすいようにフローチャート式を採用すると良いでしょう。

これによって、この業務にRPAを導入すべきが再度検討し、導入する業務範囲を明確に決定することができます。

step3.RPA運用ルールの策定

RPAは導入して終わりではありません。ロボットが正しく動作し続けるためのルールを決めたり、トラブルが発生した時に備えて、対応部署や運用ルールを決めておく必要があります。

基本的にはRPAを提供しているベンダーにサポートは付いていることが多いですが、その対応をする担当者もしくは担当部署は決めておく必要があるでしょう。

ブラックボックス化しないように運用ルールをマニュアル化したり、対応部署の権限、責任の所在なども決めておくと導入後もスムーズに運用ができます。

step4.RPAツールを選定する

ここまで来たらついにRPAツールを選定します。

今やRPAでは様々なツールが出ています。ツールごとに得意、不得意があり、操作性や視認性に違いがあります。

サーバーの費用やライセンスの費用面を加味することはもちろん、ツールによってはプログラミングスキルが必要なものもあるため、社員のスキルを鑑みる必要もあるでしょう。

また、RPAツールにおいて操作性や視認性は重要なポイントです。プログラミングスキルがない人がRPAツールを扱うのに、操作が難しかったり、視認的に分かりにくいツールでは教育コストが大きくかかってしまいます。

初心者でもわかりやすいインターフェースを採用しているツールを選び、可能であれば無料のトライアル期間を利用してみてもいいかもしれません。

さらにベンダーのサポート体制についても事前に調べておくと安心です。

step5.トライアルでRPAを導入、効果測定

ここまでの工程をこなせたら、ついにRPAを導入します。

前述しましたが、RPAツールにはトライアル期間を設けているものもあるため、そういったツールを使って実際に自動化したい業務でお試ししてみるのが良いでしょう。

まずは「RPAでの自動化」を実行し、効果測定をしましょう。効果が思っていたよりも小さければRPAの導入費用の方が人件費よりもかさんでしまうかもしれません。

ここで、RPAを導入すべきかしっかりと検討しましょう。

step6.本導入

トライアル期間でRPAを導入すべきか判断できたら、本格的に導入を開始します。

必要な導入環境を準備し、社内研修も必要であればおこないましょう。

stetp7.RPA運用開始

RPAは導入したら終わりではありません。その後も運用保守をおこなっていく必要があります。

事前に決めておいた運用ルールや担当部署で、ロボットが正常に機能しているか、効果を検証し業務効率化に役立っているかなど、日々検証していきましょう。

またトラブルが起きた時にも陣族に対処できるよう、ベンダーとの連携も密に取っておくと安心です。

RPAの導入事例

RPAは、金融機関や大手企業でも続々と導入されており、労働時間の削減に成功しています。

ここでは3つの大手企業の事例をご紹介します。

楽天カードのシステムにRPAを導入

言わずと知れた楽天グループ。その中で金融サービスの中核ともなる楽天カードのシステム運用部にRPAを導入しています。

金融機関と同じく、金融サービスでは膨大なデータの処理が必要です。楽天カードも例にもれず、そこに人手や労働時間を取られることが多く、働き方改革を進める中で課題となっていました。

カード決済システムは、稼働中一切止められませんが稼働中のシステムからログを抽出し、データ加工や分析作業が必要です。しかしこの業務が不定期で多種にわたるため、この部分で作業工数を減らせないかと、RPAの導入に踏み切りました。

約200種類あるハンドオペレーションのうち、直接顧客データの更新をおこなわずPCだけで完結できる作業を12種ピックアップし、RPAの動作実証をおこないました。

中でも、Excelを使ってファイルAからファイルBに転記する作業。これは単純作業ですが、データの数が膨大だと多くの時間を取られてしまいます。

楽天カードでは、こういったRPAに適した作業に導入したことで約75％の削減効果が得られたそうです。

さらに、ロボットであればありとあらゆるログを対象にデータを分析することが可能なため、その分析をもとに精密なパフォーマンスリソースを知ることができます。これによって作業効率化、生産性向上だけでなく、未来予測ツールとしての機能も期待されています。

参考サイト：https://winactor.com/case/winactoruse/866/

サッポロビールがRPAを活用し1100万円の削減効果

サッポロビールでは、毎日大量のデータのダウンロードを手作業でおこなっていました。

毎日手作業でダウンロードされていたのは、小売業者から開示されるPOSデータです。このPOSデータを分析して、売り場づくりの提案や自社商品の開発に生かしています。

そしてPOSデータは、各小売企業の専用サイトにログインしてダウンロードしなければなりません。百数十社の小売業者を抱えているサッポロビールでは、このPOSデータのダウンロードに人手と時間がかかっており、単調な作業のためミスも多発していました。

これを解決するためにRPAを導入。自動的にデータがダウンロードできることはもちろん、それまでは1週間に1度しかダウンロードしていなかったデータが毎日ダウンロードされるようになり、タイムリーな分析と提案ができるようになりました。

RPA導入による作業時間の削減効果は年間約5700時間にも及び、金額換算すると約1100万円の削減効果が見込めています。

参考サイト：https://toyokeizai.net/articles/-/177416?page=2

神奈川県庁でRPAの実証事業

神奈川県では、平成29年2月から働き方改革推進本部を設置し、全庁をあげて働き方改革に取り組んでいます。その一環で、県庁でRPAの実証事業を実施しました。

RPAを導入した定型業務は下記2点。

・通勤手当の認定
人事異動や転居の際に、職員から提出された通勤届の内容を
確認する業務
(平成30年度4月・5月給与事務センター認定分：2,227件
のうち、徒歩通勤や交通用具のみの利用を除く1,981件)

通勤手当の認定においてはRPAを導入することで、1件あたりの処理時間20分かかっていたところを7分に削減。

・災害時の職員の配備計画の作成
勤務時間外・休日に災害が発生した場合の配備人員を調整
し、名簿を作成する業務
(平成30年度応援参集職員：1,314人)

災害時の職員の配備計画の作成においては、設定した処理条件に置いて確実にミスなく処理ができていました。

さらに、全体の処理時間が30日かかるところを5日に削減成功しています。

休日や夜間にもRPAを稼働させ、大きな効果を得られました。

参考サイト：https://www.oce.co.jp/wp-content/uploads/2019/01/20190131_rpa_kanagawa2018.pdf

RPAを導入する際に注意すべきポイント

RPAを導入する際には、注意すべきポイントがあります。導入前にこれに留意しておくことで、導入後の「こんなはずじゃなかった」を防げます。

まずは部分的に導入する

RPAは最初から全社一斉に導入したり基幹システムなど大きなシステムに導入することはおすすめしません。

ボリュームのある作業や導入範囲が広いと、それだけ準備に時間がかかるだけでなく、事前準備の難易度も上がります。

そのため、まずは部分的に、スモールスタートを意識しましょう。部署単位あるいはチーム単位でRPA導入を検討し、そのひとつひとつを成功させていくことで、RPA導入の経験値やノウハウが溜まっていきます。

ボリュームのある作業や、重要なシステムへの導入はある程度の経験やノウハウが身についてから実行すると、より効率的に導入が進められるでしょう。

社内の体制を整える

RPAの導入に際しては、ただ導入したいと思っている上層部だけで進めることは難しいです。実際に現場で働いている従業員も含めて打ち合わせをおこなう必要があるでしょう。

RPAを導入することで現場が混乱しないように、あらかじめRPAの導入について社内で共有しておくことが重要です。

新しいツールが入ることによって、それをきちんと使いこなせるのか、またRPAを導入することで自分の仕事が奪われるのではないか、という不安を抱える社員もいるでしょう。

こういった不安を解決するためにも、RPA導入後に空いたリソースをどこに回すか、なども考えておく必要があります。

また、RPA導入を主に進めていくシステム担当と現場とのコミュニケーションはとても重要です。現場の意見を尊重しながら、慎重に業務フローを固めていきましょう。

社内でRPAの説明会や勉強会をおこなうことも有効でしょう。社内全体でRPA導入の理解を深めていくことがRPA導入を成功に導く一つのポイントです。

運用管理体制を整える

RPAは導入して終わりではありません。ロボットが動き続ける限り、メンテナンスや更新が必要です。

社内で担当部署をつくり、ルールや体制を確立、定期的なフローの見直し、アップデートをおこなわなければいけません。また、RPA担当部門と現場で密にコミュニケーションを取っていく必要があります。

運用体制が整っていないと、運用がうまくいかず放置されたり、担当者不在で行き場を失った”野良ロボット”が出てくる可能性もあります。

ブラックボックス化しないように、業務を可視化し引継ぎなども滞りなくできるようにしておくと安心です。

まとめ

人手不足問題や働き方改革、業務効率化など、さまざまな問題を抱えた企業にとって、助け舟となるのがRPAです。

RPAはAIと比べると比較的導入しやすいですが、事前準備の精度によっては失敗例も少なくありません。

ですが、事前準備を慎重に進め、導入に成功すれば企業にとって大きなメリットが得られます。

企業のDXを推進するための一歩として、RPAは有効な手段です。

定型業務や単純業務は、どんな会社にでも存在します。そういった業務をロボットに代替させることで得られるものは想像以上に大きなものかもしれません。

RPAを導入できる業務はないか精査し、社内全体で共有しながら進めていきましょう。